Projektitiimi: projektin tärkein resurssi

Espanja on viime vuosien menestynein jalkapallojoukkue. Mutta miksi lähes yhtä taitava Argentiinan joukkue ei ole pärjännyt viimeisissä arvokisoissa? Urheilussa on harvoin yhtä oikeaa vastausta ja jokaisella penkkiurheilijalla on varmasti oma näkemyksensä asiasta. Pascual Berrone toteaa tutkimusraportissaan Business Lessons From the Soccer World Cup, että tärkein syy Espanjan menestymiseen on yhteisten tavoitteiden nostaminen yksittäisten tavoitteiden edelle.

Samat luonnonlait koskevat myös ohjelmistoprojekteja. Projektin onnistumisen elinehto on, että projektitiimi toimii tiiviinä ryhmänä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Onneksi projektipäälliköllä on hyvä mahdollisuus vaikuttaa tiimin toimintaan läpi projektin elinkaaren.

Niin Coaching Agile Teams, Peopleware kuin the One Minute Manager kirjojen perussanoma toimivasta tiimistä on sama. Ensin pitää valita potentiaaliset ja kehityskelpoiset henkilöt ja tämän jälkeen huolehtia siitä, että tiimi ottaa itse vastuun projektin toiminnasta.

Projektitiimin valinta

Projektitiimi koostuu yksilöistä, joilla on erilaiset roolit ja vastuut. Tiimin keskiössä ovat ohjelmistokehittäjät, jotka tyypillisesti toteuttavat projektin toiminnallisuudet.

Eric Sink jakaa kirjassaan Eric Sink on the Business of Software ohjelmistokehittäjät kahteen osaan: ohjelmoijiin ja ohjelmistosuunnittelijoihin. Ohjelmoijat vain tuottavat koodia, kun taas ohjelmistosuunnittelijat myös testaavat koodinsa, dokumentoivat sekä auttavat asiakasta järjestelmän ongelmissa. Toisin sanoen tekevät töitä laaja-alaisemmin ja ulkopuolella omasta mukavuusalueestaan. Ohjelmistosuunnittelijat ovat projektitiimissä täten paljon hyödyllisempiä, koska heille voi ohjata monimuotoisempia ja epämääräisempiä tehtäviä. Pätevät ohjelmistosuunnittelijat voivat myös korvata väliaikaisesti projektipäällikön, arkkitehdin tai jonkin muun projektin henkilöistä.

Eräässä projektissa piirsin tilakaavion ohjelmistosuunnittelijan toimenkuvasta. Tilakaavioon tuli yli kaksikymmentä erilaista tilaa. Tässä on selvä ero ohjelmoijaan nähden, jonka toimenkuvan piirtämiseen riittäisi vain muutama tilan tilakaavio.

Hyvä projektipäällikkö valitseekin projektiinsa mahdollisimman paljon ohjelmistosuunnittelijoita ja auttaa kokemattomia ohjelmoijia kehittymään suunnittelijoiksi projektin aikana. Projektipäällikön on tärkeää tuntea organisaation henkilöresurssit mahdollisimman hyvin, jolloin hänellä on näkemystä arvioida millaisia henkilöitä projektiin tarvitaan.

Projektitiimin kehittäminen

Projektipäällikön tehtävä on vastuuttaa askel kerrallaan tiimiläiset toimimaan mahdollisimman itsenäisesti. Projektiin tutustuttaminen onnistuu parhaiten ohjaamalla uudelle projektitiimiläiselle helppoja tehtäviä, jolloin onnistumisia tapahtuu heti ensimmäisistä päivistä lähtien. Kokemuksen ja tuntemuksen kasvaessa tehtävien vaikeuskerrointa kasvatetaan. Tutustumisvaihe kestää muutamasta viikosta useaan kuukauteen, henkilön valmiustasosta ja järjestelmän laajuudesta riippuen.

Tiimin kehittäminen ei ole kerran vuodessa tapahtuva pitkä kehityskeskustelu, vaan päivittäistä nopeiden positiivisten ja negatiivisten palautteiden antamista. Olen havainnut usein luontevammaksi palautteen antamisen suoraan kasvotusten tai jollakin pikaviestimellä kuin pitkällä sähköpostilla.

Terveen projektin tunnistaa siitä, että jokainen projektitiimin jäsen on korvattavissa ilman projektin tuottavuuden dramaattista laskua. Tällöin vastuuttaminen on onnistunut projektissa. Jokaisen jäsenen korvattavuus rauhoittaa myös projektitiimiä, koska lomat ja sairastumiset eivät vaikuta tiimin iskukykyyn merkittävästi.

Ohjeita tiimitoiminnan tehostamiseksi

– Prosessimallin tulee olla tarpeeksi kevyt, ettei kehittäjien aika kulu turhissa palavereissa ja muissa byrokraattisissa tehtävissä.
– Hyvä projektipäällikkö toimii palomuurina projektitiimin ja muiden sidosryhmien välillä. Vaikka jokainen tiimiläinen on vastuussa projektista, on ristiriitaisen ja väärän informaation minimointi pääosin projektipäällikön vastuulla.
– Tiimitoiminta on suurelta osin muiden huomioon ottamista: omien töiden keskeyttämistä, kun tiimikaveri tarvitsee apuasi, tylsänkin tehtävän dokumentointia, palavereihin saapumista ajoissa, komponentin huolellista testaamista, jotta toisen tiimiläisen on helppo jatkaa työtäsi jne.
– Projektipäällikön kannattaa silloin tällöin järjestää projektitiimille projektista irrallisia tapahtumia. Tapahtuman järjestäminen on hyvä ajoittaa jonkin pienen virstanpylvään yhteyteen.

Seuraavassa blogikirjoituksessa käsittelen projektipäällikön työnkuvaa. Pohdin päätöksentekoa ja sitä kuinka projektipäällikkö voi kehittää omaa ammattitaitoaan. Lue myös blogisarjan muut osat: Projektipäällikön antisuunnittelumalleja , Prosessimallit eivät ole hopealuoti ohjelmistoprojektien onnistumisessa ja Projektitiimi: projektin tärkein resurssi.

Lähteet/Luettavaa

Berrone – Business Lessons from the soccer world cup
Blanchard – One Minute Manager
Addison, Wesley – Coaching Agile Teams: A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition
Demarco, Lister – Peopleware: Productive Projects and Teams
Sink – Eric Sink on the Business of Software