Ylläpito
Kun etsii verkosta merkitystä sanalle ylläpito, löytää määritelmän, jossa ylläpito tarkoittaa jonkin järjestelmän oikean toiminnan varmistamista ja järjestelmästä huolehtimista. Usein ihmiset mieltävät tämän kuitenkin ainoastaan tuotantoaikaisten virheiden korjaamiseksi ja palvelutuotteen toiminnan ylläpitämiseksi. Siksi, että palvelu käy ja kukkuu suunnitelmien mukaisesti. Joku ehkä tässä kohtaa ajattelee, että niin sen pitääkin mennä. Ylläpidon tulisi kuitenkin olla tuotteen jatkuvaa parantamista, kehittymistä koko sen elinkaaren ajan, eikä vain järjestelmän toiminnan varmistamista ja järjestelmästä huolehtimista, ylhäällä pitoa. Liiketoiminta tai mikä tahansa toiminta, jota varten palvelutuote on kehitetty ei kuitenkaan jää laakereille lepäämään. Miksi siis itse palvelutuote ei kehittyisi toiminnan mukana? Eikö tuotteen jatkuva parantaminen, sopeutuminen uusiin toiminnan tarpeisiin ja elinkaaren pidentäminen ole kaikkien pitkäntähtäimen etu? Ylläpito ja jatkuva parantaminen ovat tuotteen elinkaaren tärkeimpiä vaiheita, sillä tuotteen ensimmäinen versio on harvoin täydellinen. Toiminnan tarpeet muuttuvat joskus nopeallakin aikataululla ja teknologioiden elinkaari pienenee koko ajan. Suuria kustannuksia aiheuttaa usein se, että tuotteen elinkaari on lyhyt ja lyhytnäköisesti suunniteltu.
Kuva 1. Tuoteen laatua ja tarkoituksen mukaisuutta tulisi arvioida koko tuoteen elinkaaren ajan.
Jatkuva parantaminen
Ylläpidon tuottamisen toimintatavat, jotka perustuvat kaizen jatkuvan parantamisen periaatteeseen, lean -ajatteluun ja Six Sigmaan ovat käytännössä sitä, että kaikki mitä ylläpidossa tehdään tähtää tuotteen huoltamiseen ja parantamiseen sekä kehittämiseen aktiivisesti eteenpäin – joka tilanteessa. Ylläpidon tahtotila on varmistua siitä, että tuote voi muuntautua tai muuttua toiseksi asiakkaan toimintojen mukaan. Palvelutuotteen tulisi edetä joustavasti asteittaisten parannusten ja muutosten sekä toiminnan kehittämisen kautta. Parantamisen (Improvement) tulisi edetä jatkuvan arvioinnin periaatteella ja sen kehityksessä tulisi olla mukana ja taustalla toiminnan kokonaisarkkitehtuuri, tuotearkkitehdit, suunnittelijat ja tuotteen käyttäjät sekä asiakkaat. Vuorovaikutuspisteet, joista Tahvo Hyötyläinen blogissaan ”Kokonaisarkkitehtuurin vetovoima syntyy vuorovaikutuksesta ja lopputuloksista” mainitsee, tulisi olla myös vahvasti läsnä osana palvelutuotteen tämän vaiheen elinkaarta. Muutokset tulisi suunnitella ja tehdä palvelun saatavuudesta huolehtimisen, ympäristön muutoksista aiheutuvien palvelun muutosten ja palvelun käytöstä saadun tiedon perusteella. Niiden vaikutuksia ja tuotteen tilaa tulisi myös arvioida jatkuvasti.
Parantamisen vuosikello
Jotta jatkuva parantaminen ylläpidossa toimisi, se vaatii suunnittelua ja suunnitelmallisuutta. Suunnittelu tulisi aloittaa jo tuotantovaiheessa, kun tuotetta siirretään tuotantoon. Ylläpitosuunnitelman lisäksi tuotteelle tulisi miettiä jatkuvan parantamisen strategia ja visio, joka toimii samalla tavoitteena, johon valitun strategian avulla pyritään. Ylläpidon toimintaa tulisi ohjata myös kokonaisarkkitehtuurin ja toiminnan strategian mukaisesti, jotta palvelutuotteen kehitys kulkisi oikeaan suuntaan toiminnan kehittyessä. Jatkuvan palvelun vuosikello tulisikin suunnitella periaatteella suunnittele – toteuta – arvioi – toimi. Tässä ylläpito-organisaation ongelman tai heikkouden tunnistaminen ja havaitseminen, sen yksilöiminen ja havainnollistaminen, ratkaisujen kartoitus ja etsiminen, korjaavan toimenpiteen selkiyttäminen ja kirjaaminen toteutettavaksi toimenpide-ehdotukseksi tuovat jatkuvasti tietoa ylläpidon kehittämisryhmälle toiminnan suunnasta, sen kehityksestä ja kehittämistarpeista.
Kuva 2. Jatkuvan parantamisen vuosikellon suunnitteluperiaate.
Vuosikellon toteuttaminen vie ylläpidon asiakaslähtöiseen palvelutuotteen jatkuvaan parantamiseen, mikä mahdollistaa toimintaa tukevan palvelutuotteen nopean muuttumisen, laadun parantumisen, elinkaaren pidentymisen sekä niiden myötä myös kokonaiskustannusten pienenemisen.
