Case Tampereen kaupunki - eVaka Tampere

Kaupunkilähtöinen suunnittelu parantaa varhaiskasvatuksen asiakaskokemusta ja tuo taloudellisia säästöjä

Case Tampereen kaupunki - eVaka Tampere

Kaupunkilähtöinen suunnittelu parantaa varhaiskasvatuksen asiakaskokemusta ja tuo taloudellisia säästöjä

EVaka Tampere tuo varhaiskasvatuksen asioinnin yhteen paikkaan. Avoimeen lähdekoodiin perustuva järjestelmä poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja elää kaupungin ja kaupunkilaisten muuttuvien tarpeiden mukaan.

Kuluttajien odotukset digitaalisia palveluita kohtaan kasvavat jatkuvasti, mikä asettaa paineita myös kunnille ja kaupungeille. Kaupunkilaiset edellyttävät julkisten toimijoiden järjestelmiltä samaa, mihin he ovat tottuneita suoratoistopalveluiden ja sosiaalisen median kaltaisia sovelluksia käyttäessään. Samalla kun rima nousee korkeammalle, kaupunkien budjeteissa ei kuitenkaan ole kasvuvaraa.

Tampereen kaupunki päätti tarttua haasteeseen ja kehittää varhaiskasvatuksen käytössä olevia järjestelmiä uudella tavalla. Pohjana toimii Espoon kaupungin kiitosta kerryttänyt eVaka. Avoimeen lähdekoodiin perustuva eVaka keskittää varhaiskasvatuksen asioinnin yhteen paikkaan, jolloin samassa järjestelmässä onnistuu niin hoitopaikan hakeminen kuin kodin ja varhaiskasvatuksen välinen vuoropuhelukin.

”Espoon eVaka on alusta asti perustunut avoimuuteen ja kaupunkien väliseen yhteistyöhön. Tampere on ensimmäinen kaupunki, joka sovittaa sen omaan käyttöönsä”, kertoo eVaka Tampereen projektipäällikkö Heli Ketola.

Avoin ja ketterä yhteiskehittäminen tuo synergiaetuja kehitystyöhön, sillä samaa työtä ei tarvitse tehdä monta kertaa. Samalla näkökulma siirtyy yksittäisistä tuotteista kohti suurempia kokonaisuuksia, kun kehittäminen tapahtuu kaupunki- ei tuotelähtöisesti. Taloudellisia säästöjä tuovat poistuvat palvelu- ja lisenssimaksut.

”Perinteisesti käytössä on ollut useita järjestelmiä, joista jokainen on tarkoitettu pääsääntöisesti yhteen toimintoon. Tämä edellyttää sekä kaupunkilaisilta että kaupungin henkilöstöltä lukuisten erilaisten työkalujen opettelua ja hallintaa. Kun kaikki on yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä, säästyy aikaa ja vaivaa. Myös asiakaskokemus säilyy eheänä ja jatkuu kitkatta palvelupolun vaiheesta toiseen”, taustoittaa Goforen kaupunkiasiakkuuksien toimialavastaava Simo Turunen.

Käyttäjäkokemus syntyy huoltajien ja henkilöstön tarpeita kuunnellen

Vaikka Tampereella voidaan hyödyntää Espoon kaupungin eVaka-projektin parhaita käytäntöjä ja aikaansaannoksia, ei kaikkea ole mahdollista vetää yksi yhteen. Goforen tehtävä on sovittaa Espoon ratkaisun ydin Tampereen toimintaympäristöön. Ennen kehitystyötä selvitettiin muun muassa olemassa olevien järjestelmien heikkoudet ja vahvuudet sekä käyttäjien tarpeet.

”Tärkeintä on asiakaskokemuksen kehittäminen sekä hallinnon käyttäjien että huoltajien näkökulmasta. Goforesta on ollut tässä suuri apu”, kertoo Tampereen kaupungin tietohallintopäällikkö Arto Kahila.

Konkreettisen järjestelmän ohella yksi projektin tärkeimmistä tavoitteista on ollut kehittää Tampereen kaupungin omaa osaamista. Matkan varrella kaupungin kyvykkyys tehdä älykästä kaupunkikehittämistä ja pilvipohjaista ketterää kehittämistä on kasvanut.

”Uudenlainen kaupunkikehittäminen vaatii rohkeutta, ketterää reagointikykyä sekä uusia taitoja. Olemme olleet kaupungin tukena ketterien menetelmien sisäistämisessä digitaalisessa kehittämishankkeessa sekä jakaneet palvelumuotoiluosaamistamme myös Tampereen kaupungin työntekijöille”, Simo Turunen kertoo

Vaikka Tampere on projektissa uuden edessä, ovat he tyytyväisiä yhteistyöhön:

”Goforen kanssa ei tunnu siltä, että kehitystiimi on ulkoinen resurssi, vaan pikemminkin todella tiiviisti meidän kanssamme tekemisissä. He ovat kuin omaa porukkaamme”, Tampereen kaupungin tietohallinnossa työskentelevä Ulf Schnabel kiittää.

Avoimuus mahdollistaa jatkokehittämisen

Kun pohja on kunnossa ja kehittäminen kaupungin omissa käsissä, järjestelmä ei ole vain tämän ajan kuva. Avoimen lisenssin ansiosta sitä voidaan laajentaa ja jatkokehittää sitä mukaa kuin asiakkaiden ja henkilöstön tarpeet muuttuvat.

”Kehitys on jatkuvaa. Uusia tarpeita voi tulla varhaiskasvatukseen liittyvästä lainsäädännöstä tai kaupungin strategiasta. Näihin on pystyttävä reagoimaan”, toteaa Heli Ketola.

Samaa pohjaa voidaan hyödyntää myös muissa kaupungeissa ja toimialoilla, eikä jo tehtyä työtä tarvitse tehdä uudestaan. Simo Turunen näkee mahdollisuuksia esimerkiksi kaavoituksessa ja vanhuspalveluissa: ”Kun data virtaa ja yhdistyy eri toimialojen välillä, voidaan kaupunkilaisia palvella kokonaisvaltaisesti. Se mahdollistaa palveluiden tarjoamisen ennakoiden ja kohdennetusti.”

Projektin kohokohdat

Check icon

Tavoite

Helpottaa varhaiskasvatuksen asiakkaiden ja henkilöstön arkea sekä mahdollistaa ketterämpi reagoiminen tulevaisuuden tarpeisiin.
Check icon

Lähestymistapa ja työ

Kaupunkilähtöisesti kehitetty järjestelmä perustuu avoimelle lähdekoodille ja soveltaa Espoon kaupungin eVaka-järjestelmän ratkaisuja.
Check icon

Lopputulema

Käyttäjälähtöinen ja saavutettava eVaka Tampere tuo varhaiskasvatuksen asioinnin yhteen paikkaan. Järjestelmää on helppo jatkokehittää kustannustehokkaasti, ja sen ratkaisut ovat hyödynnettävissä myös muissa kaupungeissa ja toimialoilla.

"Goforen kanssa ei tunnu siltä, että kehitystiimi on ulkoinen resurssi, vaan pikemminkin todella tiiviisti meidän kanssamme tekemisissä. He ovat kuin omaa porukkaamme."

Ulf Schnabel

Tietohallinto

Tampereen Kaupunki

Vakuutuitko? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Riikka Vilminko-Heikkinen

Myynti ja asiakasarvo