Päivitetty 18.10.2024
Tietosuoja ja vastuullinen liiketoiminta ovat meille tärkeitä. Gofore Oyj:ssä (myöhemmin Gofore) tietosuoja nähdään osana kaikkea liiketoimintaa. Henkilötietoja käsitellään ja suojataan asetusten ja lakien mukaisesti. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa ne periaatteet ja toimintatavat, joiden noudattamisesta huolehdimme kerätessämme ja käsitellessämme henkilötietoja.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä muiden kontaktien henkilötietoja. Jos olet työnhakija, tutustu työnhakijoiden tietosuojaselosteeseemme.
Lisätietoja verkkosivuillamme käytetyistä evästeistä ja evästeiden avulla kerätyistä tiedoista löydät evästekäytännöstämme.
Gofore Oyj:n, Gofore Lead Oy:n, Gofore Verify Oy:n, Gofore Drive Oy:n, Creanex Oy:n, Rebase Consulting Oy:n, Sleek Oy:n, Gofore Estonia OÜ:n, Gofore Spain SL:n, Gofore Germany GmbH:n, eMundo GmBH:n ja eMundo GmbH Austrian (yhdessä Gofore) yhteisrekisterinpitäjyys.
Gofore Oyj (y-tunnus 1710128-9, Kalevantie 2, 33100 Tampere)
Gofore Lead Oy (y-tunnus 1906590-4, Urho Kekkosen katu 7 B 00100 Helsinki)
Gofore Verify Oy (y-tunnus 2384333-4, Urho Kekkosen katu 7 B 00100 Helsinki)
Gofore Drive Oy (y-tunnus 2616184-9, Vapaaherrantie 2, 40100 Jyväskylä)
Creanex Oy (y-tunnus 1818868-9, Rieväkatu 14, 33540 Tampere)
Rebase Consulting Oy (y-tunnus 3125035-2, Lönnrotinkatu 5, 00120 Helsinki)
Sleek Oy (y-tunnus 3266908-3, Kalevantie 2, 33100 Tampere)
Gofore Estonia OÜ (Registration number 14628239, Maakri 19/1, 10145, Tallinn, Estonia)
Gofore Spain SL (Registration number B87954749, entro de Empresas UPM Parque Científico y Tecnológico UPM Campus de Montegancedo s/n 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid, Spain)
Gofore Germany GmbH (Registration number HRB 238568, Balanstraße 71a, 81541, Munich, Germany)
eMundo GmbH Germany (Registration number HRB 130424, Hofmannstrasse 25-27, Munich, Bavaria 81379, Germany)
Gofore GmbH Austria (Registration number FN 427301i, Innsbrucker Bundesstraße 71, 5020 Salzburg, Austria)
Riippumatta siitä, kuka rekisterinpitäjä on kussakin tapauksessa, tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää osoitteeseen privacy@gofore.com.
Gofore käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, mahdollisine muutoksineen) sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Huomioimme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassamme ja edellytämme samaa alihankkijoiltamme ja muilta yhteistyökumppaneiltamme.
Perehdytämme ja koulutamme henkilöstöämme tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista, jotta työntekijämme osaavat toimia niiden mukaisesti.
Gofore-konsernin yhtiöillä on käytössä yhteisiä tietojärjestelmiä, prosesseja ja palveluntarjoajia, joiden osalta Gofore-konsernin yhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä.
Käsittelemme alla kuvattuja henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä. Näitä tarkoituksia ovat muun muassa asiakkuus- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen, markkinointi ja myynti sekä lakisääteisten velvoitteidemme hoitaminen.
Jos olet Goforen asiakas tai yhteistyökumppani tai näiden edustaja, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja kuten:
Tietoja käytetään ennen kaikkea asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen sekä Goforen palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Lisäksi voidaan käsitellä muun muassa laskutustarkoituksiin ja laskutuksen oikeellisuuden seurantaan, hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittamiseen, sekä väärinkäytösten tai rikosten ennaltaehkäisyyn ja tutkimiseen. Alihankkijakumppaneiden tietoja käsitellään myös erillisissä alihankinnan toteuttamista koskevissa järjestelmissä, joiden osalta henkilötietojen käsittelystä informoidaan erikseen tarkemmin.
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen puitteissa. Tietoja kerätään myös sinulta itseltäsi, esimerkiksi, kun ilmoittaudut järjestämäämme tilaisuuteen tai tilaat meiltä uutiskirjeen taikka evästeiden avulla, kun vierailet verkkosivustollamme. Lue lisää verkkosivuillamme käytetyistä evästeistä evästekäytännöstämme.
Jos olet Goforen osakkeenomistaja, muu sijoittaja tai analyytikko, käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta tai edustamaltasi yhteisöltä taikka kansallisesta arvo-osuusjärjestelmästä saaneet:
Tietoja käytetään ennen kaikkea täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, kuten osakasrekisterin ylläpito. Lisäksi tietoja käytetään Goforen ja sen osakkeenomistajien, muiden sijoittajien ja analyytikoiden väliseen yhteydenpitoon, jotta voimme tarjota yleisölle tietoa julkisesti noteerattuna yhtiönä ja toteuttaa oikeutettuja etujamme. Goforen yhtiökokousten yhteydessä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä voit lukea tarkemmin yhtiökokoussivuilta.
Henkilötietoja kerätään suoraan osakkeenomistajilta, kansallisesta arvo-osuusjärjestelmästä (Euroclear Finland) sekä muilta sijoittajilta ja analyytikoilta taikka yhteisöiltä, joita he edustavat.
Jos olet meihin yhteydessä esimerkiksi tiedustellaksesi palveluistamme, ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan tai tilaamalla meiltä uutiskirjeen, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta saaneet:
Tietoja käytetään yhteydenottosi tai pyyntösi käsittelemiseksi ja sinun ja Goforen välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja käytetään Goforen palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.
Henkilötietoja kerätään tällöin lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytön perusteella evästeiden avulla.
Kun käsittelemme yllä kuvattuja henkilötietoja yllä määriteltyihin tarkoituksiin, käsittelymme perustuu ensisijaisesti Goforen oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on ennen kaikkea Goforen ja edustamasi yhtiön välisen sopimuksen täytäntöönpano, taikka asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys. Oikeutettu etu on kyseessä myös esimerkiksi silloin, kun käsittelyn tarkoitus on markkinointi ja asiakashankinta, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä muut vastaavat oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten palveluiden kehittäminen tai epäillyn väärinkäytöksen ennaltaehkäisy tai tutkiminen.
Joissain tapauksissa käsittelymme perusteena voi olla edellä mainittujen sijasta tai lisäksi antamasi suostumus (esimerkiksi, kun tilaat verkkosivuillamme uutiskirjeen tai ilmoittaudut järjestämäämme tapahtumaan), tai Goforea koskeva lakiin perustuva tai muu oikeudellinen velvoite.
Henkilötietojen toimittaminen tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla voi perustua osittain sinun tai edustamasi yhtiön ja Goforen väliseen sopimukseen. Sopimuksen solmimisen sekä palveluiden tuottamisen tarkoituksia varten sinun tai edustamasi yhtiön tulee toimittaa Goforelle tiettyjä henkilötietoja, ja henkilötietojen toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Gofore pysty toteuttamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan tai sitoumuksiaan. Henkilötietojen käsittely voi olla myös välttämätöntä esimerkiksi pyytämäsi viestinnän toimittamiseksi tai tapahtumiimme osallistumiseksi.
Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin meillä on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Henkilötietojen säilytysaika riippuu näin ollen kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Gofore säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Goforen ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.
Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:
Arvioimme tallentamiemme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.
Gofore huolehtii asianmukaisesti sinun oikeuksiesi toteuttamisesta henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Huomaathan, että käytettävissäsi olevat oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää henkilöllisyyden todentamista. Soveltuvan lainsäädännön rajoissa sinulla on oikeus
Goforella tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on organisoitu alalla yleisesti käytettyjen ja ajantasaisten käytäntöjen mukaisesti siten, että henkilötietoja suojataan luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, menettämiseltä ja turmeltumiselta. Lisäksi käytäntöjä tietojen suojaamiseksi kehitetään jatkuvasti. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvä riskienhallinta perustuvat hallintajärjestelmään ja sitä tarkentavaan tietoturvapolitiikkaan. Goforen ja sen konserniyhtiöiden tietoturvapolitiikka noudattaa ISO/IEC 27001:2013 standardia tai on sitä vastaava. Lisätietoa Gofore tietoturvakäytännöistä löydät tietoturvallisuuskäytännöistämme: gofore.com/tietoturvapolitiikka/.
Tietoturvatoiminnan ylläpidosta ja poikkeamien käsittelystä vastaa tietoturvaryhmä, jota vetää nimetty tietoturvaryhmän vetäjä.
Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina ja kaikki käyttäjämme ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan yrityksemme tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia. Pääsynhallinta luottamuksellisiin tietoihin on toteutettu keskitetyn tai järjestelmäkohtaisen käyttäjähakemiston kautta. Vain nimetyt henkilöt voivat myöntää pääsyn ja käyttöoikeudet järjestelmään, jos pääsyä pyytänyt henkilö on tunnistettu ja tarve päästä luottamuksellisiin tietoihin pystytään varmistamaan. Järjestelmään pääsy ja käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti.
Mikäli ulkoistamme henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille, teemme tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kolmannen osapuolen tarjoamia tietojärjestelmiä ja palveluja, jolloin kyseinen kolmas osapuoli käsittelee henkilötietoja puolestamme. Tällaisia kolmansien osapuolten palveluja ja järjestelmiä toimittavat esimerkiksi Microsoft, Oracle, Salesforce ja Hubspot. Jotkin käyttämistämme henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, ja siten asiakkaitamme, yhteistyökumppaneitamme ja muita kontaktejamme koskevia tietoja käsitellään myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa olemme solmineet kyseisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa asianmukaiset sopimukset varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin liittyvät tietojensiirrot perustuvat EU-komission hyväksymiin mallilausekkeisiin, tai muuhun asianmukaiseen suojatoimeen.
Gofore ja sen tytäryhtiöt ovat sijoittautuneet EU:n jäsenvaltioihin. Jos henkilötietojen käsittelyn tarkoitus edellyttää tietojen siirtoa Goforen ja sen tytäryhtiön välillä, voimme jakaa henkilötietoa konserninsisäisesti ja huolehdimme myös tällaisessa tilanteessa henkilötiedon käsittelystä sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja henkilötietojen rajat ylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista, lähetä asiaa koskeva pyyntö yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.
Voimme luovuttaa rajoitettuja määriä asiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme ja yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietoja asiakkaillemme, mikäli tällainen henkilötietojen luovuttaminen on tarpeen esimerkiksi palveluiden tarjoamisen sekä siihen liittyvän yhteydenpidon ja yhteistyön järjestämiseksi.
Saatamme luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa ja/tai lainsäädännön velvoittamana, esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle saatavien perinnän toteuttamiseksi, ja muille palveluntarjoajillemme niissä määrin, kuin näiden tehtävien toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovutuksia.
Mikäli myymme liiketoimintamme tai osan siitä, tai jos teemme muita yritysjärjestelyitä, voimme luovuttaa henkilötietoja ostajaehdokkaille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön rajoissa.
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia, joista meidän tulee informoida sinua. Lisäksi saatamme päivittää tietosuojaselostetta, kun kehitämme verkkosivustoamme, palveluitamme tai liiketoimintaamme. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla tällä verkkosivustollamme.