Vaikuttavuus hankkeen onnistumisen mittariksi

– Supistuvien resurssien ja toiminnan kehittämispaineiden yhtälössä kustannusvaikuttavuus on paras muutoksen ja hyötyjen johtamisen väline ja onnistumisen mittari.

Näin toteaa hankepäällikkö Teemu Anttila, joka on viimeksi kuluneen vuoden pohtinut Valtioneuvoston kehityshankkeessa muun muassa sitä, millaisilla toimintatavoilla tietotekniikka saadaan parhaiten palvelemaan uudistuksia valtionhallinnon toiminnoissa.

– Hallinnon uudistumisen haaste on muutoksen johtamisessa, käytännön tasolla siis muutosta toteuttavien kehitys- ja uudistushankkeiden hyötyjen johtamisessa ja mittaamisessa. Kustannusvaikuttavuus on hyvä ohjauksen väline ja myös onnistumisen mittari sekä kehityshankkeiden näkökulmasta että silloin kun kansalaiset ja muut sidosryhmät katsovat, miten valtion rahoja käytetään ja millaisin tuloksin, sanoo Anttila.

Julkisen sektorin toiminnassa keskeistä on vaikuttavuus, määritelmän mukaan ’toiminnan tai palvelun aikaansaama muutos asiakkaan tilassa’. Kun entistä enemmän ja parempaa toimintaa pitää saada aikaan niukkenevin resurssein, kehitystoimien priorisoinnin kriteeriksi nousee panosten ja vaikuttavuuden suhde, kustannusvaikuttavuus. Se on Anttilan mukaan kustannustehokkuutta oikeampi tavoite ja ohjausväline julkisella sektorilla.

– Kun tavoitellaan kustannusvaikuttavuutta, keskeiset tavoitteet määritellään toiminnan lähtökohdista ja hankkeen onnistumista mitataan sillä, miten hyvin lopputulos tukee toiminnallisia tavoitteita, vaikkapa nopeampaa palvelua kansalaisille tai vähemmän päällekkäistä työtä hallinnossa – kustannuksia unohtamatta.

Kokonaisarkkitehtuurilla kustannusvaikuttavuutta

Muutoshaasteissa tietotekniikan on määrä olla se vipu, jonka avulla tarpeiden ja resurssien epäsuhtaa voidaan saada jonkinlaiseen tasapainoon.

Anttila toteaa, että tietotekniikka on mahdollistaja ja toimintojen kehittymisen edellytys, mutta jos hankkeeseen lähdetään tietojärjestelmälähtöisesti, toiminnan tavoitteet jäävät sivuosaan eikä vaikuttavuutta synny. Siksi kaikkien hankkeiden pitäisi kulkea kokonaisarkkitehtuurin ohjauksessa riippumatta siitä, mikä painoarvo tietotekniikalla niissä on.

– Juuri kokonaisarkkitehtuurilla rakennetaan vaikuttavuutta, sillä sen lähtökohtana ovat toiminnan tarpeet. Se on työkalu, joka auttaa toiminnan, tiedon, tietojärjestelmien ja teknologian yhdistämisen hallinnassa.

Hyvät käytännöt käyttöön

Julkisessa hallinnossa kokonaisarkkitehtuurin tärkeys Anttilan mukaan kyllä ymmärretään, mutta vielä on tekemistä siinä, että arkkitehtuuriajattelu todella saadaan kytketyksi kaikkeen kehittämiseen.

Suomalaiseen hallintotapaan kuuluu, että linjaorganisaatio edelleen viime kädessä päättää, mitä tehdään ja miten. Linjaohjaus on vahvuus kun halutaan turvata tietty minimisuoritus, mutta toimintoja uudistava hankesuunnitelma palautetaan Anttilan mukaan linjaorganisaation käsittelyssä helposti vanhoille urille.

Anttilan mielestä nyt olisikin oiva hetki kehittää valtion hallinnon omien hyvien käytäntöjen vaikuttavuutta ja ulosmitata jo tehdyn suunnittelutyön hyötyjä esimerkiksi nostamalla hyviksi osoittautuneita käytäntöjä suosituksesta normitasolle. Hallinnossa on myös toteutettu monia vaikuttavuudeltaan erinomaisia hankkeita, joiden kokemuksia voitaisiin jakaa nykyistä systemaattisemmin.

Vuoropuhelu eri käyttäjäryhmien, IT-ammattilaisten ja muiden kehittäjien kesken on yksi kehittämistoimien hyödyllisyyden edellytys. Esimerkiksi COBIT ja ITIL tarjoavat hyviä käytäntöjä yhteiseksi kieleksi.

– Vuoropuhelun tuloksena opittaisiin tunnistamaan kehitettävän toiminnon nykytilasta kohteet, joissa organisaatio ei ole kovin hyvä, ja jos tällainen kohde on vaikuttavuuden kannalta kriittinen, laitettaisiin se ensimmäiseksi kuntoon. Tällainen hanke maksaa todennäköisesti enemmän kuin jo valmiiksi melko hyvien kohteiden parantelu, mutta myös toiminnan muutos tavoitteen suuntaan on suurempi, eli kehityshankkeen kustannusvaikuttavuus on parempi.

Aitoon yhdessä tekemiseen

Teemu Anttila on puheenjohtajana ITSM (IT Service Management) Finland -yhdistyksessä, jossa asiakkaat ja palveluntarjoajat yhdessä tunnistavat, jakavat ja kehittävät hyviä palvelujohtamisen käytäntöjä. Erityisesti alan yritysten yhteistyö on tehnyt Anttilaan vaikutuksen. Kilpailijat toimivat yhteisöllisellä foorumilla rinta rinnan esitellen ja jakaen omia hyvä käytäntöjään ja menetelmiään.

– Uskon ja toivon, että aikaa myöten myös me hallintokoneistoissa toimivat olisimme yhtä lailla valmiita aitoon yhteistoimintaan sisäisten ja ulkoisten sidosryhmiemme kanssa asioiden kehittämiseksi.

Valtion palvelukeskukset kuten Valtori ja Palkeet sekä valtionhallinnon eri toimijat sisäisten ja ulkoisten palveluntarjoajien asiakkaina ovat avainasemassa hyvin käytäntöjen kehittämisessä ja käyttöönotossa. Smart Government -hengessä Suomi voisi olla tällä saralla jopa edelläkävijä.

Anttila mainitsee, että yksi uusi valtionhallinnon tietohallintoa uudistava toimintamalli on parhaillaan rakentumassa valtiovarainministeriön Hanketiedon hallinnan kehittämishankkeessa. Hän itse toimii tällä hetkellä VNHY 2015 -hankkeessa, jossa valmistellaan valtioneuvoston ja ministeriöiden yhteisten palvelu- ja hallintotoimintojen kokoamista yhteen keväällä 2015 perustettavaan Valtioneuvoston hallintoyksikköön. Näin ministeriöille luodaan yhtenäiset toimintatavat esimerkiksi hankkeiden ja palveluiden johtamiseen ja hankintoihin.

Teemu Anttila toimii puheenjohtajana IT Service Management Finland -yhdistyksessä, jossa alan yritysten yhteistyö on tehnyt häneen vaikutuksen. Anttila toivoo, että aikaa myöten myös hallintokoneistoissa oltaisiin yhtä lailla valmiita aitoon yhteistyöhön asioiden kehittämiseksi.
Teemu Anttila toimii puheenjohtajana IT Service Management Finland -yhdistyksessä, jossa alan yritysten yhteistyö on tehnyt häneen vaikutuksen. Anttila toivoo, että aikaa myöten myös hallintokoneistoissa oltaisiin yhtä lailla valmiita aitoon yhteistyöhön asioiden kehittämiseksi.

Teksti: Marketta Tammisto, Effet.