Digitale Modernisierung der Bundeskasse: effizienter, fehlerärmer, wissensbasiert

Die zentrale Buchführung des finnischen Staates wird von der Bundeskasse abgewickelt. Ein Teil dieser Aufgabe besteht darin, den Haushaltsplan detailliert aufzuschlüsseln. Dazu gehört, die vom Parlament beschlossenen Budgetposten so weit zu verfeinern, dass sie für die Arbeit der verschiedenen Verwaltungszweige nutzbar sind. Doch das über Jahrzehnte praktizierte Verfahren und das dafür genutzte System TATI waren am Ende ihres Lebenszyklus angekommen.

Das alte TATI-System arbeitete unzuverlässig, erforderte viel manuelle Arbeit, band damit die Zeit von Fachleuten und erhöhte das Fehlerrisiko. Zudem konnten nicht alle für die Haushaltsaufschlüsselung relevanten Informationen im System hinterlegt werden. Ziel war es daher, ein modernes, vollständig neues Cloud-basiertes System zu entwickeln, das die Arbeit bei der Haushaltsaufschlüsselung auch in den Ministerien erleichtert und stärker automatisiert. Darüber hinaus sollte es transparente und aktuelle Daten für fundierte Entscheidungen liefern.

„Wir wollten nicht nur das alte System durch ein neues ersetzen, sondern den gesamten Prozess der Haushaltsaufschlüsselung reformieren. Das alte TATI-System konnte nur von wenigen Mitgliedern des zentralen Buchhaltungsteams genutzt werden, während Behörden und Ministerien ihre Informationen per E-Mail zuschickten. Diesen Ablauf wollten wir deutlich effizienter gestalten“, erklärt Jari Kannela, Fachspezialist für Finanzverwaltung bei der Bundeskasse.

Das neue cloudbasierte TATI2-System der Bundeskasse beschleunigt die Pflege der Haushaltsaufschlüsselung, minimiert Fehler durch manuelle Datenverarbeitung und fördert das wissensbasierte Management.

„Bei der Vorstellung des Projekts meinte ein Finanzdirektor eines Ministeriums, dass es sich nicht nur um einen einfachen Sprung, sondern um einen Digitalisierungssprung in drei Stufen handle. Arbeiten, die zuvor mehrere Systeme und zusätzliche Notizen erforderten, laufen nun zentral in einem einzigen System. Besonders die Bearbeitung von Änderungen, die bisher sehr aufwendig war, ist nun sowohl in den Ministerien als auch in der zentralen Buchhaltung deutlich einfacher“, berichtet Kannela.

Die von den Ministerien genutzten Daten sind präziser, verlässlicher und aktueller. Das erhöht die Transparenz und die Qualität der Entscheidungsfindung. Die Reform hat die Arbeit in der Bundeskasse wie auch in den Ministerien sofort spürbar erleichtert, und dank des agil entwickelten Cloud-Systems sind die Perspektiven vielversprechend.

„Im Herbst erhielten wir erstmals eine nahezu vollständige Vorlage für die Haushaltsaufschlüsselung direkt im TATI2-System basierend auf dem Haushaltsentwurf und zur Aktualisierung durch die Ministerien. Früher mussten wir zahlreiche Excel-Dateien mit den Ministerien austauschen, die Änderungen interpretieren und manuell ins alte System übertragen. Diesmal mussten bereits eingegebene Informationen nicht mehrfach erfasst werden, die so eingesparte Arbeitszeit konnte für sinnvollere Aufgaben genutzt werden.“

„Früher mussten allein in der zentralen Buchhaltung drei Personen rund drei Wochen Arbeitszeit zum Jahreswechsel einplanen, um Haushaltsaufschlüsselungen zu erfassen, zu prüfen und per E-Mail zu versenden. Dieses Mal erledigte eine Person den gesamten Prozess in etwas mehr als einer Woche“, verdeutlicht Kannela den Zeitgewinn.