Wie gestaltet sich ein virtuelles Treffen erfolgreich?
Virtuelle Besprechungen sind eine kostensparende Möglichkeit, interaktive Meetings durchzuführen und geschäftliche Prozesse schneller voranzubringen. Es gibt einige gängige Praktiken - hier finden Sie die besten, die sich bei Gofore bewährt haben.
Die Vorgehensweise lässt sich in fünf Phasen unterteilen (ähnlich einer Besprechung vor Ort)
1. Davor
Technische Voraussetzungen:
Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts, Zoom und Slack sind die derzeit beliebtesten Tools für Besprechungen. Die Auswahl hängt von Ihrem Team und dem Zweck der Besprechung ab. Einige Tools beinhalten bereits gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche – wie Skype for Business oder Zoom. Überlegen Sie sich, welche technische Anforderungen es gibt und entscheiden dann, welche Software am besten geeignet ist
Gängige Kombinationen, die wir bei Gofore bevorzugt einsetzen:
Teams /Zoom /Slack + Sharepoint Powerpoint /OneNote
- Google Hangouts + Jamboard /Docs /Pages
- Teams /Zoom + Mural /Miro (für fortgeschrittene Workshops)
Praktische Vorbereitungen
- Die Anzahl der Teilnehmer sollte auf das Minimum beschränkt werden
- Einladungen rechtzeitig verschicken, möglichst mit einer Checkliste mit dem Hinweis auf die technischen Voraussetzungen, z.B. welche URL s aufgerufen werden muss oder telefonische Einwahlmöglichkeiten
- Bereiten Sie die Materialien vor, die Sie präsentieren und bearbeiten werden. Durch die verschiedenen Systeme der Teilnehmer wird empfohlen, große Standardschriftarten und wenig Text pro Folie zu verwenden sowie die Präsentation in Bezug auf Lichtverhältnisse im Raum zu testen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die Dateien und Bildschirminhalte für die gemeinsame Besprechung haben.
Die technischen Mittel
- Der Voraussetzungen an Online Meetings sind einfach zu erfüllen: Internet Verbindung, Computer mit Mikrofon, Lautsprecher und Webcam.
- Bei einer Videoübertragung testen Sie Ihre Videokamera vor Beginn der Sitzung.
- Bitten Sie Ihre Teilnehmer, sich vor dem offiziellen Start des Meetings einzuloggen, um eventuelle technische Probleme rechtzeitig beheben zu können. Überlegen Sie sich einen Plan B, damit die Teilnehmer auch auf eine andere Art am Meeting teilnehmen könnten (z.B. über das Telefon und ohne Internet).
Der Ablauf des Meetings
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Agenda mit max. 3 Hauptthemen für das Meeting haben und alle 30 Minuten eine kurze Pause einlegen.
- Wenn das Meeting einen Workshopteil beinhaltet, ist es am besten, alle Besprechungsphasen zeitlich zu begrenzen. Planen und besprechen Sie gemeinsam die gesamte Agenda. Wenn Sie noch nie eine virtuelle Besprechung oder einen Workshop organisiert haben, ist es hilfreich, dies vorher mit Ihren Kollegen zu proben.
- Wenn die Sitzung der Ideenfindung dient, ist es gut, vorher Hintergrundinformationen mit allen auszutauschen.
- Erwägen Sie, die Sitzung aufzuzeichnen, insbesondere wenn einige Eingeladene nicht teilnehmen können. Denken Sie aber immer daran, vorher die Zustimmung zur Aufzeichnung einzuholen!
- Wenn Sie mit einer größeren Gruppe arbeiten, ist es sinnvoll, einen Partner dazu zu holen, welcher für Sie die technischen Dinge regelt und den Chat überwacht. Sie können sich dann ganz auf die Moderation oder auf Ihre Präsentation konzentrieren.
2. Start
- Stellen Sie sicher, dass sich alle hören können. Begrüßen Sie jede Person einzeln, damit sie laut antworten können.
- Gehen Sie den Zweck und das Ziel des Treffens sowie die Tagesordnung durch - Präsentationen, Ideenfindung, Abstimmungen, Diskussionen in Kleingruppen. Denken Sie daran: Unklarheit führt zu Passivität.
- Fragen Sie nach den Erwartungen der Teilnehmer. Nutzen Sie dafür z. B. den Text-Chat.
- Bitten Sie die Teilnehmer, zu Beginn zu äußern, ob sie eventuell früher gehen müssen.
- Nutzen Sie „Eisbrecher“, um eine entspannte Stimmung für alle zu schaffen (fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten).
- Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für einen offenen Austausch.
Verhaltensregeln festlegen
- Definieren Sie gegebenenfalls bestimmte Aufgaben für jeden Teilnehmer.
- Verhindern sie mögliche Störungsquellen: Telefone sollten weggelegt, Mikrofone stumm geschaltet werden, wenn die Person nicht spricht. Bitten Sie die Teilnehmer auch, alle anderen Fenster auf ihrem Bildschirm zu schließen und sich ausschließlich auf die Besprechung zu konzentrieren.
- Kündigen Sie mögliche Pausenzeiten an.
- Informieren Sie darüber, wie Teilnehmer sich verhalten sollen, wenn sie plötzlich gehen müssen.
- Gehen Sie die verwendeten Werkzeuge und Workshop-Methoden durch.
- Wer etwas sagen möchte, sollte ein Handzeichen geben, im Chat mit dem eigenen Namen beginnen.
- Es sollte immer nur eine Person gleichzeitig sprechen.
- langen Monologe sollten vermieden werden
Verwenden Sie nach Möglichkeit Video
Ein Videobild hilft, sich zu engagieren und den Fokus zu behalten. Leider kann es auch die Verbindung verlangsamen und andere technische Probleme verursachen. Nutzen Sie die Videoübertragung zumindest zu Beginn der Sitzung, um eine stärkere Verbindung der Teilnehmer untereinander herzustellen.
3. Währenddessen
Einer langen Sitzung oder einem virtuellen Workshop zu folgen ist anstrengend. Es kann für jeden schwer sein, fokussiert und aktiv zu bleiben. Sorgen Sie für eine hohe Interaktivität und ein starkes Engagement aller, um die Energie auf einem hohen Niveau zu halten!
- Wenn die Sitzung länger als 1,5 Stunden dauert, machen Sie kurze Pausen (denken Sie daran, eine Dauer festzulegen).
- Verwenden Sie “Energiespender”, wenn Sie das Gefühl haben, die Teilnehmer werden passiv (fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten).
Den Fokus halten
- Halten Sie die Agenda sichtbar oder zumindest leicht auffindbar z.B. im Chat.
- Zeigen Sie immer das aktuelle Thema auf dem Bildschirm, um den Teilnehmern eine Möglichkeit zu geben, sich zu fokussieren.
- Dokumentieren Sie die Besprechung so, dass jeder die Aufzeichnungen mitverfolgen kann.
- Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben dokumentiert und jemanden zugeteilt werden
Gruppenarbeit
- Wenn Sie in der Ideenfindung sind, ist es oft angebracht, sich in kleinere Gruppen aufzuteilen. Einige Kommunikations-Werkzeuge ermöglichen dies (wie z.B. Zoom). Vergessen Sie nicht, den Gruppen klare Anweisungen zum Thema und der Dauer zu geben.
- “Me-We-Us” ist eine gute Methode zur Ideenfindung und Problemlösung (fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten).
- Die Arbeit in kleineren Gruppen kann die Energie innerhalb des Teams steigern.
- Denken Sie daran, dass die Aufteilung in Kleingruppen auch etwas Zeit erfordert – berücksichtigen Sie das in Ihrem Zeitplan.
- Je kleiner die Gruppen sind, desto weniger Zeit werden sie für die Arbeit an den Aufgaben benötigen. Manchmal erscheinen 2 Minuten als eine sehr lange Zeit.
Halten Sie den Zeitplan ein
Das Schöne an virtuellen Besprechungen ist, dass sie für die Teilnehmer gleichberechtigter sein können als bei Veranstaltungen vor Ort. Stellen Sie sicher, dass während der gesamten Besprechung nicht dieselben Personen dominieren, und laden Sie die Stillen ein, ihre Meinung zu sagen. Geben Sie die maximale Redezeit vor.
Nutzen Sie den Chat
Alle Anruf-Tools ermöglichen den parallelen Chat. Um schnell Feedback zu erhalten, bitten Sie die Teilnehmer, ihre Gedanken in den Besprechungschat zu schreiben. Geben Sie dann einige Minuten Zeit, damit jeder die Kommentare lesen kann, bevor Sie fortfahren.
4. Abschluss
Zusammenfassen und überprüfen
- Haben Sie das Ziel erreicht?
- Was sind die nächsten Handlungspunkte?
- Haben alle vereinbarten Aufgaben Eigentümer und Fristen?
Feedback
- War die Sitzung für die Teilnehmer nützlich?
- Was fühlte sich wichtig an?
- Was könnte beim nächsten Mal verbessert werden?
- Denken Sie daran, allen für ihre Zeit und ihren Beitrag zu danken!
5. Danach
Schicken Sie mögliche Aufnahmen, Workshop-Materialien, Besprechungsnotizen und Aktionspunkte an alle Teilnehmer.
Denken Sie bitte auch an Folgendes:
Der virtuelle Raum ist stärker auf den Ton angewiesen und Sie verlieren viele Details der nonverbalen Kommunikation. Daher müssen Sie der Interaktion mit den Teilnehmern mehr Aufmerksamkeit widmen.
Lesen Sie hier mehr über das Thema: https://old.gofore.com/en/how-to-have-a-great-virtual-meeting/
Die Zeit ist wertvoll. Freuen Sie sich über jeden, der seine Zeit ihrer Veranstaltung gewidmet hat.
Wünschen Sie weitere Tipps?
Wir unterstützen Sie gerne bei der erfolgreichen Planung und Durchführung Ihrer virtuellen Besprechungen! Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren: andrea.welzel@gofore.com.
Quellen:
Wie man ein großartiges virtuelles Treffen veranstaltet https://gofore.com/how-to-have-a-great-virtual-meeting/
https://www.crisp.se/gratis-material-och-guider/remote-collaboration