Viele können sich heute nur noch wie durch einen leichten Nebel an die „Vor-Corona“-Arbeitswelt erinnern. Quasi Über-Nacht wurden wir in vielen Bereichen zu einer vollkommen neuen Art der Zusammenarbeit und Kommunikation gezwungen. Wollte man früher mit dem Kunden reden griff man zum Telefonhörer. Musste man gemeinsam etwas erarbeiten oder wollte etwas vorstellen, so traf man sich zu einem gemeinsamen Vor-Ort-Workshop. Diese über lange Zeit praktizierten und bisher funktionierenden Praktiken sind aktuell aber nur noch sehr eingeschränkt möglich und die aktuelle Situation erfordert daher für die meisten von uns ein grundlegendes Umdenken darüber, wie sich trotz dieser Einschränkungen erfolgreich zusammenarbeiten lässt.
Besonders wichtig ist für uns natürlich eine möglichst gute Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Die Herausforderungen sind hierbei vielfältig, denn man kann beispielsweise keine gleichartige technische Infrastruktur voraussetzen. Und auch wenn der Digitalisierungsgrad gerade im Agrarbereich gerade sehr schnell fortschreitet, so ist die Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit den neuen Technologien doch teilweise erst im Entstehungsprozess. Zum anderem führt der mangelnde persönliche Kontakt zum Fehlen der so wichtigen persönliche Bindung, die man bei einem Treffen ja quasi nebenbei aufbauen und pflegen kann. All das sind Dinge, die es in der Kommunikation zu berücksichtigen gilt, aber die neue Art der Zusammenarbeit bietet am Ende auch ganz klar einige immense Vorteile und kann die Qualität der Zusammenarbeit auf ein ganz neues Niveau heben.
Auswahl der passenden Tools und Techniken ist wichtig
Den technischen und persönlichen Herausforderungen kann man am effektivsten durch eine sorgfältige Auswahl der richtigen Techniken und Tools begegnen. Dabei ist natürlich der Grundsatz “Erst das Problem, dann die Lösung” von zentraler Bedeutung. Da inzwischen sehr viele Möglichkeiten der Kommunikation vorhanden sind, sollte man sich vor der Nutzung eines bestimmten Tools im Klaren darüber sein, was man in der jeweiligen Situation erreichen will und ob das jeweilige Tool wirklich das geeignetste ist. Denn nur dann wird die Zusammenarbeit auch möglichst reibungsfrei funktionieren. Im folgendem werde ich daher kurz vorstellen, welche Tools wir bei Gofore nutzen und zeigen, dass man auch in diesen schwierigen Zeiten weiterhin erfolgreich zusammenarbeiten kann.
Vom Telefonat zum Videochat
Früher war das Telefon das wichtigste Kommunikationsmittel für kurze mündliche Absprachen. Man griff zum Hörer und redete miteinander. Mussten mehrere Personen zusammen an Meetings teilnehmen, so benutzte man die Freisprecheinrichtung oder hatte spezielle und teure Konferenzsysteme installiert. Heute sind wir aber in der Regel alle bereits mit dem nötigen Equipment wie Rechner, Headset und Webcam ausgestattet und so findet ein großer Teil der Kommunikation jetzt nicht länger per Telefon sondern über Audio- und Video-Konferenzsysteme statt. Wir bei Gofore nutzen dafür in der Regel MS Teams, weichen aber je nach Gegenüber auch auf andere Systeme wie Zoom, Skype oder Slack aus.
Das nun vorwiegend solche Konferenzsysteme eingesetzt werden liegt daran, dass diese mit einigen Vorteilen gegenüber dem Telefon aufwarten können. Man ist nicht länger auf die reine Sprache beschränkt, sondern kann auch weitere Kanäle in die Kommunikation einbinden. Hierzu zählen zum Beispiel Chats, wo sich parallel textuelle Informationen wie etwa Links, Kommentare oder Fragen zwischen den Teilnehmern austauschen lassen. Außerdem können inzwischen alle diese Systeme den aktuellen Bildschirm- oder Fensterinhalt übertragen und anzeigen. Man kann sich also gemeinsam Dokumente oder Präsentationen anschauen, ohne zusammen in einem Raum sitzen zu müssen. Einige der Systeme erlauben sogar, dass die Teilnehmer auf dem Bildschirm des Präsentators „zeichnen“ können. Dies eröffnet einem ganz neue Möglichkeiten der Präsentation und vor allem der anschließenden Diskussion über die gezeigten Inhalte. Besonders wichtig ist aber natürlich, dass sich die Gesprächspartner nicht mehr nur hören, sondern auch sehen können. Bekanntlich erfolgt die meiste Kommunikation non-verbal und wenn eine Videokonferenz diesbezüglich auch dem persönlichen Treff natürlich nicht das Wasser reichen kann, so kommt sie dem doch schon recht nahe.
Virtuelle Whiteboards motivieren und erleichtern die Zusammenarbeit
Sollen Inhalte nicht nur präsentiert werden, sondern auch wie in einem Vor-Ort-Workshop gemeinsam erarbeitet werden, so reicht ein Konferenzsystem normalerweise nicht mehr aus. Hier ist es wichtig, dass alle gemeinsam und gleichzeitig an dem Dokument und dem Thema arbeiten können. Wir setzen hier virtuelle Whiteboards wie Mural oder Miro ein. Diese Tools simulieren ein physikalisches Whiteboard und haben einige Features, die die virtuelle Zusammenarbeit erst ermöglichen bzw. sie stark erleichtern. So können bei diesen Tools zum Beispiel alle Teilnehmer neue Elemente wie etwa virtuelle Post-Its, Bilder, Pfeile oder Texte auf dem Board platzieren. Diese erscheinen dann in Echtzeit auf den Boards der anderen Teilnehmer. Außerdem bieten die Tools noch eine weitere Reihe von nützlichen Features, welche die Durchführung eines Workshops erleichtern, wie zum Beispiel Stoppuhren oder Abstimmungen.
In dem Zusammenhang hat sich bei uns die Kombination aus MS Teams und einem virtuellen Whiteboard besonders bewährt. Die Kommunikation findet dabei über MS Teams statt, wo sich die Teilnehmer hören und im Idealfall auch sehen können, die inhaltliche Arbeit erfolgt dann parallel auf dem virtuellen Whiteboard. Dabei kann man temporär die gesamte Gruppe auch ohne große Probleme in kleinere Arbeitsgruppen aufteilen – sogenannte „Break-Outs“ – und kommt hinterher wieder zusammen, um die Ergebnisse zu präsentieren. Und da alle Ergebnisse bereits auf dem gleichen Whiteboard sind, entfällt mühsames und fehlerträchtiges Zusammenstellen der Ergebnisse und man kann sich voll auf den Inhalt konzentrieren.
Projektstatus – einfach und transparent
Ein weiterer wichtiger Aspekt in der Zusammenarbeit mit dem Kunden ist das Verfolgen von Arbeitspaketen. In der Vergangenheit geschah dies oft durch Excel-Sheets, in dem die Aufgaben festgehalten wurden. Nach dem Meeting wurde das Sheet an die Teilnehmer versandt, der Status vor dem nächsten Meeting eingesammelt und es dann entsprechend aktualisiert. Alles in allem ein sehr mühsamer und fehlerträchtiger Weg, der nur für längere und sich langsam ändernde Projekte geeignet ist. Durch die fortschreitende Digitalisierung insbesondere im Agrarsektor werden die Projekte aber immer kürzer mit immer schnelleren Aktualisierungen. Um hier den Überblick über den aktuellen Status zu behalten, setzen wir daher inzwischen verstärkt Systeme wie zum Beispiel Jira oder Trello ein. Die Arbeitspakete werden hier zentral in einem der Tools festgehalten. Dort kann dann jeder jederzeit den Status einsehen oder aktualisieren und eine (Um-)Priorisierung lässt sich schnell und einfach durch verschieben der Aufgabe im Tool vornehmen.
Technische Herausforderungen erfordern gründliche Vorbereitung
Leider erfordert eine intensivere virtuelle Zusammenarbeit im Moment aber oftmals noch eine Reihe von verschiedenen Systemen, was die Benutzer vor vielfältige technische Herausforderungen stellt. Glücklicherweise sind aber diese verschiedenen Systeme und Programme inzwischen auf allen gängigen Plattformen vorhanden und alle großen Hersteller arbeiten natürlich auch mit Hochdruck daran, alle wichtigen Funktionen auf ihrer jeweiligen Plattform anzubieten. Und zur gelegentlichen Benutzung reicht oftmals bereits der Zugriff über eine Weboberfläche aus – ohne Installation einer Anwendung. Trotzdem gilt es natürlich allerlei technischen Hürden zu nehmen. Jeder kennt es: Bei einem Teilnehmer geht der Ton oder das Video nicht, der andere fliegt ständig aus dem Call und der nächste kann sich gar nicht erst anmelden. Neben diesen rein technischen Problemen darf man natürlich auch nicht vergessen, dass nicht jeder jedes Programm kennt und bedienen kann. All das macht es natürlich schwieriger und stellt höhere Anforderungen an die Vorbereitung und die Moderation der Workshops. Bei Gofore gibt es daher spezielle Schulungen, bei denen auf die Besonderheiten der virtuellen Zusammenarbeit eingegangen wird. In den Workshops planen wir daher beispielsweise immer eine entsprechende Einführung in die Benutzung der Tools ein. Glücklicherweise haben die Hersteller hier aber gelernt und die meisten Programme sind inzwischen sehr einfach und nahezu intuitiv bedienbar und auch die nötige technische Infrastruktur wird immer stabiler, schneller und vor allem allgemein verfügbar.
Neue Möglichkeiten ermöglichen intensivere Zusammenarbeit
Neben diesen zusätzlichen Herausforderungen bietet die virtuelle Zusammenarbeit aber auch eindeutig eine Reihe von Chancen. Wir konnten zum Beispiel den Kontakt mit den Kunden deutlich intensivieren und der örtliche Abstand zum Kunden spielt inzwischen so gut wie keine Rolle mehr. Waren früher aufwendige und teure Dienstreisen nötig, so kann man nun einfach, günstig und vor allem regelmäßig gemeinsam an den Themen arbeiten. Zwischenergebnisse können viel einfacher und wesentlich früher gezeigt und diskutiert werden, Diskussionen werden effektiver und effizienter und damit steigt die Transparenz und Qualität in den Projekten. Und höhere Effizienz der Kommunikation führt zu kürzeren Projektlaufzeiten und ermöglicht damit kürzere Produktzyklen – eindeutig eine Win-Win-Situation.
Einer unserer Kunden aus dem Agrarsektor hat es nach einem halbtägigen Workshop einmal so umschrieben: “Mir hat die Zusammenarbeit im virtuellem Whiteboard gut gefallen. Es ermöglicht den Teilnehmern aktiv Inhalte und Anmerkungen zuzufügen, ohne dass es eine größere Hemmschwelle gibt. Damit sind die Informationen schnell zusammengetragen.“ Und auch wenn wir natürlich hoffen, dass wir unsere Kunden in naher Zukunft auch mal wieder persönlich treffen können, so werden wir sicherlich nicht mehr auf diese neugewonnenen Möglichkeiten verzichten wollen.
