Hyvä projektipäällikkö on kommunikoija ja päätöksentekijä

Projektipäällikön toimenkuva on pääpiirteittäin yksinkertainen. Projektipäällikkö vastaa viime kädessä siitä, että oikeanlainen ja oikeinlaatuinen lopputuote on valmis halutussa aikataulussa ja budjetissa. Projektipäällikön vastuut tarkemmalla tasolla on määritelty esimerkiksi PMP-sertifikaatissa1.

Mutta millainen on hyvä projektipäällikkö? Ja mitä ominaisuuksia projektipäälliköltä edellytetään? Oman kokemukseni perusteella hyvän projektipäällikön kaksi tärkeintä tunnusmerkkiä ovat hyvät kommunikointitaidot ja kyky tehdä päätöksiä.

Hyvä projektipäällikkö on kommunikoija

Projektipäällikköoppien pioneeri Rita Mulcaly kertoo kirjassaan PMP Exam Prep, että projektipäällikön työstä yhdeksänkymmentä prosenttia on kommunikointia. Kommunikointi eli viestintä on sekä kuuntelemista, puhumista, lukemista, kirjoittamista ja näkemistä.

Tärkeä osa kommunikointia on kuuntelemisen taito. Artikkeli Project Leaders: Learn to Listen . . . 14 Keys to Effective Listening esittelee neljätoista keinoa tehokkaaseen kuuntelemiseen. Hyvä kuuntelutaito on usein omasta asenteesta kiinni ja helposti opittavissa.

Kommunikointitaitoihin liittyy myös jatkuva viestintä projektin tapahtumista. Hyvä projektipäällikkö on koko ajan tietoinen projektin tilanteesta, seuraavista toimenpiteistä ja niiden tärkeysjärjestyksestä. Sidosryhmästä riippuu, kuinka usein ja millä tavalla projektipäällikkö projektin tapahtumista kommunikoi.

Jo keskikokoisessa projektissa projektipäällikkö on tekemisissä kymmenien henkilöiden kanssa säännöllisesti. Projektipäällikön onkin ymmärrettävä, millä tavalla viestintä parhaiten onnistuu eri ihmisille. Hyvä projektipäällikkö kiinnittää huomiota viestinnässään esimerkiksi siihen, mikä on kulloinkin soveliain kommunikointitapa, kuinka kiireinen henkilö on, kuinka suoraan asian voi kertoa ja tarvitseeko viestin perille pääsy varmistaa myöhemmin. Lisäksi on tiedettävä, koska on parempi jättää asia viestimättä kokonaan.

Projektipäällikkö myös huolehtii, että projektin sidosryhmät kommunikoivat avoimesti keskenään. Keinoja kommunikoinnin hallintaan ovat esimerkiksi viestintäpelisääntöjen miettiminen, päivittäiset tilannepalaverit, helppokäyttöisten kommunikaatiovälineiden tarjoaminen ja projektitiimin istuminen lähellä toisiaan.

Hyvään viestintään liittyy myös muutamia muita erityistaitoja. Tällaisia erityistaitoja ovat esimerkiksi esiintymistaito, nopea kirjoittamisen ja ymmärtämisen taito sekä neuvottelutaito. Toisin kuin usein kuvitellaan, myös näissä taidoissa voi ja kannattaa kehittyä.

Hyvä projektipäällikkö on päätöksentekijä

Tärkeä osa projektipäällikön työnkuvaa on päätöksien tekeminen. Teknisiin ongelmiin nähden projektiin liittyvät ongelmat ovat usein arkipäiväisempiä ja vailla yhtä oikeaa vastausta. Projektin lopputulos on ehkä helpoin mittari siitä, kuinka onnistuneita ratkaisuja on matkan varrella tehty. Itse olen jakanut projektiongelmat kahteen pääluokkaan:

Mikrotason ongelmat: ratkaisumalli Satulapäätös2. Projektipäällikön eteen tulee jatkuvasti pieniä ongelmia ja pulmia. Ne pitää ratkaista nopeasti ja viipymättä, jolloin on voi siirtyä seuraavan ongelman tai tehtävän kimppuun. Nopea päätöksenteko ei tarkoita, etteikö jokaista päätöstä punnittaisi ennen lopullisen ratkaisun tekemistä. Päätöksenteko on elintärkeää, koska projekti tuottaa jatkuvalla syötöllä uusia ongelmia.

Makrotason ongelmat: ratkaisumalli Yön yli nukkuminen. Osa ongelmista on haastavampia ja monimuotoisempia. Näihin ongelmiin ei yleensä keksi heti oikeaa ratkaisua. Ongelma vaatii usein myös keskustelua tiimin kanssa ja yhteistä ratkaisuehdotuksen miettimistä. Jos ratkaisuehdotus vaikuttaa toimivalta myös seuraavana päivänä, se kannattaa toteuttaa.

Ongelman yhtenä ratkaisuvaihtoehtona on aina delegointi. Osa projektipäällikön kohtaamista tehtävistä kannattaa ohjata toiselle tiimiläiselle. Projektipäällikön koulutustaustasta, aiemmista työtehtävistä ja projektipäällikön kiireellisyydestä riippuu, mitkä tehtävät projektipäällikkö tekee itse ja mitkä delegoi.

Muita hyvän projektipäällikön ominaisuuksia

Alle olen listannut vielä joitain muita hyvän projektipäällikön ominaisuuksia:

Tekninen osaaminen. Vaikka projektipäällikkö ei usein suorittavaan työhön osallistu, on hänen hyvä osata alan perustaidot. Varsinkin projektin alussa, jolloin projektitiimi on usein pieni, projektipäällikön tekninen osaaminen korostuu. Myös viestintä on tiimin kanssa helpompaa, jos projektipäällikkö tuntee ohjelmistoalan käsitteet ja teknologiat.

Asiakkaan liiketoiminnan ja toimialan tunteminen. Asiakkaan kanssa viestiessä on tärkeää, että projektipäälliköllä on ymmärrys asiakkaan toiminnasta. Hyvä projektipäällikkö pitää myös huolen, että kehitettävä järjestelmä tukee asiakkaan liiketoimintaa.

Liikkeenjohdon ja laskentatoimen tunteminen. Projektipäällikön vastuulla on usein muun muassa projektin kannattavuuden, laadun, ja laskutuksen hallinta.

Sopimusteknisten asioiden hallinta. Organisaatiosta ja projektista riippuu, minkälainen rooli projektipäälliköllä on projektin sopimusteknisten asioiden hallinnassa. Vaikka projektipäällikkö ei osallistuisikaan sopimusten laadintaan, täytyy hänen ymmärtää sopimusten sisältö.

Monelle ohjelmistojen kanssa työtä tehneille ovat antisuunnittelumallit tuttuja. Seuraavassa blogikirjoituksessa esittelen muutamia antisuunnittelumalleja projektipäällikön näkökulmasta. Lue myös blogisarjan muut osat: Ohjeita työnsä aloittavalle projektipäällikölle, Prosessimallit eivät ole hopealuoti ohjelmistoprojektien onnistumisessa ja Projektitiimi: projektin tärkein resurssi.

Lähteet/luettavaa

Rita Mulcaly PMP Exam Prep
Project Communication Series: PM Communication Skills
Project Leaders: Learn to Listen . . . 14 Keys to Effective Listening

1 PMP (Project Management Professional) on Project Management Institute järjestön hallinnoima, ehkä tunnetuin, projektipäälliköille suunnattu sertifikaatti. Sertifikaatti vaatii muutaman vuoden kokemuksen projektipäällikön työstä eikä ole toimialakohtainen.
2 Satulapäätös on vanha, sota-ajan termistöön kuuluva sanonta. Aikoinaan upseerit kiersivät ratsain sotilasyksiköstä toiseen. Koska upseerilla ei ollut usein aikaa jäädä pitkäksi aikaa yhteen paikkaan, hän antoi komennot nopeasti ratsunsa selästä. Päätökset siis tehtiin poistumatta satulasta.