Stadt Oulu & Stadt Turku

Reform des frühkindlichen Bildungssystems schafft mehr Zeit für Kinder

Zwei der größten Städte Finnlands haben ein zentrales System für frühkindliche Bildung und Betreuung reformiert. Dadurch haben Fachkräfte nun mehr Zeit für die Kinder. Gleichzeitig wurde der Austausch mit Eltern erleichtert, die Voraussetzungen für wissensbasierte Steuerung verbessert und die Weiterentwicklung agiler gestaltet.

Zu den wichtigen Kennzahlen

HERAUSFORDERUNG

Moderne Werkzeuge für die frühkindliche Bildung

In Oulu und Turku war das Ziel, ein ERP- und Kundeninformationssystem für die frühkindliche und vorschulische Bildung zu entwickeln. Da das System für die Bereitstellung der Leistungen zentral ist, wurde erwartet, dass seine Weiterentwicklung einen spürbar positiven Einfluss auf die tägliche Arbeit der Fachkräfte, die Steuerung und Kosten sowie auf die Online-Dienste für die Bürger:innen haben würde.

Geplant war, veraltete Systeme durch eine moderne Lösung zu ersetzen, die verschiedene Funktionen und Services an einem Ort zusammenführt. Oulu und Turku entschieden sich für das Informationssystem eVaka, das auf Open-Source-Code basiert und bei dem Städte wie Espoo und Tampere bereits gute Erfahrungen in der Umsetzung gemacht haben. Nach einem Ausschreibungsverfahren wurde Gofore als Partner für die Einführung und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems ausgewählt.

ANSATZ

Agile Einführung und Weiterentwicklung nach dem MVP-Modell

Das eVaka-System für die frühkindliche Bildung wurde zunächst in Oulu und anschließend in Turku eingeführt. Nach der Inbetriebnahme wird es gemeinsam mit Tampere und Espoo auf Basis agiler Prinzipien weiterentwickelt.

„Die Zusammenarbeit mit Gofore und den anderen eVaka-Städten war unkompliziert und offen. Dank der Scrum-Praktiken und regelmäßigen, von Gofore moderierten Meetings waren wir in jeder Phase über den Fortschritt im Bild“, erklärt Anne Jokiniemi, Koordinatorin aus Oulu.

Bei der Umsetzung legten Gofore und die Städte besonderen Wert auf eine effiziente Migration der Altdaten sowie auf die zahlreichen notwendigen Systemintegrationen. Die Funktionen wurden nach dem MVP-Modell (Minimum Viable Product) entwickelt: Zunächst entsteht eine schlanke Version des Systems, die dann schrittweise auf Basis von Feedback weiter ausgebaut wird. So können Nutzerwünsche schnell berücksichtigt werden.

„Für uns war das nicht einfach ein IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprojekt, das alle Abläufe umfasst. Unsere Organisation hat von Gofore viel über agile Methoden und das MVP-Denken gelernt. Diese Erkenntnisse kann ich nun auch in all unseren weiteren Entwicklungsaktivitäten nutzen“, sagt Olli-Matti Orpana, Chief Service Designer der Stadt Turku.

"Für uns war das nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprojekt, das sämtliche Abläufe umfasst."

Olli-Matti Orpana / Stadt Turku

ERGEBNIS

Mehr Zeit für Aktivitäten mit den Kindern

Oulu und Turku verfügen nun über ein reibungslos funktionierendes ERP- und Kundeninformationssystem für die frühkindliche Bildung, das auf Basis des Nutzerfeedbacks kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dass der Zeitplan eingehalten und die Projektziele erreicht wurden, ist ein besonders großer Erfolg. Gerade für ein Vorhaben der öffentlichen Verwaltung, das mehrere Städte, unterschiedliche Anforderungen und zahlreiche Integrationen umfasste.

„Wir sind sehr zufrieden damit, wie gut wir unsere Ziele erreicht haben. Das Wichtigste ist, dass das Personal nun mehr Arbeitszeit für Aktivitäten mit Kindergruppen einsetzen kann“, erklärt Anne Jokiniemi.

Die benutzerfreundliche Lösung eVaka wird täglich von Tausenden Fachkräften in der frühkindlichen Bildung sowie Zehntausenden Eltern über ihre Smartphones genutzt. Sie dient unter anderem zur Erfassung der Anwesenheit von Kindern, zur Kommunikation zwischen Eltern und Fachpersonal, für Anträge auf Betreuungsplätze sowie für die Rechnungsabwicklung. Die Ablösung mehrerer Systeme durch eine einzige Lösung spart sowohl Zeit als auch Kosten.

„Dank der Systemintegrationen liefert eVaka hochwertige und aktuelle Daten zur Unterstützung von Entscheidungen und stärkt so das wissensbasierte Management in der Stadtorganisation“, ergänzt Olli-Matti Orpana.

"Wir sind sehr zufrieden damit, wie gut wir unsere Ziele erreicht haben. Das Wichtigste ist, dass das Personal nun mehr Arbeitszeit für Aktivitäten mit Kindergruppen einsetzen kann."

Anne Jokiniemi / Stadt Oulu

Projekthighlights

HERAUSFORDERUNG

Veraltete Systeme beeinträchtigten den Arbeitsalltag der Fachkräfte in der frühkindlichen Bildung in Oulu und Turku. Es wurde ein modernes, benutzerfreundliches und einheitliches ERP- und Kundeninformationssystem benötigt, das die Beschäftigten von aufwändiger Systemnutzung entlastet und ihnen mehr Zeit für die Arbeit mit den Kindern verschafft.

ANSATZ

Gofore führte das auf Open-Source-Software basierende eVaka-System zunächst in Oulu und anschließend in Turku ein. Die Stadtverwaltungen hoben die reibungslose Zusammenarbeit sowie die lehrreichen Scrum- und MVP-Prozesse hervor. Nach der Einführung wird das System gemeinsam mit den anderen eVaka-Städten nach den Prinzipien der agilen Entwicklung kontinuierlich weiterentwickelt.

ERGEBNIS

Tausende Fachkräfte der frühkindlichen Bildung und Zehntausende Eltern nutzen das neue System in Oulu und Turku täglich. Durch die Ablösung mehrerer Systeme durch eine einheitliche Lösung werden sowohl Zeit als auch Kosten eingespart. Der Alltag in der frühkindlichen Bildung läuft nun reibungsloser, und für Eltern ist die Abwicklung ihrer Angelegenheiten deutlich einfacher. Darüber hinaus unterstützen aktuelle Daten das wissensbasierte Management der Städte.

Wichtige Kennzahlen

33.000+ eVaka Nutzer:innen in Oulu und Turku
4 Großstädte in Finnland, die an der Entwicklungsphase beteiligt waren
~20.000 Kinder in der frühkindlichen Bildung in Oulu und Turku
8–10 Umgesetzte Systemintegrationen je Stadt

Expertise

Die im Projekt eingesetzten Fähigkeiten & Kompetenzen

Nimm Kontakt auf!

Fabian Schiller

Digitale Gesellschaft

fabian.schiller@gofore.com

+49 151 585 11853