Tietosuojaseloste – Privacy Notice
Goforen rekrytointi – Gofore Recruitment

In English below

Otamme tietosuojan vakavasti ja käsittelemme rekrytoinnin yhteydessä rekrytointikandidaattiemme tietoja luottamuksellisesti ja huolellisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten käsittelemme rekrytointikandidaattiemme tietoja rekrytoinnin aikana.

1. Rekisterinpitäjä

Gofore Oyj (Y-tunnus 1710128-9)
Kalevantie 2
33100 Tampere
Suomi

2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriä koskevat yhteydenotot pyydetään osoittamaan sähköpostitse osoitteeseen privacy-recruitment@gofore.com.

3. Rekisterin nimi

Gofore Oyj:n rekrytointirekisteri

4. Mihin käytämme keräämiämme tietoja

Käytämme rekisterissä olevia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • rekrytointiprosessin läpivienti, sisältäen työhakemusten arvioinnin, työhaastattelut ja uusien työntekijöiden valinnan
  • uuden työntekijän perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukeminen.

Tallentamalla hakemuksesi ja/tai ansioluettelosi rekisteriimme annat suostumuksesi henkilötietojesi tallentamiseen ja käyttöön edellä mainittuihin tarkoituksiin.

5. Mitä tietoa keräämme

Keräämme kaikista hakemuksista seuraavat tiedot:

  • etu- ja sukunimi
  • sähköpostiosoite

Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisterimme sisältää seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa itse ne hakemuksessasi annat:

  • puhelinnumero
  • postiosoite ja kotipaikkakunta
  • muut henkilötiedot
  • koulutus- ja työhistoria
  • taidot ja ammatillinen osaaminen
  • muut antamasi tiedot ja liitteet.

Lisäksi tallennamme rekrytointiprosessin aikana rekisteriin seuraavat tiedot tarkoituksenmukaisessa laajuudessa:

  • työntekijöidemme ja kumppaneidemme arvio soveltuvuudestasi hakemaasi tehtävään tai suostumuksellasi muihin avoimiin tehtäviimme
  • kanssasi käyty viestintä
  • haastattelutilanteessa kerätyt tiedot
  • mahdollisten suosittelijoidesi antamat tiedot
  • mahdollisen rekrytointiin sisältyvän tehtävän toteutus
  • tieto rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta
  • mahdollinen palautteemme sinulle, jotta voit kehittyä työssäsi tai työnhaussasi entistäkin paremmaksi.

Käsittelemme tietojasi enintään yhden (1) vuoden ajan hakemuksen saapumisesta, jona aikana voimme suostumuksellasi arvioida soveltuvuuttasi ja olla sinuun yhteydessä liittyen muihinkin avoimiin tehtäviimme. Määräajan lähestyessä voimme olla sinuun yhteydessä ja pyytää suostumustasi käsittelyajan jatkamiseen.

Säilytämme tietojasi vähintään yhden (1) vuoden ajan hakemuksen saapumisesta. Poistamme kaikki sinua koskevat yksilöivät tiedot enintään kolmen (3) kuukauden kuluessa siitä, kun mainittu yhden vuoden vähimmäissäilytysaika on tullut täyteen ja mahdollinen suostumuksellasi jatkettu hakemuksen käsittelyaika on päättynyt. Tietojen poiston yhteydessä poistamme kaikki toimittamasi ja rekrytoinnin aikana kerätyt tiedot niin, että ainoastaan hakemukseen liittyvät yleiset ja yksilöimättömät tiedot (esimerkiksi haettu tehtävä ja sen sijainti) säilyvät rekrytoinnin tilastointia varten.

Käytämme palkattujen henkilöiden tietoja perehdytyksen ja työn aloituksen tukemiseksi enintään kuuden (6) kuukauden ajan työsuhteen alkamisesta. Palkattujen henkilöiden tietoja säilytetään ja niihin liittyvät yksilöivät tiedot poistetaan edellä kuvatun menettelyn mukaisesti.

6. Käyttämämme tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde olet sinä itse ja hakemuksessasi ilmoittamasi muut tietolähteet (esimerkiksi LinkedIn, mahdolliset suosittelijat). Keräämme ja tallennamme tietoa myös rekrytointiin osallistuvilta työntekijöiltämme ja kumppaneiltamme, jotka arvioivat soveltuvuuttasi ja pätevyyttäsi avoimeen tehtävään.

Voimme hankkia ja päivittää tietoja lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa myös muista ulkoisista tietolähteistä.

7. Tietojesi jakaminen ja luovuttaminen

Rekrytointiprosessiisi osallistuvat työntekijämme ja kumppanimme saavat rekrytointijärjestelmä Leveristä automaattisia sähköposti-ilmoituksia prosessin eri vaiheissa. Sähköpostipalvelumme toimittaja Microsoft säilyttää tietoja Euroopan unionin alueella sijaitsevilla palvelimilla.   

Henkilötietojen käsittelijä Lever voi säilyttää tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Lever on sitoutunut noudattamaan Euroopan komission hyväksymää sopimusjärjestelyin taattua riittävää tietosuojan tasoa. 

Voimme luovuttaa rekisterissä olevia tietoja rekrytointimme ulkopuolisille toimijoille viranomaistoimien niin edellyttäessä. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus on työntekijöillämme ja kumppaneillamme, jotka osallistuvat rekrytointiin ja työntekijöiden valintaan sekä uuden työntekijän perehdytykseen ja työn aloitukseen. Kaikki käyttäjät ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan yrityksemme turvallisuusohjeistuksia. Rekisterin käyttöoikeudet on määritelty kunkin henkilön kohdalla käyttötarkoituksen mukaisesti.

Sähköinen rekisteri

Rekrytointijärjestelmään on henkilökohtaiset salasanoin suojatut käyttäjätunnukset. Sähköisen rekisterin luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistamisesta vastaa henkilötietojen käsittelijä Lever tarkoituksemukaisin teknisin, fyysisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Fyysinen rekisteri

Emme säilytä rekrytoinnin aikana kerättyä aineistoa fyysisessä muodossa.

9. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja ja ottamasta sinuun yhteyttä avoimiin tehtäviimme liittyen.

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallentamamme tiedot ja saada tiedoista kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Mikäli huomaat tiedoissasi korjattavaa, korjauspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että voimme helposti korjata virheen.

Mikäli tietosi on tallennettu rekisteriimme ja sinulla on kysyttävää tai huomautettavaa tietojesi käsittelyyn liittyen, voit ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Sinulla on myös oikeus tarvittaessa tehdä tietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle.

Gofore Oyj (Y-tunnus 1710128-9)
Kalevantie 2
33100 Tampere

Privacy Policy – Gofore Recruitment

We believe that privacy is critically important and we handle all information, that we collect during recruitment confidentially and carefully.

In this privacy policy we describe how we handle our candidates’ information during recruitment.

1. Data controller

Gofore Plc (Gofore), Business ID: 1710128-9
Kalevantie 2
33100 Tampere
Finland

2. Contact for the register

Questions regarding the register should be sent via an e-mail to recruitment-privacy@gofore.com.

3. Name of register

Recruitment Register of Gofore

4. How we use the information we collect

We use the information

  • in recruitment, including evaluation of job applications, job interviews, and selection of our new employees
  • in onboarding and supporting the beginning of the employment of a new employee.

By applying and saving your job application and/or your CV in our register, you consent to the storing of your personal information and using it for the above-mentioned purposes.

The data controller is Gofore. The data processor is the provider of the recruitment system we use, Lever (https://lever.co).

5. The information we collect

From each application we collect the following information:

  • first name and surname
  • email address

In addition to this, our register includes the following information to the extent that you provide it in your application:

  • phone number
  • address
  • other personal information
  • educational background and work history
  • information related to professional skills
  • other information and attachments you provide

During the recruitment process, we may record in the register the following information as required:

  • our employees’ and partners’ evaluation of your suitability for the applied position and, with your consent, for our other open positions
  • our communication during the recruitment process
  • information collected in the interviews
  • information collected from the possible referees
  • possibly the outcome of a recruitment assignment
  • information on the progress and the result of the recruitment process
  • possibly our feedback to you to help you develop your professional or job seeking skills even further.

We may process your personal information for a maximum of one (1) year from the date of application. During that time, we may, with your consent, evaluate your suitability for, and contact you regarding our other open positions. Before your consent expires, we may contact you and ask to renew your consent for an extended period.

We store your personal information for a minimum of one (1) year from the date of application. After the aforementioned one-year period and the possible extended processing period ends, we anonymize your application within three (3) months by removing all the personal information and other identifiers you have provided, and we have collected during the recruitment process. For our internal statistical purposes, we will store general and non-identifiable information (e.g. the applied position and the preferred location) from the application.

We may process the personal information of our new employees for onboarding and supporting the beginning of employment for a maximum of six (6) months from the beginning of the employment. We remove the personal information and other identifiers of our new employees in accordance with the above-described process.

6. The data sources we use

The main data source is the application and other sources you provide in your application (e.g. LinkedIn, possible referees). In addition, we collect data from our employees and partners, who are involved in your recruitment process by evaluating your suitability and qualifications for the open position(s).

We may use other sources of information if legislation allows.

7. Sharing and disclosing your information

The provider of our recruitment system, Lever, sends automatic email notifications on the process to the employees and partners involved in a specific recruitment case. The provider of our email service, Microsoft, stores the information on servers located in the EU area.   

The data processor Lever may store your information on servers located outside of the EU or the EEA. In such cases, Lever has agreed to implement an adequate level of protection approved by a European Commission decision. 

We may disclose information outside the parties involved in our recruitment in the circumstances of responding to a legal process.

8. Data security

The right to access the register is limited to our employees and partners, who are involved in recruitment and selection of our new employees, or onboarding and supporting the beginning or the employment. All users are committed to confidentiality of the information they have access to and to following our company-wide security policies. For every user, the user rights have been restricted in accordance with their role to an appropriate extent.

Data in electronic form

Each user has a personal, password-protected user account. The data processor Lever is responsible for ensuring the confidentiality, integrity, and usability of the electronic register with appropriate technical, physical, and organizational measures.

Data in physical form

We do not store data collected during the recruitment process in any physical form.

9. Your rights

You have the right to object to us processing your personal information and contacting you regarding our open positions.

You have the right to request access to your personal information stored in our register and get a copy of that data. The request should be made in writing and sent to the above-mentioned contact email address. You can request rectification of erroneous or incomplete data. The request should identify the error to be rectified and provide the correct information.

If your personal information has been stored in our register and you have any questions or concerns regarding the processing of your data, you can contact us. You also have the right to at all times to lodge a complaint with a supervisory authority.

Gofore Plc (Business ID: 1710128-9)
Kalevantie 2
33100 Tampere
Finland