Projektin tavoitteet ja hallintamalli selviksi

Työn tekemistä on hallinnoitu ja organisoitu projektien muodossa tavalla tai toisella vähintäänkin kymmenien vuosien ajan. Jo tuhansia vuosia sitten pyramidin rakennuskin oli varmaankin projekti. Projektinhallintaan yleisesti ja IT-projektien hallintaan erityisesti on myös saatavilla runsaasti kirjallisuutta, koulutusta ja jopa kansainvälisesti tunnustettuja sertifiointeja. Silti hämmästyttävän usein perusasiat tuntuvat jäävän ilman riittävää huomiota.
Projektinhallintaa voidaan tarkastella sisäisestä tai ulkoisesta näkökulmasta. Projektin sisällä pitää hallita muun muassa projektin lopputulokseen konkreettisesti tähtäävän päivittäisen työn tekemistä, projektitiimissä työskentelevien henkilöiden ajankäyttöä sekä mahdollisia alihankkijoita ja muita riippuvuuksia. Projektia pitää myös hallita suhteessa projektiorganisaation ulkopuoliseen maailmaan. On huomioitava esim. muiden projektien lopputulokset ja aikataulut, resurssien jakaminen eri projektien välillä ja ylemmällä tasolla koko organisaation tavoitteet.
Projekti perustetaan toivottavasti aina jotakin tavoitetta varten. Tämä projektin olemassaolon tarkoitus ja oikeutus on syytä määritellä ja myös tehdä selväksi projektin johdon lisäksi jokaiselle projektiin osallistuvalle. Näin kaikilla on selvillä, mitä ylipäätään ollaan tekemässä ja miksi. Tätä kautta myös jokaisen oma rooli ja tehtävät projektissa on helpompi nähdä osana isompaa kokonaisuutta. Projektin tavoitetta edistämättömiä tehtäviä voidaan karsia, ja toisaalta ihmisten on mielekästä nähdä tarpeelliset yksittäiset tehtävät osana suurempaa yhteistä tavoitetta.
Yksittäisen projektin lisäksi projektikokonaisuutta on tarpeen hallita ja johtaa. Näin varmistetaan, että projekteissa ei tehdä päällekkäistä tai projektien kesken ristiriidassa olevaa työtä ja että eri projektit on resursoitu ja aikataulutettu järkevästi toisiinsa nähden. Hyväksi havaittu tapa on koota projektit hankkeiksi (engl. program). Hankkeen alle saman johdon alaisuuteen kootaan samaan alueeseen tai aiheeseen liittyvät projektit ja tätä kokonaisuutta hallitaan keskitetysti. Samaan tapaan laajassa organisaatiossa eri hankkeet voidaan koota hankesalkuiksi, jolloin projekteille ja hankkeille muodostuu luontevasti hierarkkinen johtamis- ja hallinnointimalli.
Projektien ja hankkeiden hallinnassa tulee välttää kaksoisohjausta. Tällä tarkoitan tilannetta, jossa projekteja koskevia päätöksiä tekee kaksi toisistaan riippumatonta tahoa. Pahimmillaan tällaisia tahoja voi toki olla useampiakin. Joka tapauksessa tällöin päätöksenteko ei ole selkeää: päättäjästä voi olla epäselvyyttä, erilaisille päätöksille saatetaan joutua pyytämään ratkaisua usealta taholta, ja toisaalta päätöksiä ei välttämättä saada edes tehtyä, jos eri hallintaelimet ovat erimielisiä. Projektin ohjaus hämärtyy ja hidastuu. Kaksoisohjauksen sijaan jokaisella projektilla tulisi olla yksi selkeästi määritelty ohjausryhmä, jolla on tarvittava valta ja vastuu tehdä projektia koskevia päätöksiä. Ohjausryhmän on hyvä kokoontua säännöllisesti esim. kuukauden tai parin välein ja kokoontumisten välissäkin projektipäällikön on voitava nostaa kiireellisiä asioita ohjausryhmän tietoon ja ratkaistavaksi.
Olen usein miettinyt, miksi projektin tavoitteet ja hallintamalli jäävät niin helposti määrittelemättä ja kommunikoimatta selkeästi. Enkä toki itsekään projektipäällikön roolissa toimiessani aina näitä ole muistanut huomioida. Yhtenä syynä varmaankin on se, että näiden mielletään olevan niin itsestäänselviä asioita projektissa ja sen sidosryhmissä toimiville. Toinen syy voi olla se, että on kova kiire ja into lähteä tekemään toteutustyötä, jolloin näihin ei yksinkertaisesti ehditä kiinnittämään huomiota. Oli syy mikä tahansa, olen huomannut, että hyvin usein ihmisillä on näistä puutteellisia ja osin ristiriitaisiakin käsityksiä. Uskon, että hyvinkin pienellä lisäpanostuksella tavoitteiden ja hallintamallin kirkastamiseen ja kommunikointiin, saavutetaan projektin päivittäisessä työssä näkyviä etuja. Kun kaikilla on selvä käsitys tavoitteista ja päätöksenteosta, tekeminenkin tehostuu ja selkeytyy.