Pöytälaatikkoarkkitehtuurista keskeiseksi johtamisen ja kehittämisen välineeksi

”Kokonaisarkkitehtuuri tuntuu ylimääräiseltä ja raskaalta työltä, jota tehdään, koska on pakko.” ”Kokonaisarkkitehtuuri vie vain resursseja, eikä siitä ole juuri nähtävissä hyötyjä.” Kuulostaako tutulta? Julkisen sektorin organisaatiot ovat tietohallintolain velvoittamana tehneet kokonaisarkkitehtuurityötä muutaman vuoden ajan. Monesti sen tekeminen jää kuitenkin ennemminkin paperiharjoitteeksi kuin aidoksi toiminnan kehittämiseksi.

Goforelle tekemässäni diplomityössä kartoitetaan, mitä haasteita terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen organisaatiot ovat kohdanneet kokonaisarkkitehtuurityön saattamisessa aidosti osaksi toiminnan johtamista ja kehittämistä, ja miten löydetyt haasteet voidaan ratkaista. Tutkimuksessa toteutettiin kirjallisuuskatsaus haasteista ja niiden ratkaisuista käyttäen lähdemateriaalina tuoreita artikkeleita ja kirjoja kokonaisarkkitehtuurista. Kirjallisuuden lisäksi tutkimuksen lähdemateriaalina käytettiin terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen virastoissa ja laitoksissa toteutetun haastattelututkimuksen tuloksia. Tutkimuksessa haastateltiin 10 työntekijää syys- ja lokakuun 2014 aikana. Työ on jatkoa Goforen palveluarkkitehti Janne Pehkosen vuonna 2013 julkaisemalle tutkimukselle Suomen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityön aloitusvaiheen haasteista ja ratkaisuista. Diplomityön tarkoitus on siis poistaa pakko pullasta ja laittaa rusinat tasaisesti jakoon.

Lainsäädäntöprosessit ja organisaatiorakenne kokonaisarkkitehtuurityön hidasteina

Haastatteluissa nousi esiin useita asioita, joita terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin parissa työskentelevät kokivat haasteellisina. Yksi näistä oli se, että lainsäädäntöprosesseissa ei nykyisellään oteta riittävästi huomioon kokonaisarkkitehtuuria. Monissa asioissa lainsäädäntö tehdään ennen, kuin asiaan liittyvää arkkitehtuuria tarkastellaan, vaikka laeilla on usein vaikutuksia ICT-kokonaisuuksiin. Lakien voimaantulon tiukat aikataulut pakottavat soveltamaan kokonaisarkkitehtuuria jättimäisiin hankkeisiin liian tiukalla aikataululla. Tällöin arkkitehtuurisuunnittelua usein karsitaan. Tiukkojen aikataulujen seurauksena lakien voimaantulo saattaa viivästyä tai lakeja ei välttämättä ole mahdollista toteuttaa niiden astuessa voimaan.

Lainsäädäntöprosessien lisäksi, julkisen sektorin ohjaus- ja organisaatiorakenne on hyvin haasteellinen kokonaisarkkitehtuurille. Kohdealueilla on useita erilaisia virastoja ja laitoksia sekä organisaatiorajat ylittäviä osa-alueita, jotka jokainen muodostavat omat organisaationsa. Organisaatiot ovat toisistaan hyvin poikkeavia, eikä yhteisen kokonaisarkkitehtuurin soveltaminen jokaiseen niistä ole yksinkertaista. Haasteellisuutta lisää myös se, että JHS-kokonaisarkkitehtuurimenetelmän ei koeta soveltuvan hyvin monesta organisaatiosta koostuvan kokonaisuuden johtamisen ja kehittämisen välineeksi. Menetelmää sovelletaankin monella eri tavalla, jolloin taas kokonaisarkkitehtuuri ei ole yhtenäistä eri organisaatioiden ja kohdealueiden kesken.

Resurssit, yhteistyö, ymmärrys ja hyväksyntä kokonaisarkkitehtuurin suurimpina haasteina

Resurssien puute vaivaa julkisen sektorin organisaatioita. Kokonaisarkkitehtuuria vahvasti osaavia ei ole julkisella sektorilla riittävästi, eikä kokonaisarkkitehtuurin tekemiselle ole helppoa saada muitakaan resursseja. Kokonaisarkkitehtuuria ei nähdä tärkeänä, vaan se koetaan ennemminkin ylimääräisenä vaivana. Tästä syystä resurssien käydessä vähiin kokonaisarkkitehtuurista on yleensä helpoin karsia. Resurssipulan ja kielteisen asenteen takia kokonaisarkkitehtuuria tehdään liian vähän tai ei ollenkaan.

Osaajien puutteen lisäksi myös osaamisessa on puutteita. Kokonaisarkkitehtuuria ei ymmärretä eikä sitä välttämättä osata käyttää hyväksi oikein. Koulutus on usein puutteellista, eikä siihenkään riitä aikaa tai henkilöitä. Moni haasteista johtuukin siitä, että ymmärrystä kokonaisarkkitehtuurista ei ole riittävästi. Tällöin kokonaisarkkitehtuuri koetaan ylimääräisenä vaivana eikä johto ymmärrä sen tärkeyttä organisaatioiden johtamisessa ja kehittämisessä.

Monet edellä olevat haasteet ovat seurausta kommunikaation puutteista ja sen haasteista. Usein kokonaisarkkitehtuuria ja sen sanastoa pidetään liian teknisenä, eikä sen ymmärretä olevan pohjimmiltaan vain normaalia toiminnan kehittämistä. Kokonaisarkkitehtuurin myynnissä ylimmälle johdolle on epäonnistuttu, eikä kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen kommunikointi ja aidon yhteistyön varmistaminen ole onnistunut.

Käyttöönotosta osaksi jatkuvaa toiminnan kehittämistä ja johtamista

Goforen palveluarkkitehti Janne Pehkosen tutkimuksessa kokonaisarkkitehtuurityön aloitusvaiheen keskeisimmiksi haasteiksi Suomen julkisella sektorilla nousivat sanasto, kokonaiskuva, arkkitehtuurityön kohdentaminen ja käsitteet. Suosituksia hän antoi lukuisia mm. terminologiaan selkeyttämiseen, monimutkaisuuden välttämiseen, arkkitehtuurityön myymiseen ja kokonaiskuvan hahmottamiseen liittyen.

Haasteet aloitusvaiheen jälkeen ovat osittain samoja. Edelleen on haasteita kokonaisarkkitehtuurin terminologiassa (jopa kokonaisarkkitehtuuri terminä koetaan luotaantyöntävänä), käytetyissä menetelmissä sekä KA:n myymisessä tehokkaasti organisaatioille. Myös resurssien, ymmärryksen, yhteistyön ja hyväksynnän haasteet ovat edelleen erittäin keskeisessä osassa julkisen sektorin kokonaisarkkitehtuurityötä. Täysin uusina haasteina esiin ovat nousseet lainsäädäntöön sekä julkisen sektorin rakenteeseen liittyvät haasteet. Näiden lisäksi uusia haasteita olivat muun muassa osaamisen keskittyminen muutamalle henkilölle ja kokonaisarkkitehtuurin kokeminen keinona johtaa ja ohjata organisaatioita ohi sen varsinaisen johdon.

Voitosta voittoon

Kuinka sitten varmistaa, että jokaisella riittää rusinoita? Tutkimustulosten perusteella annettiin suosituksia terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin käytön vakiinnuttamiseen. Edellä esiteltyjen haasteiden välttämiseksi ja ratkaisemiseksi tulisi tehdä seuraavia asioita.

Kokonaisarkkitehtuurin kommunikaation ja yhteistyön kehittämiseksi tulisi:

  • Kehittää julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää paremmin julkishallinnon rakenteeseen ja tarpeisiin soveltuvaksi.
  • Kehittää kokonaisarkkitehtuurin sanastoa vähemmän tekniseksi, jotta substanssityöntekijät eivät vieroksuisi sitä.
  • Saada kokonaisarkkitehtuuri osaksi projekteja jo niiden alkuvaiheissa tai jo ennen projekteja; kehittää projektienhallintaa.
  • Saada kokonaisarkkitehtuurin kannalta tarkastelu osaksi lainsäädäntöprosesseja.
  • Tehostaa IT:n ja liiketoiminnan välistä kommunikaatiota ja yhteistyötä ottamalla molemmat osapuolet konkreettisesti mukaan yhteisiin toimenpiteisiin.

Ymmärryksen lisäämiseksi tulisi:

  • Tehdä organisaatiorajat ylittävää kokonaisarkkitehtuuritukea: organisaatioiden välistä projektitukiapua tulisi tarjota esimerkiksi käyttämällä osaajia mentoreina kokonaisarkkitehtuuriprojekteissa yli organisaatiorajojen.
  • Käyttää ulkoista osaamista etenkin kokonaisarkkitehtuurin ohjauksessa ja mentorointitehtävissä sekä teknisissä kuvauksissa.
  • Kouluttaa konkreettisten esimerkkien kautta ja tuoda konkreettisia esimerkkejä enemmän esille, jotta kokonaisarkkitehtuuri avautuisi myös käytännön tasolla.
  • Tehdä osaamisen ja osaajien kouluttamista jatkuvasti esimerkiksi ottamalla kokonaisarkkitehtuurista kiinnostuneita henkilöitä mukaan kokonaisarkkitehtuuriprojekteihin.

Hyväksymisen varmistamiseksi tulisi:

  • Käyttää kokonaisarkkitehtuuria ensisijaisesti hankkeisiin, joissa se on mukana konkreettisessa tekemisessä. Tätä kautta tulee hakea onnistumisia ja osoittaa johdolle ja sidosryhmille kokonaisarkkitehtuurin hyödyt.
  • Kokonaisarkkitehtuuria käyttää aluksi riittävän isoihin, koko organisaation kattaviin projekteihin, jotta se saadaan tehokkaasti mukaan koko organisaation toimintaan ja sitä kautta juurrutettua myös muihin projekteihin.
  • Esitellä kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä käytännön työn tekijöille, jotta päästään eroon ajatuksesta, että kokonaisarkkitehtuuri on vain ylimääräistä työtä.
  • Kokonaisarkkitehtuuria ohjaavien tahojen toimia esimerkkeinä kokonaisarkkitehtuurin käytössä ja tuoda toimiaan vahvasti esiin.
  • Myydä kokonaisarkkitehtuuria entistä tehokkaammin johdolle ja johdon kokemia esteitä kokonaisarkkitehtuurille poistaa (KA:n tekninen kieli, KA keino johtaa ohi johdon, KA ylimääräistä työtä). Lisäksi pitäisi saada tietohallinto ymmärtämään, että on kyse normaalista toiminnan kehittämisestä.

Resurssien varmistamiseksi tulisi:

  • Kohdentaa lisäresursseja kokonaisarkkitehtuuriin tai nykyisiä resursseja tulisi kohdistaa keskeisten kokonaisarkkitehtuuriprojektien tekemiseen.

Haasteita on lukuisia, mutta oikein sovellettuna kokonaisarkkitehtuuri tuo valtavat hyödyt organisaatioille, kuten tekemästäni tutkimuksesta voidaan havaita. Resurssien, hyväksynnän ja ymmärryksen varmistaminen ovat keskeisessä osassa kokonaisarkkitehtuurin saattamista kiinteäksi osaksi toiminnan kehittämistä ja johtamista. Pelkkä resurssien lisääminen ja osaajien kouluttaminen ei kuitenkaan riitä, vaan rusinoiden tasainen jako vaatii ennen kaikkea aitoa yhteistyötä läpi koko kohdealueen.