Arkkitehtuurin arvo syntyy viestinnästä

Kokonaisarkkitehtuurityössä törmätään turhan usein erilaisiin tiedonkulun ongelmiin. Arkkitehtuurikuvauksia laadittaessa kaivataan hyviä esimerkkejä, kartoitetaan sidosarkkitehtuureja ja etsitään olemassa olevia vastaavia ratkaisuja, mutta näistä ei löydetä tietoa. Kuvauksia tuotetaan, mutta tarkoitettu kohdeyleisö ei hyödynnä niitä tai pahimmassa tapauksessa ei edes tiedä niiden olemassaolosta. Ulkopuolisten silmin arkkitehtuurityö voi näyttäytyä erillisenä saarekkeena, jopa uhkana ja kilpailijana olemassa oleville kehittämismenetelmille. Arkkitehtuurityötä tekevät odottavat johdon ja substanssiasiantuntijoiden tukea ja harmittelevat, kun sitä ei saa riittävästi tai arkkitehtuuria ei ymmärretä.
Kaikki edellä mainitut käytännön arkkitehtuurityössä havaitut ongelmat liittyvät suurelta osin arkkitehtuurin viestintään. Viestintä ei toki ole ainoa syy näihin ongelmiin. Lisäksi arkkitehtuurityössä voidaan kohdata myös muita esteitä ja hankaluuksia, joista ei voi syyttää viestinnän epäonnistumista. Esimerkiksi arkkitehtuurin jalkauttamisen haasteet on laajempi teema, josta viestintä muodostaa vain osan. Tässä kirjoituksessa keskityn kuitenkin erityisesti viestintään ja haluan nostaa esille omakohtaisen kokemukseni, että viestintään kiinnitetään yleisesti ottaen liian vähän huomiota.
Arkkitehtuurin viestintä voidaan jakaa kahteen vaiheeseen: arkkitehtuurin suunnittelun aikaiseen viestintään ja suunnittelun lopputulosten viestintään. Valitettavan usein erehdytään ajattelemaan, että viestintä on vain jälkimmäistä ja sekin nähdään kovin suppeasti. Luullaan, että arkkitehtuuri on viestitty, kun projektin päättyessä laaditut arkkitehtuurikuvaukset on esitelty ja asetettu kaikkien kohderyhmien saataville.
Arkkitehtuurin suunnittelun aikainen viestintä on ennen kaikkea arkkitehtuurityöhön osallistuvien henkilöiden välistä kommunikaatiota ja sopimista. Arkkitehtuurityö on usein itsessään merkittävä viestinnällinen prosessi. Olen useamman kerran ollut tilanteessa, jossa tilaajaorganisaation eri toimijat oppivat arkkitehtuurityön kautta itse jotakin uutta organisaatiostaan ja pystyvät kehittämään myös omaa toimintaansa. Tämä ei tietenkään ole yksin arkkitehtuurin tai arkkitehtuurimenetelmän ansiota, mutta arkkitehtuurityö tarjoaa organisaatiolle erinomaisen mahdollisuuden sisäiseen viestintään ja oppimiseen, jota ei kannata jättää käyttämättä. Tämä näkökulma kannattaa huomioida arkkitehtuurityön läpiviennin suunnittelussa ja siihen osallistuvien henkilöiden valinnassa. Tästäkin syystä arkkitehtuurin suunnitteluun tulisi siis osallistua mahdollisimman kattava edustus eli riittävässä määrin niin johdon, substanssitoiminnan kuin tietohallinnon edustajia.
Arkkitehtuurin lopputulosten viestintä tulisi ottaa huomioon jo arkkitehtuurin suunnittelun aikana. Tähän suunnitteluun vaikuttaa oleellisesti kenelle, mitä, miksi ja miten viestitään. Esimerkiksi johtoryhmälle ei välttämättä kannata esitellä sitä kaikenkattavaa yksityiskohtaista ArchiMate-kuvaa ja sadan sivun arkkitehtuuridokumenttia. Jos viesti menee perille paremmin parilla PowerPoint-kalvolla ja korkeamman tason kuvalla, sellaiset kannattaa arkkitehtuurin suunnittelun aikana tuottaa. Johtoa tyypillisesti kiinnostaa vähintään arkkitehtuuriin liittyvä ”business case” – tarve, tavoitteet, tavoiteltavat hyödyt ja keinot niiden toteuttamiseksi. Teknistä asiantuntijaa taas kiinnostavat arkkitehtuurin vaikutukset konkreettisiin ratkaisuihin. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa kaiken tämän, mutta sen viestintä tulee aina suhteuttaa kohderyhmän ja arkkitehtuurin tavoitteiden mukaan. Ei ole olemassa yhtä ainoata arkkitehtuuriviestinnän tapaa tai välinettä, joka sopisi kaikille kohderyhmille.
Vaikka itse arkkitehtuurityölläkin on arvoa, arkkitehtuuria ei tulisi koskaan kuvata vain kuvaamisen vuoksi. Merkittävä osa arkkitehtuurin arvosta muodostuu siitä, miten hyvin se tunnetaan ja kuinka sitä hyödynnetään. Tämä taas riippuu hyvin paljon siitä, miten arkkitehtuurin viestinnässä onnistutaan.