Vuonna 2007 Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) työsuojeluhallinnossa oli tunnistettu tarve määritellä ja hankkia koko työsuojeluhallinnon käyttöön yhtenäinen valvontatietojärjestelmä. Tilannetta kartoitettiin esiselvityksessä, jonka loppuraportissa todettiin, että mm. työsuojeluhallinnon tuottamat tarkastuskertomukset olivat laadultaan hyvin kirjavia, tietoa tallennettiin päällekkäisiin järjestelmiin, työprosessit vaihtelivat alueittain ja valvonnan sisällössä oli suuria eroavaisuuksia. Tästä tarpeesta syntyi työsuojeluhallinnon valvontatietojärjestelmähanke Valtimo.
Valtimo-hanketta johdettiin STM:n työsuojeluosastolta ja tarkempi määritteleminen aloitettiin vuonna 2008. Tällöin toteutettavalle tietojärjestelmälle asetettiin viisi selkeää tavoitetta. Järjestelmän avulla haluttiin mm. tehostaa valvontaprosessia, parantaa työsuojelutarkastusten laatua ja ennen kaikkea yhtenäistää toiminta ja prosessit koko maassa. Koska kyseessä oli nelivuotinen hanke, hankkeen sisältö oli jaettu viiteen eri osakokonaisuuteen. Jokaiselle osakokonaisuudelle tehtiin omat vaatimukset, määrittelyt ja aikataulu.
Goforelle selkeä voitto
Valtimo-hankkeessa toteutetun tietojärjestelmän kilpailutus käytiin vuonna 2010 ja Gofore voitti sen ylivoimaisesti (93/100 pistettä). Eroa toiseksi tulleeseen oli yli 20 pistettä. Vaatimuksina järjestelmän toteutukselle olivat toimiva järjestelmä, joka mallinsi tarkastajan työnkulkua, SOA palveluarkkitehtuuri sekä ketterien menetelmien käyttö. Valituilla teknologioilla tuli myös olla pitkä elinkaari, eikä niihin saanut sisältyä raskaita ylläpitomaksuja. Koko toteutusprojektin kokoa mitattiin toimintopisteillä (function point), joihin myös tietojärjestelmän hinnoittelu perustui. Tietojärjestelmä Vera nimettiin suomalaisen työsuojelun pioneerin Vera Hjeltin mukaan.
Jokainen viidestä osakokonaisuudesta vedettiin läpi omana projektinaan. Asiakkaan tuottamat alkuperäiset määrittelyt käytiin toimittajan puolelta läpi ja niitä tarkennettiin yhdessä asiakkaan kanssa ennen toteutuksen aloittamista. Varsinainen Vera-tietojärjestelmän rakentaminen tehtiin scrum-menetelmää käyttäen kolmen viikon sprinteissä. Jokaisen sprintin tuotokset julkaistiin heti asiakkaan testattavaksi. Projektin päätyttyä asiakas hyväksyi toimituksen ja se päivitettiin tuotantoon. Hankkeen edetessä uuden projektin rinnalla tehtiin myös jo tuotannossa olevien ominaisuuksien ylläpitoa ja virheiden korjausta.
Miksi hanke onnistui?
1. Sitoutunut asiakas, tuoteomistajuus ja projektin hallinta toimivat
2. Ketterien menetelmien käyttö
3. Riittävä ymmärrys asiakkaan tarpeista ja toiveista
4. Halu auttaa asiakasta
Lista saattaa näyttää itsestään selvältä, mutta sen toteutuminen ei ole niin yksinkertaista. Jotta tietojärjestelmä voi onnistua, myös asiakkaan pitää olla sitoutunut järjestelmän tekemiseen. Sitä ei voi ulkoistaa täysin toimittajan tehtäväksi. Koko tietojärjestelmän toimituksen ajan tarvitaan asiakkaan panosta ja resursseja myös heidän puoleltaan. Tuoteomistajan ja projektinhallinnan pitää olla kiinnostuneita toimittajan projektin etenemisestä ja valmiita auttamaan avoimissa asioissa, joita väistämättä tulee esiin toteutuksen aikana. Myös toteutuksen aikainen testaaminen on äärimmäisen tärkeää.
Ketterien menetelmien käyttö on elinehto onnistuneessa tietojärjestelmäprojektissa. Järjestelmän rakennetaan pieni pala kerrallaan niin, että alusta asti on toimiva järjestelmä, jota pikku hiljaa laajennetaan. Näin tiedetään koko ajan, onko projekti menossa oikeaan suuntaan vai pitääkö tehdä muutoksia. Muutosten tekeminen ja virheiden löytäminen mahdollisimman aikaisin parantaa projektin tuottavuutta.
Esimerkkinä Valtimo-hankkeen asiakkaan sitoutumisesta on se, että jokaisen sprintin aikana järjestettiin asiakkaan ja toimittajan yhteistä käytettävyys- ja käyttäjäkokemustyötä, joissa järjestelmän uusia ominaisuuksia testattiin yhdessä. Tämä auttoi asiakasta ymmärtämään järjestelmää paremmin sekä toimittajaa saamaan palautetta uusista ominaisuuksista ja löytämään virheet aiemmin.
Yksi oleellinen osa haastavien ja monimutkaisten tietojärjestelmän rakentamista on se, että toimittaja ymmärtää asiakkaan tarpeet ja toimintamallit riittävän hyvin. Ne eivät yleensä selviä kaikki toimittajalle annetuista määrittelyistä, vaan toimittajalla pitää olla halua ja mielenkiintoa selvittää taustoja tarkemmin. Tämä on ehdoton edellytys oikeanlaisen tietojärjestelmän tekemiselle. Asiakasta voi joutua haastamaan miettimään omia prosessejaan uudelta kantilta, koska tietojärjestelmä todennäköisesti tuottaa erilaista tietoa, kuin mihin ennen on totuttu. Valtimo-hankkeessakin tuli vastaan tilanteita, joissa asiakas ei osannut riittävän tarkasti kertoa sitä, miten haluaa järjestelmän toimivan tietyssä tilanteessa. Parhaiten päästiin eteenpäin siten, että toimittaja ehdotti ratkaisua tilanteeseen. Oikeanlaista ehdotusta ei voi tehdä, jos ei ymmärrä asiakkaan tarpeita ja taustoja vaatimusten takana.
”Vera-tietojärjestelmä kestää vertailun minkä tahansa valvontatietojärjestelmän kanssa”
Valtimo on toistaiseksi Goforen historian pisin hanke ja se päättyi lokakuussa 2014. Hankkeen päätösseminaarissa helmikuussa 2015 tarkasteltiin hankkeen onnistumista hallinnollisesta ja tavallisen käyttäjän näkökulmasta. Tilaisuuden yksimielinen mielipide oli, että hanke oli onnistunut ja saavuttanut tavoitteensa. Samaan hengenvetoon todettiin myös, että vaikka Valtimo-hanke on päättynyt, Vera-järjestelmää pitää edelleen kehittää eteenpäin. Ja näin asia onkin. Vaikka Vera on siirtynyt ylläpitoon, uusia ominaisuuksia toteutetaan koko ajan ja parannetaan järjestelmän käytettävyyttä.
Päätösseminaarin esityksissä Gofore sai ansaittua huomiota:
”Vera-tietojärjestelmä kestää vertailun minkä tahansa valvontatietojärjestelmän kanssa” – STM:n osastopäällikkö Leo Suomaa
”Onnistunut toimittajan valinta (Gofore Oy)” – Ylitarkastaja Antti Ikonen, Etelä-Suomen aluehallintovirasto
”Goforelle ei yksinkertaisesti mikään näyttänyt olevan mahdotonta. Mahdottomien asioiden tekoon tosin meni hieman enemmän aikaa.” – Järjestelmäpäällikkö Seppo Hämäläinen, Etelä-Suomen aluehallintovirasto, STM
Asiakaspalaute lämmittää mieltä ja motivoi tekemään työtä hyvin myös jatkossa. Pitää kuitenkin muistaa, että onnistumista ei olisi ollut ilman erinomaista toimintaa myös asiakkaan puolelta.
Menestyksellinen yhteistyö saa jatkoa
Työ valvontatietojärjestelmän kanssa jatkuu edelleen vaikka hanke päättyikin. Paljon on vielä kehitettävää ja paranneltavaa. Lisätarpeita tulee esiin varmasti, kun Vera-järjestelmän tarjoamaa tietoa opitaan hyödyntämään kunnolla.
Blogin toinen osa tuo esiin konkreettisia tuloksia siitä, miten hanke onnistui. Pysykää siis kuulolla!
