Projektipäällikön pieni punainen kirja 3/3 – Valmenna tiimiä

Tämä on kolmas osa blogisarjasta, missä käyn lyhyesti läpi projektipäällikön nyrkkisääntöjäni. Kuten jo aloitusblogissa totesin, niin projektipäällikkö innostaa ja ohjaa tiimin positiivisen kierteen polulle. Tähän päästään auttamalla yksilöitä paremmiksi työssään tavoilla, joita listasin tämän sarjan toisessa blogissa . Tässä kolmannessa osassa keskitymme tapoihin, joilla projektipäällikön on mahdollista parantaa koko laatua ja tuottavuutta tiimitasolla.

Käytä aikaa ja energiaa tiimin hiomiseen

Ketju on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki. Projektityössä on tärkeää huolehtia tiimin eheydestä ja suorituskyvystä. Hyvätkin yksilöt voivat toimia toisiaan vastaan, ellei keskinäistä yhteistyötä ohjata oikeille raiteille. Olen alle lyhyesti listannut asioita, jotka koen huomioimisen arvoisiksi tiimityössä. On mielenkiintoista huomata, ettei listaukseni putoa kauaksi Agile Manifeston 15 vuotta vanhoista teeseistä. Jaan neuvoni kahteen kategoriaan:

  • Valtuuttaminen tarjoaa valtaa ja resursseja
  • Vastuuttaminen vaatii vastuun kantamista ja itsehillintää.

Valtuuta

Yhteisöllisyys

Flow on huippukokemus, jossa ihminen on vahvasti keskittynyt työhönsä, nauttii siitä ja on siihen työn itsensä vuoksi motivoitunut

Yhteisöllinen tiimi on itseohjautuva, avoin ja toisiinsa luottava. Luottamus ja avoimuus tuovat yhteisvastuun, yhteen hiileen puhaltamisen ja hyvien käytänteiden kehittämisen ilmapiirin. Tiimiläiset sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin ja osallistuvat ”samassa veneessä”-asenteella. Kaikki ovat samanarvoisia. Tietotyössä syntyy usein dramaattisia luokkaeroja kehitysorganisaation eri tasojen välille. Onkin tärkeää pohtia koko tiimin kesken kysymystä ”Kuka on aito loppuasiakas?”. Outward Mindset kirjassa todetaan osuvasti, että ollessamme kiinnostuneita muiden hyvinvoinnista, omat vastoinkäymiset vaikuttavat vähäisemmiltä. Uudemmat ketterät menetelmät, kuten DevOps:in Systems Thinking painottavat yhteisöllisyyden merkitystä myös teknisessä työssä. Pitkissä projekteissa projektityö kannattaa ulottaa loppukäyttäjien muodostamaan käyttäjäyhteisöön saakka. Anna loppukäyttäjien tehdä beta-testaus, priorisoida seuraavat ominaisuudet ja opastaa toisiaan.

Parhaimmillaan hyvin yhteen toimiva tiimi saavuttaa erityisen tuottavan tilan. Tiimitutkijat Katzenbach ja Smith kutsuvat tilaa nimellä ”Huipputiimi”, Åberg nimellä ”riemujoukko”, Agile-maailmassa ilmiötä on nimeltään ”hyper productive” ja yleisesti tilaa kutsutaan nimellä ”flow”.  Parhaimmillaan tiimi on moninkertaisesti tuottavampi kuin sen jäsenet yksinään.

 

Valtuuttaminen

Sitä saat, mitä tilaat

Tärkeä askel yhteisöllisyyden saavuttamisessa on tiimin valtuuttaminen. Tiimillä tulee olla riittävästi valtaa päättää omasta toiminnastaan. Valtuuttaminen edellyttää vastuun ottamista. Vastuu on helppo ottaa, kun tarjotaan riittävät resurssit ja edellytykset vastuun kantamiselle. Tärkeää on siis paitsi sälyttää vastuu, niin antaa tiimin jäsenille myös valta tehdä itsenäisiä päätöksiä. Mikromanageeraus tappaa vauhdin. Rosenthal & Jacobson todistivat jo -60 luvulla, että ”sitä saat, mitä tilaat”. Eli kun asetat odotusarvon korkealle ja luotat ihmisiin, niin he myös käyttäytyvät tämän mukaisesti. Valtuuttaminen johtaa parhaimmillaan joukkoistamiseen. Joukkoistamisessa organisaatiossa käynnistyy viraalisti itsenäisiä kehityshankkeita. Ilmiö luonnollisesti vaatii ilmaston, missä on sallittua olla itsenäinen ja jopa kokeilla uutta. Jarmo blogasi aikaisemmin kokeilemisen ja oivaltamisen tärkeästä yhteydestä.

 

Kannustaminen

Kannustus ruokkii oma-aloitteisuutta. Oma-aloitteisuus ruokkii kannustusta

Yhteisöllisyyden ja vastuun ottamisen oppiminen vaatii alkuun paljonkin kannustusta. Tiimejä vetäessä olen huomannut, että itseohjautuvuus lähtee pienistä puroista. Huomioimalla jo pieniä oma-aloitteisuuden askeleita, aloitekyky kasvaa nopeasti. Positiivinen kierre on itseään toteuttava ilmiö. Sekä vauhti, että ilmapiiri paranevat.  Alla näkyvä Tuckmanin klassinen jako ryhmäytymiselle viestii, että alussa tarvitaan paljon kannustusta ja tukea, minkä jälkeen tiimi alkaa vähitellen toimimaan tehokkaammin yhteistyössä.

Tuckmanin ryhmäytymisen vaiheet
Tuckmanin ryhmäytymisen vaiheet

Vastuuta

Kommunikaatio

Asiat riitelevät, ei ihmiset

Projektipäällikkö on valmentaja, joka pyrkii virittämään sidosryhmät vastaanottavalle ja rakentavalle taajuudelle, jotta kommunikaatio tiimin ja sidosryhmien välillä tapahtuu saumattomasti ja samalla tasolla. Carita puhui blogissaan yhdessä tekemisen taidosta. Ellei yhteistä säveltä löydy, niin avun tuo kirjaklassikko Difficult Conversations. Kirja jakaa keskustelun kolmeen osaan:

  1. Tapahtuma. Tapahtuneella asialla on aina monta näkökulmaa: osapuolien subjektiiviset näkemykset ja teoreettinen, ulkoisen tarkastelijan objektiivinen näkökulma. Asiasta keskusteltaessa on siis hyvä pyrkiä ensinnä ymmärtämään vastapuolen näkemykset ja myös pohtia tilannetta laajemmasta perspektiivistä. Toisaalta konfliktin syy on usein tunnepuolella, jolloin asiatason keskustelu ei vie tilannetta eteenpäin.
  2. Tunteet. Tunteet tekevät vuorovaikutuksesta haastavaa. Asiat ovat helppoja keskusteltavia, mutta asioihin liittyvät tunteet tekevät keskustelusta mutkikasta. Kaikessa kommunikaatiossa on äärimmäisen tärkeä tiedostaa ja keskustella asiaan liittyvistä tunteista. Varsinkin pelon ja vihan eri sävyt tukehduttavat kommunikaation nopeasti.
  3. Identiteetti. Identiteetti kuvaa henkilön omakuvaa, eli näkemystä itsestä. Identiteetti voi vaarantua keskustelun myötä, jos keskustelu esimerkiksi kyseenalaistaa henkilön osaamisen tai käyttäytymisen. Tämä taas nostaa pintaan edellä mainittuja tunteita. Identiteetin ja egon vaikutus on siis tärkeä tiedostaa keskustelussa.

Toinen klassikkoteos Getting to Yes toteaa ytimekkäästi ”asiat riitelevät, ei ihmiset”. Vuorovaikutus on kokonaisuudessaan pidempi prosessi, joka mahdollistaa vastapuolen ymmärtämisen ja oman käyttäytymisen muovaamisen tapahtumien etenemisen mukaan. Ensimmäinen tunnereaktio menee muutostilanteessa nopeasti ohi, kunhan tunteille annetaan riittävästi tilaa. Tämän jälkeen ollaan valmiita etsimään kaikkia tyydyttävä, luova ratkaisu.

Kuten Tomi aiemmin blogasi, niin kommunikaatio vaatii väsymätöntä panostamista. Hyviä keinoja kommunikaatiosi kehittämiseen on tarkkailla päivittäistä kommunikaatiota. Päivittäisen kommunikaation reflektointiin sopii simerkiksi CNVC-kysely. Konflikteihin reagointiasi voit profiloida esimerkiksi TKI-kyselyllä. Toimiessasi tiimissä, sinä olet vastuussa kommunikaatiotyylistäsi. On sinun vastuullasi että kuulijat vastaanottavat kertomasi viestin oikealla tavalla.

 

Oksien karsiminen

Yksi mätä omena pilaa koko sadon

Kaiken tsempin, positiivisuuden ja tasa-arvon keskellä huonot omenat pitää erotella korista. Oli kyse aikavarkaasta, ilmapiirin myrkyttäjästä tai vastaavasta. Usein tilanne paranee uudelleen roolituksella, valmennuksella ja tiimin tuella, mutta toisinaan on kaikille parempi, että henkilö jättää projektin. Tämä ei ole koskaan helppoa, mutta varsinkin konsulttityössä asiakas on äärimmäisen kiinnostunut käyttämään rahansa hyviin omenoihin. Kannattaa myös muistaa, että huippuyksilöt motivoivat toisiaan yhä parempaan vauhtiin ja muodostavat ”jänis ilmiön”, millä esimerkiksi juoksukisoissa nykyään juostaan kaikki ennätykset. Kaksi kovaa juoksijaa pystyvät yhdessä tekemään paremman ennätyksen kuin kukaan yksittäinen juoksija.

 

Jatkuva parantaminen ja säännöllinen katse taakse

TEAM – Together Everyone Achieves More

Venepäällikkökurssilta jäi elävästi muistiin sääntö, että toisen veneen tai esteen ohitettuasi, tulee aina katsoa taakse ja varmistua, etteivät omat peräaallot aiheuta ongelmia. Ketterässä maailmassa yksilöt ja tiimi kehittyvät pakotetusti paremmiksi. Tehtävät suunnitellaan lyhyiksi, jotta ne valmistuvat sprintin aikana. Lyhyitä tehtäviä katselmoidaan ja arvioidaan usein. Kommunikaatio on reflektiivistä ja aktiivista. Virheistä opitaan ja toimintatapoja kehitetään. Kaikkien sidosryhmien näkemyksiä ja mielipiteitä kuullaan usein ja avoimesti. Knibergin mukaan ketteristä tiimityötavoista ensimmäisenä unohtuu retrospektit. Älä jätä retroa väliin! Retro pakottaa pysähtymään ja ajattelemaan, kuuntelemaan ja kehittymään. Tämä johtaa nopeampaan ja ketterämpään tiimiin. Muista katsoa säännöllisesti peräaaltoihisi.

Tämän blogin valtuuttamisen ja vastuuttamisen työkalut
Tämän blogin valtuuttamisen ja vastuuttamisen työkalut