Tiedolla johtaminen edellyttää kulttuuria ja asennetta

Jyrki Kataisen hallitusohjelma nosti tiedolla johtamisen julkisjohtamisen isoksi teemaksi 2011. Hallitusohjelmassa esitettiin muun muassa, että ”julkisen sektorin tuottavuutta lisätään hyödyntämällä nykyistä tehokkaammin tiedolla johtamista”. Tämän jälkeen tiedolla johtamisen kehittämishankkeita on käynnistetty valtava määrä.
Tiedolla johtamisella pyritään tarttumaan esimerkiksi kustannustietoisuuden edistämiseen, tiedon avaamiseen, palveluiden vaikutusten mittaamiseen, kansalaisten osallistamiseen, toimintaprosessien tehostamiseen sekä lukemattomiin muihin johtamisen haasteisiin.
Yleisesti tiedolla johtamisen perusajatus on yksinkertainen. Minä olen jaotellut tiedolla johtamisen menestystekijät seuraavasti: 1) toiminnan tavoitteet ovat selvät, 2) kehittämistä ohjaavat aidot käyttö-/päätöksentekotilanteet, 3) tieto jalostuu ja 4) data on luotettavaa. Tästä on verraten helposti tunnistettavissa kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat. Kokonaisarkkitehtuuri luokin varsin hyvän viitekehyksen tiedolla johtamisen edistämiseen.
Datan osalta tapetilla ovat muun muassa laatu- ja omistajuuskysymykset. Nämä muodostavat edellytykset luotettavalle tiedolla johtamiselle. Datan linkittäminen kontekstiin, erilaisen datan ja tietolähteiden yhdistäminen, rajapintojen rakentaminen ja yhteensopivuuden varmistaminen luovat edellytykset tiedon jalostamiselle päätöksenteon tueksi.  Innovatiiviset tavat yhdistää paikkatietoa, demografiatietoja ja esimerkiksi tietoa käytössä olevasta kapasiteetista tarjoavat perusteet paremmalle toiminnan ohjaukselle.
Tietoa on jalostettu päätöksenteon tueksi jo pitkään, mutta moderni teknologia, avoimet arkkitehtuurit ja rajapinnat sekä tietoverkkoja hyödyntävät liiketoimintamallit nostavat datan jalostusmahdollisuudet aivan uudelle tasolle.
Uudenlainen dataan pohjautuva ajattelu on haastamassa vanhat johtamismallit ja kääntämässä uuden sivun liiketaloudellisessa ajattelussa. Vielä vuosikymmen sitten ei ollut lainkaan selvää, että tietohallintopäällikkö kuului yrityksen johtoryhmään. Nyt on jo nähty esimerkkejä, joissa tietohallinto tai valistuneet data-ajattelijat ovat keskeisessä roolissa liiketoiminnan suunnan määrittämisessä.
Yritykset seuraavat jo asiakkaiden tunteita ja käyttötottumuksia sosiaalisessa mediassa ja kohdentavat näin markkinointiaan ja tekevät muutoksia tuotteisiin tai niiden hinnoitteluun. Koska julkinen sektori pystyy tähän? Voisiko esimerkiksi terveyspalveluiden käyttöä ennakoida tai laatua seurata sosiaalisessa mediassa käytyjen keskusteluiden perusteella?
Siinä missä tiedonhallinta miellettiin aikaisemmin tukifunktioksi, tietojohtamisesta on tullut monen julkisen organisaation kohdalla koko toiminnan ydin. Erityisen tärkeätä on muistaa, että hallintokoneisto on olemassa yksinomaan asiakasta varten. Asiakkaiden palvelemiseksi tieto on vietävä sinne missä päätöksiä tehdään. Siellä tiedosta luodaan arvoa, ja alkaa se varsinainen tiedolla johtaminen; vaihtoehtojen punnitseminen ja päätösten tekeminen. Missä olemme nyt, minne haluamme toimintamme kehittyvän ja mitä teemme, jotta pääsemme tavoitteisiin.
Toiminnan tavoitteiden, oli sitten kyse kuntalaisten hyvinvoinnista tai valtion kokonaisedusta, tulee ohjata toimintaa. Rakenneuudistukset ovat välttämättömiä, jotta nykypäivän haasteisiin voidaan vastata. Poteroihin kaivautumisen aika on ohi. Kansalaisilla on aktiivinen rooli palveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Tietojärjestelmämme eivät vielä mahdollista osallistumista kovinkaan tehokkaasti.
Johtamisen näkökulmasta on tärkeä huomioida, että julkisessa hallinnossa tullaan näkemään sukupolvenvaihdos, joka haastaa meidät kaikki. Osaamisen siirtäminen ja uuden oppiminen nousevat keskeiseen roolin. Tämä muuttaa toimintakulttuuria ja nostaa tiedolla johtamisen entistä tärkeämpään rooliin. Se maailma, jota varten julkiset palvelut ja niitä tukeva hallintokoneisto aikoinaan rakennettiin, oli kovin toisenlainen. Nyt päätöksenteon tueksi tarvitaan uudenlaista tietoa ja tätä tuottamaan uudenlaiset rakenteet ja järjestelmät. Nämä tulee rakentaa tämän päivän tarpeet ja tavoitteet huomioiden.
Tiedolla johtaminen edellyttää tekemisen meininkiä; asennetta ja uudenlaista kulttuuria. Esimerkkejä tästä on jo nähtävissä. Uudenlaiset toiminta- ja johtamismallit valtaavat tilaa ja niittävät mainetta. Suuret kaupungit kulkevat etulinjassa ja pyrkivät luomaan tietoon perustuvia tapoja toimia.
Kehittämistä tehdään yhteistyössä järjestelmätoimittajien, toisten kuntien ja myös kolmannen sektorin kanssa. Kunnat toimivat oman alueellisen ekosysteeminsä keskiössä ja pyrkivät huolehtimaan sen elinvoimaisuudesta. Tässä tehtävässä tarvitaan niin ymmärrystä, osaamista kuin tekoja. Samalla kun teknologia uudistuu valtavaa vauhtia, vaaditaan rohkeutta myös johtamiselta. Tietoa pitää hyödyntää ja  johtajien tulee omalla esimerkillään osoittaa, että tavoitteiden saavuttamista seurataan ja tuetaan – tiedolla aidosti johdetaan.
Kirjoittaja: Tutkijatohtori Harri Laihonen, Tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi, Tampereen teknillinen yliopisto