Goforen tietosuojaseloste

Päivitetty 22.12.2018

Tietosuoja ja vastuullinen liiketoiminta ovat meille tärkeitä. Gofore Oyj:ssä (myöhemmin Gofore) tietosuoja nähdään osana kaikkea liiketoimintaa. Henkilötietoja käsitellään ja suojellaan asetusten ja lakien mukaisesti. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa ne periaatteet ja toimintatavat, joiden noudattamisesta huolehdimme kerätessämme ja käsitellessämme henkilötietoja.

REKISTERINPITÄJÄ

Gofore Oyj (jäljempänä Gofore) (y-tunnus 1710128-9)
Kalevantie 2
33100 Tampere
Puhelinvaihde: 010 439 7777

YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää osoitteeseen privacy@gofore.com.

YLEINEN KUVAUS TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖSTÄMME

Gofore käsittelee henkilötietoja tämän sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, mahdollisine muutoksineen) sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Huomioimme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassamme ja edellytämme samaa alihankkijoiltamme ja muilta yhteistyökumppaneiltamme.

Perehdytämme ja koulutamme henkilöstöämme tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista, jotta työntekijämme osaavat toimia niiden mukaisesti.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME JA MIHIN TARKOITUKSEEN?

Keräämme alla kuvattuja henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä.

Työnhakijat

Työnhaku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköposti

Edellä mainittujen tietojen lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa itse ne rekrytointiprosessin aikana meille annat:

  • Puhelinnumero
  • Postiosoite ja kotipaikkakunta
  • Nykyinen työnantaja
  • Koulutus- ja työhistoria
  • Taidot ja ammatillinen osaaminen
  • LinkedIn, Github ja Twitter profiilin julkiset tiedot
  • CV:n tai portfolion kautta jakamasi tiedot ja muut antamasi tiedot ja liitteet

Lisäksi tallennamme rekrytointiprosessin aikana seuraavat tiedot tarkoituksenmukaisessa laajuudessa:

  • Arvio soveltuvuudestasi hakemaasi tehtävään tai suostumuksellasi muihin avoimiin tehtäviimme
  • Kanssasi käyty viestintä ja haastattelutilanteessa kerätyt tiedot
  • Mahdollisten suosittelijoidesi antamat tiedot
  • Tieto rekrytoinnin etenemisestä, lopputuloksesta ja mahdollisen rekrytointiin sisältyvän tehtävän toteutus
  • Mahdollinen palautteemme sinulle, jotta voit kehittyä työssäsi tai työnhaussasi entistäkin paremmaksi

Tietoja käytetään rekrytointiprosessissa ja työhakemuksesi käsittelyssä (sisältäen muun muassa rekrytointiprosessin läpiviennin, työhakemuksen arvioinnin, työhaastattelun ja työntekijävalinnan) ja sinun ja Goforen välistä rekrytointi- ja työnhakuvaiheen aikaista yhteydenpitoa varten sekä mahdollisen perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukemiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Henkilön suostumuksella tietoja voidaan saada myös muista lähteistä esimerkiksi henkilön nimeämiltä suosittelijoilta.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Jos olet Goforen asiakas tai yhteistyökumppani, voimme käsitellä seuraavia sinua koskevia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Asiakas- tai kumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
  • Henkilön asema ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • Henkilön luovuttamat muut tiedot (tiedot asiakaspalautteista ja osallistumiset tilaisuuksiin sekä uutiskirjeiden tilaukset)
  • IP-osoite

Tietoja käytetään asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen sekä Goforen palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen puitteissa. Tietoja kerätään myös henkilöltä itseltään (esimerkiksi, kun ilmoittaudut järjestämäämme tilaisuuteen tai tilaat meiltä uutiskirjeen taikka kun vierailet verkkosivustollamme).

Muut kontaktit

Jos olet meihin yhteydessä esimerkiksi tiedustellaksesi palveluistamme, ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan tai tilaamalla meiltä uutiskirjeen, voimme käsitellä seuraavia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta saaneet:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Organisaation nimi yhteistietoineen
  • Maa
  • Henkilön asema ja yhteystiedot
  • IP-osoite
  • Muut meille halutessasi antamasi tiedot (esimerkiksi LinkedIn-profiilin web-osoite)

Tietoja käytetään yhteydenottosi tai pyyntösi käsittelemiseksi ja sinun ja Goforen välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja käytetään Goforen palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään tällöin lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytön perusteella evästeiden avulla (lue lisää evästekäytännöstämme alla kohdassa ”Evästekäytäntö”).

MIHIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY PERUSTUU

Kun käsittelemme yllä kuvattuja henkilötietoja yllä määriteltyihin tarkoituksiin, käsittelymme perustuu ensisijaisesti Goforen oikeudelliseen etuun.

Käsittelyn perusteena voi olla edellä mainitun sijasta tai lisäksi myös Goforen ja sinun välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jolloin käsittelemme henkilötietoja kyseisessä sopimuksessa määriteltyjen tarkoitusten ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Joissain tapauksissa käsittelymme perusteena voi olla edellä mainittujen sijasta tai lisäksi antamasi suostumus (esimerkiksi, kun annat meille suostumuksen tallentaa rekrytointiprosessissa antamasi tiedot tulevaisuuden työmahdollisuuksia varten varten).

KUINKA KAUAN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin meillä on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja.

Arvioimme tallentamiemme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.

SINUN OIKEUTESI

Gofore huolehtii asianmukaisesti sinun oikeuksiesi toteuttamisesta henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Sinulla on

  • oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Voit pyytää Goforelta vahvistusta siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jäljennöstä mahdollisista henkilötiedoistasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen;
  • oikeus tietojen oikaisemiseen ja/tai poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai epätäsmälliset henkilö tiedot, ja lisäksi sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Voit toteuttaa näitä oikeuksiasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen;
  • oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on tietyissä määritellyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen;
  • oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on Goforen oikeutettu etu (esimerkiksi tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin), lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.
  • oikeus saada henkilötietosi siirretyksi toiseen järjestelmään. Sinulla on oikeus saada tietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen;
  • oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Milloin henkilötietojesi käsittelyn perusteena on aikaisemmin antamasi suostumus, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen, jolloin lopetamme suostumuksen kohteena olleen henkilötietojen käsittelyn; ja
  • oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle. Jos haluat tehdä valituksen, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu (ks. www.tietosuoja.fi).

EVÄSTEKÄYTÄNTÖ

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän/kävijän päätelaitteelle verkkosivustoa käytettäessä.

Gofore käyttää verkkosivustollaan evästeitä helpottamaan sivuston käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkosivuston käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, käytön seurantaan ja sivuston kehittämiseksi.

Seuraavat evästeet ovat käytössämme verkkosivustollamme:

  • Google Analytics. Käytämme Google Analyticsia verkkosivuston käytön seurantaan. Lisäksi Google asettaa evästeitä verkkosivustollemme, joiden nojalla Google seuraa asiakkaidensa verkkosivustojen käyttöä. Lue lisää Google Analyticsista täältä ja Googlen palveluista yleisesti täältä.
  • Hubspot. Käytämme Hubspottia käyttäjäseurantaan, lomakkeiden toiminnallisuuksiin ja markkinoinnin automaatioon. Lue lisää Hubspotin evästeistä täältä.
  • Disqus. Käytäme Disqusia kommentointipalvelun toiminnallisuuteen (esimerkiksi blogiemme yhteydessä). Lue lisää Disqusin evästeistä täältä.
  • Twitter. Käytämme Twitteriä jakamistoiminnon mahdollistamiseen ja verkkosivustomme käyttäjäseurantaan. Lue lisää Twitterin evästeistä täältä.
  • Facebook. Käytämme Facebookia jakamistoiminnon mahdollistamiseen ja verkkosivustomme käyttäjäseurantaan. Lue lisää Facebookin evästeistä täältä.
  • LinkedIn. Käytämme LinkedInia jakamistoiminnon mahdollistamiseen ja verkkosivustomme käyttäjäseurantaan. Lue lisää LinkedInin evästeistä täältä.
  • Hotjar. Käytämme Hotjaria verkkosivustomme käytön seurantaan. Lue lisää Hotjarin evästeistä täältä.

Voit kieltää evästeiden käytön koneellasi muuttamalla selaimen asetuksia. Huomaa, että jos et hyväksy evästeiden käyttöä, kaikki sivujen osat eivät ehkä näy koneellasi.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Goforella tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on organisoitu alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti siten, että henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, menettämiseltä ja turmeltumiselta. Lisäksi käytäntöjä tietojen suojaamiseksi kehitetään jatkuvasti. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvä riskienhallinta perustuvat hallintajärjestelmään ja sitä tarkentavaan tietoturvapolitiikkaan. Tietoturvapolitiikka noudattaa ISO27002 (2013) rakennetta soveltuvin osin.

Tietoturvatoiminnan ylläpidosta ja poikkeamien käsittelystä vastaa tietoturvaryhmä, jota vetää nimetty tietoturvaryhmän vetäjä.

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina ja kaikki käyttäjämme ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan yrityksemme tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia. Pääsynhallinta luottamuksellisiin tietoihin on toteutettu keskitetyn tai järjestelmäkohtaisen käyttäjähakemiston kautta. Vain nimetyt henkilöt voivat myöntää pääsyn ja käyttöoikeudet järjestelmään, jos pääsyä pyytänyt henkilö on tunnistettu ja tarve päästä luottamuksellisiin tietoihin pystytään varmistamaan. Järjestelmään pääsy ja käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti.

Mikäli ulkoistamme henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille, teemme tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.

TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS EU:N tai eta-alueen ulkopuolelle

Työnhakijoita koskevia tietoja käsitellään Yhdysvalloissa toimivan Lever Inc. IT-järjestelmäpalveluntarjoajamme toimesta, jonka kanssa olemme tehneet EU:n tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Myös asiakkaitamme, yhteistyökumppaneitamme ja muita kontaktejamme koskevia tietoja käsitellään ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevien palveluntarjoajien toimesta, joiden kanssa olemme solmineet asianmukaiset sopimukset varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin liittyvät tietojensiirrot perustuvat EU-komission 5.2.2010 tekemään päätökseen ja siihen perustuviin mallilausekkeisiin ja/tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield -järjestelyyn.

Aina jos ja kun tietoja luovutetaan tai siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme sopimuksin ja/tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla, että luovutus tai siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti siten, että luovutettavien tai siirrettävien henkilötietojen riittävän tietosuojan taso on varmistettu.

Gofore ja sen tytäryhtiöt ovat sijoittautuneet EU:n jäsenvaltioihin. Jos henkilötietojen käsittelyn tarkoitus edellyttää tietojen siirtoa Goforen ja sen tytäryhtiön välillä, voimme jakaa henkilötietoa konserninsisäisesti ja huolehdimme myös tällaisessa tilanteessa henkilötiedon käsittelystä sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia, joista meidän tulee informoida sinua. Lisäksi saatamme päivittää tietosuojaselostetta, kun kehitämme verkkosivustoamme, palveluitamme tai liiketoimintaamme. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla tällä verkkosivustollamme.