Case Etelä-Savon sosiaali- ja terveys­palvelujen kuntayhtymä

Sote-uudistusta ennakoiva palvelukarttatyö ja prosessien mallintaminen tukee muutosjohtamista ja mahdollistaa toiminnan kehittämisen

Case Etelä-Savon sosiaali- ja terveys­palvelujen kuntayhtymä

Sote-uudistusta ennakoiva palvelukarttatyö ja prosessien mallintaminen tukee muutosjohtamista ja mahdollistaa toiminnan kehittämisen

Palvelukartan ja siihen liittyvien prosessien kuvaaminen loi Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle realistisen kuvan kuntayhtymän tarjoamien palveluiden nykytilasta. Tehty työ antaa hyvät lähtökohdat tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluiden suunnittelemiseen.

Tulevaisuutta on mahdoton suunnitella, jos riittävän laajaa ymmärrystä nykytilasta ei ole. Tämän haasteen edessä Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote) asetti itselleen kunnianhimoisen tavoitteen. Kuntayhtymä päätti mallintaa nykyisiin palveluihinsa liittyvät prosessit ja koota ne kattavaksi palvelukartaksi.

Päämääränä oli tehdä organisaatiossa piilevä hiljainen tieto näkyväksi ja luoda hyvä pohja sote-uudistukselle sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmä Asterin käyttöönotolle.

Palvelulähtöinen prosessikuvaus mahdollistaa vertailtavuuden

Goforen johdolla prosesseja lähdettiin lähestymään järjestelmällisesti ja mallintaminen päätettiin tehdä palvelulähtöisesti – ei organisaatiorakennetta noudatellen, kuten alun perin oli tarkoitus. Kuvaamisen pohjana toimivat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) palveluluokitukset sekä nykylainsäädäntö, minkä ansiosta palvelukarttaa on helppo vertailla sekä tulevan hyvinvointialueen toimijoiden kesken että yli maakuntarajojen.

Goforen vastuulla oli mallintaa prosessit teknisesti Arter IMS -järjestelmään ja toimia yhtenä järjestelmän pääkäyttäjistä. Rooli ei kuitenkin rajoittunut vain tekniseen toteutukseen.

– Vahvan substanssiasiantuntijuuden ansiosta Gofore osasi kysyä ammattilaisiltamme oikeat kysymykset ja herätellä ajatuksia siitä, miten prosessi voisi mennä. Heidän johdollaan saimme monimutkaisemmatkin prosessit kuvattua, Essoten hankepäällikkö Hanna Partanen kertoo.

– Emme koskaan menneet asiantuntijan luo tyhjän paperin kanssa, vaan hahmottelimme prosesseja jo etukäteen Essoten olemassa olevan ohjeistuksen sekä THL:n materiaalien ja lainsäädännön pohjalta. Siten loimme asiantuntijoille lähtötilanteen, jota oli helppo muuttaa ja täydentää, Goforen Ann-Sofie Thomas kertoo.

Hyötyjä jo prosessien kuvaamisen aikana

Kun sana prosessien kuvaamisesta kiiri ja Gofore oli lunastanut asiantuntijoiden luottamuksen, yhä useampi halusi osallistua prosessien kuvaamiseen ja tehdä oman työnsä näkyväksi. Kaiken kaikkiaan projektin aikana tunnistettiin yli 800 prosessia, joista 600 kuvattiin kaikille ymmärrettävään muotoon. Työn tuloksena syntyi moniulotteinen palvelukartta, jossa yksittäiset prosessit on esitetty uimaratamallilla. Nyt yhdellä vilkaisulla on nähtävissä, mitä prosessin eri vaiheissa tapahtuu, ketä toimijoita ja mitä järjestelmiä prosessiin liittyy ja mikä on asiakkaan rooli.

– Yhdenmukaiset ja ajantasaiset prosessikuvaukset mahdollistavat prosessien systemaattisen kehittämisen, paremman perehdyttämisen ja yhtenäisemmät toimintatavat sekä nykyisen Essoten että koko tulevan hyvinvointialueen alueella, Essoten hankejohtaja Antti Mäkelä avaa projektin hyötyjä.

Vaikka prosessikartalle on paljon käyttöä tulevaisuudessa, ahaa-elämyksiä ja oivalluksia on syntynyt jo matkan varrella. Arjen työssä prosesseihin ja toimintamalleihin liittyviä heikkouksia ja puutteita ei välttämättä huomaa. Kun prosessin näkee kokonaisuutena, on kehittämiskohdat helppo tunnistaa.

– Yhteistyö Goforen kanssa oli erittäin mutkatonta, ja he olivat helposti lähestyttäviä. Saimme apua aina kun tarvitsimme, ja prosesseja pystyttiin työstämään hyvinkin lyhyessä ajassa.

Projektin kohokohdat

Check icon

Haaste

Kuvata sosiaali- ja terveyden huollon prosessit, jotta saadaan aikaan yhdenmukainen ja kattava näkemys palveluiden nykytilasta.
Check icon

Ratkaisu

Prosessit kuvattiin palvelulähtöisesti, mikä mahdollistaa vertailtavuuden eri toimijoiden kesken.
Check icon

Tulokset

Palvelukartta ja prosessikuvaukset nykyisistä palveluista tekevät hiljaisen tiedon näkyväksi ja toimivat muutosjohtamisen tukena.

"Yhdenmukaiset ja ajantasaiset prosessikuvaukset mahdollistavat prosessien systemaattisen kehittämisen, paremman perehdyttämisen ja yhtenäisemmät toimintatavat sekä nykyisen Essoten että koko tulevan hyvinvointialueen alueella."

Antti Mäkelä

hankejohtaja

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä

Sote-uudistus edessä?

Kokonaisvaltainen kokemuksemme sote-uudistuksen valmisteluvaiheen tuesta on käytettävissäsi. Konseptiemme avulla viet sote-uudistuksen maaliin niin hyvinvointialueilla kuin kunnissa.

Tutustu sote-tukipakettiimme

Vakuutuitko? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Riikka Vilminko-Heikkinen

Julkinen sektori