Besuchsberichte einfach per Sprachassistent generieren

Bürkert verfügt über ein breites Lösungsportfolio an Ventilen, Sensorik und Steuerköpfen zur Messung, Steuerung und Regelung von Flüssigkeiten und Gasen in verschiedensten Branchen wie Food & Beverage, Pharma & Biotech, Lab & Analytical und New Energy. Zur Steigerung der Effizienz in einem derart großen Vertrieb wurde KI als geeignete Technologie identifiziert. 

Aktuell sind die Vertriebsmitarbeitenden an vier Tagen pro Woche im Außendienst und führen Kundenbesuche durch. Für die Nachbereitung bleibt meist nur der Freitag. Dadurch gehen bereits viele Informationen verloren, da sie im Arbeitsalltag verblassen oder nicht mehr präsent sind. Die Qualität der Besuchsberichte leidet darunter – im schlimmsten Fall entfällt die Dokumentation vollständig. 

Daher sollte ein produktionsreifes KI-Modell entwickelt werden, das auf bereits vorhandene Technologien zurückgreift. Gofore beriet bei der Konzeption, erprobte das Vorgehen und unterstützte schließlich die Umsetzung eines Sprachassistenten auf Basis von Microsoft Teams. 

In einem gemeinsamen Workshop identifizierten Gofore und Bürkert zentrale Schmerzpunkte im Vertrieb. Durch die strukturierte Analyse des Sales-Prozesses wurden konkrete Ansatzpunkte für den Einsatz von KI in der Termindokumentation herausgearbeitet. 

Der Ansatz erfolgte bewusst nicht auf Managementebene. Stattdessen wurden die Anforderungen in direkten Gesprächen mit den Vertriebsmitarbeitenden erarbeitet – also mit denjenigen, die täglich mit der Herausforderung der Berichterstellung nach Kundenterminen konfrontiert sind. 

Für die nahtlose Integration der Sprachverarbeitung per Telefonie war ein ganzheitliches Verständnis des Gesamtsystems entscheidend, insbesondere der Struktur des Berichtssystems und des CRM-Aufbaus. Darauf aufbauend konnten relevante Prozesse optimal verknüpft und passende technologische Komponenten integriert werden.