Älä vain mallinna – pohdi, sitouta ja päätä!

Käsitykset kokonaisarkkitehtuurista sekä sen avuista ja ratkaisuista organisaatioille ovat hyvin moninaisia. Samoin tavat tehdä arkkitehtuurisuunnittelua ja tulosten hyödyntämistä vaihtelevat suuresti. Suppeimmillaan arkkitehtuurisuunnittelu nähdään eräänlaiseksi laajennetuksi hankkeen vaatimusmäärittelyksi, kun taas laajimmillaan se on koko organisaation tai arvoketjun kokonaisvaltaista ja systemaattista suunnittelua useiksi jäsentyneiksi ratkaisuiksi ja ne toteuttaviksi kehittämistoimenpiteiksi. Yhtä kaikki, kyse on systemaattisesta tavasta suunnitella organisaation erikokoisten toiminnallisten kokonaisuuksien tavoitetilaa ja kehittämistoimenpiteitä.

Usein törmää tilanteeseen, jossa kehittämistarpeen omaava substanssitoiminnan edustaja vaatii organisaation tietohallinnolta tai nimetyiltä arkkitehdeilta, että ”tehkää meille arkkitehtuuri” tai ”tehkää meille tarvittavat kuvaukset” ja samalla viitataan esimerkiksi organisaation projektikäytäntöön, joka edellyttää joidenkin kuvausten tai tietyn suunnittelun toteuttamista ennen järjestelmätoteutukseen etenemistä. Siis aivan kuin arkkitehtuurisuunnittelu olisi asia, joka voidaan hankkia ulkopuoliselta kuin kaupan hyllystä osallistumatta suunnitteluun itse lainkaan.

Mitä arkkitehtuurisuunnitteluprosessissa siis tapahtuu ja kenen se tulisi tehdä? Monesti tämä nähdään jonkinlaisena kuvaustentuottotyönä, joka usein vieläpä hankitaan ulkopuoliselta tekijältä. Konsultin käyttö sinällään on positiivinen asia ja sen myötä saadaan usein vauhtia asioihin, jotka muuten olisivat ehkä junnanneet paikallaan ja odottaneet resursointia ja aikaikkunaa, jota ei milloinkaan löydy. Konsultti voi myös tuoda suunnitteluprosessi- ja substanssiosaamista, jota kohdeorganisaatiosta ei löydy.

Arkkitehtuurisuunnittelussa ei ole kuitenkaan kyse vain tietystä prosessimallista, kuten TOGAF:in meille opettamasta ADM:stä, tai tietystä viitekehyksestä ja sen mukaisten kuvausten tuottamisesta. Kyse on kommunikoinnista, ongelmanratkaisusta sekä päätöksenteosta. Konsultti voi fasilitoida suunnitteluprosessin sekä tuoda omaa asiantuntemustaan ratkaisuvaihtoehtojen määrittelyyn ja arviointiin, mutta substanssitoiminnan omistajan sekä ratkaisun kanssa elävien substanssitoimijoiden tulisi osallistua itse ongelman määrittelyyn, ratkaisemiseen ja ratkaisusta sopimiseen. Muussa tapauksessa päädytään päätöksenteon ulkoistamiseen.

Goforen kollega Erkki Salminen kirjoitti blogissaan ”arkkitehtuurin arvo syntyy viestinnästä” oivasti arkkitehtuurisuunnitteluun liittyvästä viestinnästä ja kommunikoinnista. Arkkitehtuurisuunnittelu on monen toimijan välinen kommunikointiprosessi, mutta itse asiassa se on ennen kaikkea ongelmanratkaisu-, sopimis- ja sitouttamisprosessi – kommunikaatio on väline yhteisymmärryksen synnyttämiseen sekä ratkaisua ja etenemistä koskevan yhteisen sopimuksen aikaansaamiseen. Tämän lisäksi arkkitehtuurisuunnittelu on mielestäni myös innovaatioprosessi, mutta jätetään tämä teema suuren laajuutensa vuoksi tässä kohtaa käsittelemättä.

Arkkitehtuurimenetelmiä sovelletaan usein liian kirjaimellisesti etenemällä menetelmän mukaisesti suunnittelutyön tavoiteasetannasta nykytilan kuvaukseen, tavoitetilan kuvaukseen ja lopulta toimeenpanosuunnitteluun sekä rajaamalla viitekehyksestä tarvittavat kuvaukset ja synnyttämällä ne. Ongelma tässä syntyy siitä, että varsinainen ajattelu- ja ongelmanratkaisutyö tunnutaan unohtavan kokonaan – pääasia, että vaaditut kuvaukset on tehty ja sitten ihmetellään, että mitä seuraavaksi.

Hyvässä tapauksessa tietyn kuvauksen tuottamiseen on saatettu sisäänkirjoittaa varsinainen ongelmanratkaisun ajatusmalli ja etenemispolku. Suuressa osassa valmiita kuvausmalleja näin ei suinkaan ole, vaan kyse on hyvin geneerisistä pohjista, joiden hyötyä ja hyödyntämistä joutuu jokainen itse pohtimaan. Toisinaan myös tehdään niin monimutkaisia kokonaiskuvauksia, että ne pikemminkin aiheuttavat enemmän ongelmia kuin ratkaisevat niitä. Väitänkin, että pääsääntöisesti arkkitehtuurimenetelmät ja kuvausmallit eivät sisällä varsinaista suunnitteluprosessiin kuuluvaa ajattelu- ja ongelmaratkaisutyön formulointia. Joissakin malleissa tuodaan kyllä esiin ajatus siitä, miten tulisi aina ensin pohtia, että kenelle kuvataan ja miten. Ne lähtevät mielestäni kuitenkin siinä mielessä väärälle polulle, että ne eivät keskity varsinaiseen ongelmanratkaisuprosessin tukemiseen, vaan enemmänkin lopputulosten eli saavutetun yhteisymmärryksen viestintään ja kommunikointiin. Ne eivät siinä mielessä herättele esittämään ja pohtimaan oikeita kysymyksiä suunnitteluprosessin aikana, vaan herättävät kysymyksiä sen jälkeen.

Kokemuksen perusteella väitänkin, että arkkitehtuurisuunnittelu on kommunikointi-, ongelmanratkaisu-, sopimis- ja sitouttamisprosessi, jonka kuluessa:

  • kasvatetaan ymmärrystä ja yhteisymmärrystä kehitettävästä kohteesta ja siihen liittyvistä tekijöistä,
  • ymmärryksen lisääntyessä pohditaan erilaisia yhtenäistämisen ja tehostamisen vaihtoehtoja arkkitehtuurin eri tasoilla, ja
  • päädytään lopulta johonkin perusteltuun vaihtoehtoon tai vaihtoehtoihin ja päätetään ratkaisumalli, jonka kanssa edetään.

Sen sijaan, että tuijotetaan viitekehyksen mukaisia kuvauksia, tulisikin miettiä sitä, miten ongelman määrittelyyn ja ratkaisuun päästään parhaiten käsiksi ja minkälaisilla kysymyksillä määrittely- ja ratkaisuprosessia voidaan tukea. Kuvassa on esitettynä joitakin esimerkkikysymyksiä, jotka auttavat arkkitehtuurin suunnittelijaa kohti kokonaisarkkitehtuurin päämääriä. Periaatteessa koko arkkitehtuurisuunnitteluprosessi olisi mahdollista formuloida joukoksi prosessissa esitettäviä ja pohdittavia kysymyksiä esimerkiksi tarkistuslistan muodossa. Jokaisen kysymyksen tai kysymysjoukon vastauksensa voisi näin syntyä tietty arkkitehtuurikuvaus.

Kuva: Arkkitehtuurisuunnittelu tähtää yhteistoiminnallisuuteen ja rakenneoptimointiin arkkitehtuurin eri tasoilla.
Kuva: Arkkitehtuurisuunnittelu tähtää yhteistoiminnallisuuteen ja rakenneoptimointiin arkkitehtuurin eri tasoilla.

Arkkitehtuurikuvaukset ovat siis lopulta vain dokumentoitu synteesi läpikäydystä ongelmanratkaisuprosessista. Ne ovat myös kommunikointiväline edettäessä arkkitehtuurin toteutukseen ja jalkautukseen ja viestittäessä asioista ihmisille, jotka eivät olleet mukana varsinaisessa suunnitteluprosessissa (kuten ulkoiset järjestelmätoimittajat). Silloin tulee esiin aiemmin esittämäni huomio siitä, että kenelle kuvauksia tehdään ja millä tavoin. Suunnitelmien toimeenpano on toinen yhtä keskeinen osa kehittämisprosessia, eikä ole syytä unohtaa, että hyvillä suunnitelmilla ei ole merkitystä, ellei niitä kyetä toteuttamaan. Tällöin puhutaan suunnitellun kehittämisen toteuttamisesta suunnitellulla tavalla ja mielellään vielä suunnitellussa aikaikkunassa. Kehittämissuunnitelmien jalkautuminen kehittämishankkeiksi ja toteutettaviksi ratkaisuiksi on laaja aihe ja se ansaitsee oman bloginsa, joten en käsittele sitä tässä tällä kertaa.

Yksi keskeinen osa ongelmanratkaisuprosessia ja sen haasteita on se tosi asia, että harvoin suunnitteluprosessi tuottaa yhden päivänselvän tavoitetilan ratkaisun, vaan yleensä suunnittelu herättää erityisesti alkuvaiheessa enemmän kysymyksiä kuin antaa vastauksia – oikeastaan kyse on ideoinnin divergenssi- ja konvergenssivaiheista. Siksi onkin tärkeää, että asian omistajat sekä ne, jotka lopputulosten kanssa joutuvat elämään, ovat tiiviisti mukana valintoja tekemässä sekä sisäistämässä lopputuloksen vaikutukset ja sitoutumassa niihin. Kehittämistarpeisiin ei ole useinkaan yhtä absoluuttisesti oikeaa ratkaisua, vaan lopullinen valinta eri vaihtoehtojen välillä tehdään jollakin perusteilla. Joskus ratkaisut valitaan hyvinkin subjektiivisesti henkilökohtaisella intuitiolla tai näkemyksellä ja kokemuksella, joskus jäsentyneemmällä arvioinnilla kustannusten, riskien sekä käyttävissä olevien resurssien panoksista ja tuotoista.

Kokonaisarkkitehtuuri ei siis ole hopealuoti, joka itsessään ratkaisisi asioita, vaan se tarjoaa apuvälineen, jolla kokonaisuutta voidaan ihmisten toimesta jäsentää ja suunnitella. Kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu on ongelmanratkaisu- ja päätöksentekoprosessi, joka tarvitsee ihmisiä asioita avaamaan, arvioimaan ja niistä keskenään sopimaan. Tarvitaan vastuunottoa ja sitoutumista itse suunnittelu- ja ratkaisuprosessiin eikä pelkästään syntyneisiin kuvauksiin ja etenemissuunnitelmiin. Jos kaaviot kädessä ihmetellään, että mitä seuraavaksi, on silloin todennäköisesti mennyt ohi ajatus siitä, mitä on lähdetty tekemään ja tavoittelemaan. Kokonaisarkkitehtuuriin tulisi suhtautua ajattelun ja ongelmanratkaisun työkaluna, ei nippuna kuvauksia ja kaavioita.