Finnische Steuerverwaltung

Das Intranet als Grundlage effizienter Informationsarbeit

Modern, effizient, prämiert: Das neue Intranet der finnischen Steuerverwaltung unterstützt 6.000 Mitarbeitende – entwickelt mit Gofore und Cloudriven, ausgezeichnet im Herbst 2021.

Die digitale Arbeitsplattform als Dreh- und Angelpunkt der Informationsarbeit

Mit der Neugestaltung ihres Intranets hat die finnische Steuerverwaltung einen wichtigen Schritt in der digitalen Zusammenarbeit gemacht. Das System unterstützt 6.000 Mitarbeiter:innen und wurde international prämiert. Die Umsetzung und technische Begleitung erfolgte mit den Projektpartnern Gofore und Cloudriven.

„Die Weiterentwicklung von Zusammenarbeit und Informationsarbeit ist eng verknüpft mit dem kulturellen und organisatorischen Wandel, den die Steuerverwaltung derzeit durchläuft“, sagen Päivi Annala, ICT-Expertin, und Katri Riekkinen, Kommunikationsmanagerin.

„Um unsere strategischen Ziele zu erreichen, benötigten wir neue Ansätze und Tools, die den Übergang von lokaler Datenhaltung und teils abgeschotteter Zusammenarbeit hin zu einem agilen, selbstorganisierten und vernetzten Arbeiten ermöglichen.“

Das Intranet fokussiert sich auf das, was im Arbeitsalltag zählt

Ziel war es, neue Formen der Zusammenarbeit und Begegnung zu ermöglichen – deshalb startete die Entwicklung eines Intranets mit besonderem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit. Dabei übernahm Gofore im Frühjahr 2021 die konzeptionelle Leitung.

„Neue Tools werden nur dann genutzt, wenn sie den Alltag der Nutzer:innen erleichtern. Durch Interviews, Umfragen und Workshops haben wir die wichtigsten Bedürfnisse ermittelt, wobei wir die verschiedenen Nutzerrollen – von Endnutzer:innen bis Content-Produzent:innen – intensiv berücksichtigt haben“, so Katja Vaahtera, Service-Designerin bei Gofore, die die Konzeptplanung leitete. Das Ergebnis ist ein Unternehmensnetzwerk, das einfachen Zugang zu den zentralen Informationen und Tools bietet sowie neue Formen der Interaktion innerhalb und zwischen Teams fördert. Die technischen Lösungen im Hintergrund bestehen aus Sharepoint Online, Teams und Yammer. Das interne Netzwerk wird monatlich fast eine Million Mal genutzt.

„Das Intranet spiegelt unseren strategischen Erneuerungsprozess wider und unterstützt diesen aktiv. Es schafft Raum für Gemeinschaften und hilft, Barrieren zu überwinden“, erklärt Riekkinen.

Das Mitarbeitendenportal ist ein wesentlicher Bestandteil unseres innovativen Wandels und verleiht ihm zusätzliche Dynamik. Es ermöglicht uns, Gemeinschaften zu bilden und isolierte Arbeitsweisen zu integrieren.

Katri Riekkinen, Kommunikationsmanagerin der Steuerverwaltung

Automatisierung sorgt für eine problemlose Anwendung und ganzheitliches Management

Die andere Seite der reibungslosen Nutzung verbirgt sich unter der Haube. Ein Ort, an dem sich Tausende von Menschen bewegen, braucht klare Regeln – etwa dafür, wie Arbeitsbereiche erstellt und verwaltet werden. Antti Jokinen, M365-Berater bei Cloudriven und verantwortlich für die technologischen Lösungen im Zuge der Cloud-Umstellung, betont, dass das Intranet so gesteuert werden muss, dass es weder träge noch unflexibel wird.

„Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Sie unterstützt das zentrale Management, das für den laufenden Betrieb und die Sicherheit unerlässlich ist – und ermöglicht den Nutzer:innen flexibles Arbeiten.“

Für die schnelle und erfolgreiche Einführung des neuen Intranets brauchte es mehr als nur ein gutes Konzept und eine saubere technische Umsetzung – entscheidend waren auch eine offene Haltung gegenüber Veränderungen und genügend personelle und zeitliche Ressourcen zur Unterstützung.

„Wöchentlich mehrere Schulungen und Infos – so haben wir die intensive Einführungszeit begleitet. Trotz großer Veränderungen war die Grundstimmung stets offen und unterstützend“, erinnert sich Anu Kontiainen von Cloudriven, die für Schulungen und Anwenderbetreuung zuständig war.

Ziel schnell und erfolgreich erreicht

Die Erneuerung des Intranets dauerte weniger als ein Jahr. Alle Beteiligten sind sich einig: Eine Veränderung in dieser Größenordnung in so kurzer Zeit umzusetzen, ist nichts für Zögerliche. Dennoch sind Riekkinen und Annala froh, dass der Mut da war, dieses Projekt anzugehen.

„Wir haben einen großen Entwicklungssprung gemacht, indem wir vom lokalen Modell direkt auf kontinuierliche Weiterentwicklung und Cloud-Technologie umgestiegen sind. Heute greifen fast 90 Prozent unserer Beschäftigten täglich auf das Intranet zu.“

Als Anerkennung für die erfolgreiche Umsetzung wurde das Intranet 2021 bei den internationalen Digital Communication Awards mit dem dritten Platz in der Kategorie „Internal Channel“ ausgezeichnet.

„Dies wäre ohne die nahtlose Zusammenarbeit mit unseren Partnern nicht möglich gewesen, daher möchten wir uns ganz herzlich bei Gofore und Cloudriven bedanken! Wir freuen uns, diesen Weg gemeinsam fortzusetzen“, schließen Riekkinen und Annala ab.

Wichtige Projekt-Meilensteine

Herausforderung

Die digitalen Werkzeuge in der Steuerverwaltung waren nicht geeignet, die strategischen Ziele der Förderung von Agilität, Gemeinschaft und Selbstbestimmung im Arbeitsalltag zu erreichen.

Lösung

Mit dem neuen Intranet wurde ein zentraler Ort für digitale Arbeitsprozesse geschaffen, der auf nutzerzentrierten Service-Design-Ansätzen basiert. Es stellt die wichtigsten Informationen, Kommunikation und Werkzeuge bereit. Der Umstieg von lokalen Tools auf Cloud-Technologien wurde in einem einzigen Schritt vollzogen.

Ergebnis

Etwa ein Jahr nach der Einführung nutzen fast 90 % der Beschäftigten der Steuerverwaltung das neue Intranet regelmäßig im Arbeitsalltag.

Expertise

Die im Projekt angewandten Kenntnisse und Fähigkeiten

Service Design

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Maximilian Wolff

Intelligente Industrie

maximilian.wolff@gofore.com

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