Tiedolla Johtaminen – datan kaaoksesta aktiiviseen tuloksen johtamiseen

Digitaalisten tapahtumien kirjo kasvaa monimuotoisemmaksi samalla, kun niiden määrä kasvaa uusien vuorovaikutusohjelmistojen, sensorien ja datalähteiden lisääntymisen myötä. Maailmassa arvioidaan nykyisin olevan 8 zettatavun (1 ZB = 10^21 tavua) verran digitaalista tietoa. Se on lähes tuhat tavua maapallon jokaisen ihmisen elämän jokaiselle sekunnille. Eikä tiedon määrän kasvulle ole näkyvissä loppua. Sen arvioidaan lähes kaksinkertaistuvan vuosittain. (lähde: IDC/EMC 2014).

Kun tiedon määrä kasvaa, niin tiedon hyödyntämisen menetelmät muuttuvat. Olen parin vuosikymmenen aikana nähnyt useita kertoja, kun asiansa osaava johtaja on menettänyt otteen yksittäisten tehtävien toiminnan johtamisesta tiedon ”ylinumeroitumisen” myötä.  Ja tarkastelutavan muuttaminen ei ole onnistunut kvantitatiivisten tai muiden systeemisten datanhallintamenetelmien kautta. Tämän seurauksena on ajauduttu mutu-johtamiseen ja organisaation tuloksellisuus on kärsinyt. Miten voimme kääntää datamäärän kasvun haasteet eduksemme ja löytää muutoksesta enemmän hyötyjä kuin haittoja? Miten johtavassa roolissa olevan tulisi päivittää tiedolla johtamisen osaamista? Voimmeko synnyttää tiedon hallinnalla uutta liiketoimintaa?

Me Goforella autamme asiakkaitamme kehittämään omaa tiedolla johtamisen kyvykkyyttä organisaationsa kehitysvaiheen tarpeiden mukaisesti. Kuvaan tässä lyhyesti tiedolla johtamisen kulmakiviä, joista voimme jatkossa keskustella toiminnan kehittämisen ja vaikuttavuuden kasvattamiseksi. Tiedon hyödyntäjältä edellytetään neljän erityyppisen osaamisen hallintaa: tiedon käyttötilanteiden ymmärtämistä, tietoaineiston käsittelyn menetelmäosaamista sekä tiedon hankinnan ja hallinnan ymmärtämistä.

1) Tiedon käyttötilanteet voidaan jakaa karkeasti tiedon käyttäjien organisatooristen roolien mukaisiin näkökulmiin.

Tiedon käyttäjiä on kolmenlaisia: johtajia, toiminnan kehityksen ohjaajia sekä tuotantoprosessien ohjaajia. Jokaisella roolilla on erilaisia vaatimuksia datan tarkkuuteen, runsauteen sekä datan saamisen vasteaikaan. Johdon strategisia päätöksiä voidaan tehdä suuntaa antavien vaihtoehtoisten skenaarioiden pohjalta hitaammalla aikataululla. Taktinen taso hyödyntää tarkempia ja rikkaampia analyysejä arkkitehtuurien ja portfolioiden ohjaamisessa, mutta operatiivisen toiminnan vastuuhenkilö tarvitsee tietonsa nopeasti ja täsmällisesti. Organisaation kulttuuri ja johtamisjärjestelmän tunteminen helpottavat roolien lisäksi käyttötilanteiden määrittämistä.

2) Tietoaineiston laatu ja käsittelyn menetelmäosaaminen vaikuttavat, kuinka ”automatisoidusti” organisaatio voi hyödyntää dataa. Mitä tarkempaa ja määrämuotoisempaa data on, sen enemmän sitä voidaan käyttää liiketoiminnan sisältönä eikä vain johtamisen apuna.

Tiedon johtamisen kehittyneisyyttä voi kuvata kolmella erilaisella toiminnan hallinnan asteella: tilannekuvan luominen, tilanteen kehittymisen ennustaminen sekä tiedolla ohjaaminen. Tilannekuvassa pyritään luomaan kohdealueen kannalta relevantti jaettu kokonaiskuva esimerkiksi tuloskorttien, projektiraporttien tai analyysien avulla. Tiedon käyttäjät hyödyntävät tilannekuvaa toimimalla sen pohjalta joko itsenäisesti tai noudattamalla sovittua päätöksentekoprosessia. Moderneilla teknologioilla tilannekuva voidaan myös luoda ilman etukäteen suunniteltua raportointiprosessia, joskin usein operatiivisen tason käyttäjäjoukon on helpompi hahmottaa samanlaisen toistuvan tilannekuvan päivittyminen kuin oppia joka kerta erilaiset satunnaiset tilannekuvaukset. Ennustemallilla voidaan kuvata vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia nykyisen dynamiikan pohjalta. Ennustemallien vahvuutena on kyky konkretisoida mahdollisten todennäköisten tulevaisuuskuvien kautta tarvittavien muutosten luonne ja laajuus. Ennustemallit edellyttävät rikkaampaa ymmärrystä tilanteesta, mallintamisesta ja toiminnan dynamiikasta kuin perustilannekuvat. Datalla ohjaaminen (prosessien automatisointi) edellyttää organisaatiolta kykyä ohjata toimintoja datan avulla.

3) Tiedon lähteitä on neljänlaisia riippuen siitä kuinka suljetusta datasta ja prosessista on kyse.

Organisaatiot hyödyntävät tiedolla johtamista neljässä erilaisessa toimintaympäristössä. Omien operaatioiden hallinnassa sekä data että prosessi ovat organisaation (tai liiketoimintamallin verkoston) sisäisiä. Asiakasvuorovaikutuksessa data on organisaation sisäistä, mutta prosessit ovat osaltaan organisaation ulkopuolella. Voimavarojen hankinnassa ja hallinnassa data on osaltaan organisaation ulkopuolella, mutta prosessit ovat organisaation hallinnassa. Ympäröivän ekosysteemin tarkastelussa sekä tiedon lähteet että toiminnan prosessit ovat organisaation kontrollin ulkopuolella, jolloin tietoa hyvin käsittelevät organisaatiot voivat luoda siitä joko kilpailuedun tai uutta liiketoimintaa. Toimintaympäristöt ovat osaltaan päällekkäisiä, mutta niissä jokaisessa datan keruu ja hallinta ovat keskenään hieman erilaisia. Organisaatiolla on vähiten kontrollia ekosysteemiin liittyvien datalähteiden tiedon rakenteisiin ja tiedon laatuun, eniten omien operaatioidensa sisäiseen tietoon.

4) Datan hallintakyvykkyyden avulla organisaatiot pystyvät käyttämään tietoa monipuolisiin tarpeisiin. Kaiken datan ei tarvitse olla kurinalaisesti hallittua, mutta toiminnan kannalta krtiittisen ydintiedon tulee olla kattavaa, laadukasta, ajanmukaista ja oikein hallinnoitua. Nykyisin tietoa halutaan muokata ja yhdistellä uusia käyttötarkoituksia varten yhä enemmän.

Kasvavan informaatiomäärän aikana kaiken tiedon ei tarvitse olla big dataa. Joskus viisas pääsee vähemmälläkin: perinteiset relaatiokannat sopivat joihinkin käyttötarkoituksiin tehokkaasti, joskus tehokas signalointimalli on paras. Tiedon lähde sekä organisaation mahdollisuus vaikuttaa datan keräämiseen mahdollistavat organisaatioille taloudellisen tiedon keruun. Organisaation tulee hallita erilaisia datalähteitä eri käyttötarkoituksiinsa erilaisissa toimintaympäristöissä. Datatyyppien muokkaaminen ja yhdistely avaa usein mahdollisuuksia ennennäkemättömille analysointimahdollisuuksille. Silloin tarvitaan hyvää tiedon varastoinnin ja rikastamisen osaamista. Datan perustyyppejä ovat signaalidata, perinteisten tietojärjestelmien rakenteellinen data, avoin data, sosiaalisen median data, vuorovaikutustieto, tapahtumatiedot, sensoritiedot sekä muu jäsentymätön informaatio eri formaateissa.

Olen huomannut, että edellä mainituilla periaatteilla organisaatiolla on edellytykset toteuttaa digitalisoinnin strategiaansa ja kehittää tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä sekä valita järkevät ja tulokselliset tiedolla johtamisen tavat. – Jos olet kiinnostunut keskustelemaan lisää tiedolla johtamisen mahdollisuuksista organisaatiossasi, tule tapaamaan meitä Prosessipäiville 22.–23.4. Jutellaan yhdessä, millainen ratkaisu auttaisi sinua parhaiten!