Ohjeita työnsä aloittavalle projektipäällikölle

Erään kollegani mielestä ammattitaidosta 90% opitaan työelämässä ja vain 10% koulussa. Malcolm Gladwell esittelemän teorian mukaan minkä tahansa alan asiantuntijaksi voi tulla 10 000 tunnissa. Joka tapauksessa projektipäällikön työhön liittyy monia tietoja ja taitoja, joita oppii parhaiten kokemuksen kautta. Tässä kirjoituksessa kerron omia vinkkejäni työnsä aloittavalle projektipäällikölle.

Projektipäällikön toimenkuvan laajuus projektissa

Kokemattoman projektipäällikön on usein vaikea rajata omaa toimenkuvaansa ja malttaa osallistumasta kaikkeen projektissa tapahtuvaan toimintaan. Tämän seurauksena osa projektin tärkeistä tehtävistä saattaa jäädä tekemättä ja projektipäällikölle voi aikaa myöten kehittyä työuupumus. Työtehtävien rajausongelmaan olen jo viitannut aiemmassa blogikirjoituksessani projektipäällikön antisuunnittelumallit.

Uuden projektipäällikön kannattaakin istua hetkeksi alas ja miettiä minkä tyyppisiin tehtäviin osallistuu itse ja mitkä asiat delegoi muille projektitiiimiläisille. Projektipäällikkö voi esimerkiksi rajata, osallistuuko vaatimusmäärittelyyn, tietomallin suunnitteluun, teknologiavalintoihin tai ohjelmistokoodin tuottamiseen. On myös tärkeää, että projektitiimi ja muut sidosryhmät tietävät projektipäällikön työtehtävät.

Tyypillisesti projektin alku on projektipäällikölle kiireisintä aikaa. Tällöin projektin tehtäväkentän ymmärtäminen, aikataulu-, kommunikaatio-, riski-, laatu-, muutostenhallinta- ja resurssointisuunnitelmien luominen, prosessimallin käyttöönotto sekä yhteisten toimintamallien löytäminen asiakkaan kanssa työllistävät projektipäällikköä. Projektin alussa projektipäällikön kannattaakin välttää tehtäviä, jotka eivät ole hänen ydintehtäväkentässään. Projektin edetessä ja käytäntöjen vakiintuessa projektipäällikön on mahdollista laajentaa toimenkuvaansa.

Myös projektipäällikön tausta ja kokemus, projektin muoto ja laajuus sekä tiimi vaikuttavat toimenkuvan laajuuteen. Jos esimerkiksi projektin aikataulu on löyhä ja projektitiiimi pieni, projektipäällikön toimenkuvana voi olla myös esimerkiksi ohjelmistokehittäjän ja vaatimusmäärittelijän roolit. Jos taas projektilla on tiukka aikataulu ja projekti on laaja kooltaan, projektipäällikön ajan täyttää lähinnä kommunikointi ja päätöstenteko.

Alla on vielä muutamia muita ohjeita uudelle projektipäällikölle:

– Tee itsesi näkymättömäksi ja tarpeettomaksi. Tällöin olet todennäköisesti onnistunut projektipäällikön tehtävässäsi.
– Tulosta kuva kultauksesta (=gold plating1) seinälle ja muistuta tiimiä asiasta vähintään kerran iteraatiossa/sprintissä.
– Tunnista mahdoton projekti. Mahdottoman projektin tunnistaa usein epärealistisesta aikataulusta ja budjetista. Jos sellainen projekti annetaan sinulle johdettavaksi, tuo ongelmat heti esille (ja kieltäydy kunniasta johtaa projektia jos mahdollista).
– Seuraa projektin vauhtia (=velocity 2), jos projekti on pitkä ja tiimi pysyy suunnilleen muuttumattomana. Velocity auttaa ennustamaan projektin seuraavat merkkipaalut.
– Laadi ketterät mittarit jatkuvaan ohjelmistokoodin laadunseurantaan. Meidän projektimme käyttää tähän tarkoitukseen Sonar-työkalua.
– Muodosta sprintin/iteraation pituinen lukujärjestys, jota projektitiimi noudattaa. Lukujärjestykseen on aikataulutettu muun muassa päivittäiset tilannepalaverit, suunnittelupalaveri, retrospektiivi, julkaisuajankohta ja laadunseurantaan liittyvät tapahtumat.
– Pidä huolta projektipäällikön omista työkaluista. Tutustu esimerkiksi Atlassianin tuotteisiin (Jira, Confluence ja GreenHopper).
– Kehitä itseäsi myös päivittäisten työtehtävien ulkopuolella. Suorita jokin projektinhallinnan sertifikaatti, käy seminaareissa ja lue tässä blogisarjassa lähteinä esitellyt kirjat ja artikkelit.

Tämä oli blogisarjani viimeinen osa. Lue myös blogisarjan muut osat: Projektipaallikon-antisuunnittelumalleja , Hyvä projektipäällikkö: kommunikoija ja päätöksentekijä, Prosessimallit eivät ole hopealuoti ohjelmistoprojektien onnistumisessa ja Projektitiimi: projektin tärkein resurssi.

Toivottavasti kirjoitukseni herättivät mielenkiintoa ja keskustelua projektipäällikön tehtäväkentästä. Kiitokset Goforelle ja Valtimo-projektille, jotka haastavat joka päivä yrittämään parhaansa. Juhana

Lähteet / luettavaa

Malcolm Gladwell Outliers: The Story of Success

Robert C. Martin Agile Estimating and Planning

1 Gold plating termillä tarkoitetaan toiminnon koristamista ylimääräisillä ominaisuuksilla, joista asiakas ei ole kuitenkaan valmis maksamaan lisää.
2 Tiimikohtainen etenemisvauhti (velocity) kertoo, kuinka suuren työmäärän tiimi saa tehtyä yhden sprintin/iteraation aikana.