Aikansa eläneen tietojärjestelmän uudistaminen tarjoaa tilaisuuden tarkastella myös organisaation toimintamalleja uusista näkökulmista. – Kun teknologian uudistamiseen liittyy myös toimintatapojen uudistus, keskeistä suunnittelussa on käyttäjälähtöisyys, sanoo hankepäällikkö Pekka Äikäs Aalto-yliopistosta.
Äikäs vetää Helsingin yliopiston, Tampereen yliopiston ja Aalto-yliopiston yhteistä opintohallinnon tietojärjestelmien modernisointihanketta (OTM).
Järjestelmällä hallinnoidaan tutkinto- ja jatko-opiskelijan elinkaari yliopistossa opiskelijavalinnasta valmistumiseen, ja sen on määrä kattaa kaikki opintohallinnon toiminnallisuudet.
Hanke on vaativa, monitahoinen ja aikaa vievä. Se on myös malliesimerkki siitä, miten käyttäjäkeskeinen lähestymistapa voi avata pitkälle ja haastavalle työlle uuden näkökulman ja sen myötä oikean suunnan ja etenemismallin.
Opiskelijat hallintotöihin
Yliopistojen opintohallinnon järjestelmät ovat pääosin 90-luvun puolivälistä. Tarve niiden uudistamiseen on ollut pitkään tiedossa, ja ajatusta kansallisesta tietojärjestelmästäkin oli jo ministeriön tasolla viritelty. Kun se ei toteutunut, kolme yliopistoa päätyivät aloittamaan järjestelmäuudistuksen keskenään. Hanke jatkuu vuoden 2016 loppuun.
– Teknologian vanhentuminen on vain yksi syy järjestelmien uudistamiselle, sillä entistä painavammiksi ovat viime vuosina nousseet yliopistojen resurssipaineet ja pyrkimys hallinnon tehostamiseen. Opintohallinnon tietojärjestelmän uudistamisella on siten myös tärkeä strateginen rooli, Äikäs sanoo.
Painotuksen muutos näkyy myös käytännössä. Hallinnon tarpeiden ohjaama valmistelu löysi uuden vaihteen, kun Helsingin yliopiston Tietotekniikkakeskuksen ohjelmistotuotannon tiiminvetäjä Sami Nikander liittyi projektiin viime kesänä. Hän toi mukanaan vahvan painotuksen käyttäjäkeskeiseen suunnitteluun ja sen seurauksena koko työhön uuden näkökulman.
– Katsantokulman kääntäminen hallinnosta opiskelijoihin avasi ajatukset ratkaisuille, jotka aikanaan antavat mahdollisuudet fiksumpiin toimintatapoihin niin opiskelijan, opintohallinnon kuin yliopistonkin kannalta. Yliopistot haluavat nyt aidosti katsoa, miten toimintamalleja voidaan opintohallinnossa uudistaa sujuvammiksi ja tehokkaammiksi, Äikäs sanoo.
Käyttöliittymä on onnistumisen avain
Valmistelu, vaatimusmäärittely, konseptointi ja käyttöliittymän perussuunnittelu on tehty pääosin yliopistojen omin voimin. Loppukeväästä mukaan tulivat yliopistojen puitesopimusten piiristä valitut yrityskumppanit.
Käyttöliittymää suunniteltiin Sami Nikanderin johdolla ja työssä käytettiin Helsingin yliopistossa kehitettyä suunnittelumenetelmää GUIDEa. Siinä suunnittelun lähtökohtana ei ole ominaisuusluettelo, vaan käyttäjän konkreettinen tarve, joka ratkaistaan läpi. Työkaluja ovat paperi ja kynä, ja käyttäjät kommentoivat ehdotuksia ensimmäisestä luonnoksesta alkaen.
Gofore on Helsingin yliopiston puitesopimuskumppani ketterien menetelmien konsultoinnissa ja on ollut hankkeessa mukana toukokuusta 2014 käyttöliittymäasiantuntijana.
– Yliopistot ovat tehneet poikkeuksellisen hyvää työtä käyttäjien tarpeiden selvittämisessä ja käyttöliittymän suunnittelussa, Goforen UX-suunnittelija Arto Puikkonen kiittää. Hän työstää parhaillaan suunnitelmia eteenpäin ohjelmointikuntoon.
Ketterästi yli kynnyksen
Äikkään mukaan kolmen yliopiston yhteenliittymä on osoittautunut toimivaksi. Toteutusvoimaa on riittävästi, mutta joukko pysyy silti päätöskykyisenä. Yhteistyö on tehnyt vaikutuksen myös Sami Nikanderiin.
– On hienoa nähdä, miten yliopistot pyrkivät nyt yhdessä harmonisoimaan työtapojaan.
Omasta tietotekniikka-asiantuntijan kulmastaan Nikander on erityisen tyytyväinen siitä, että sai tuoda hankkeeseen ’ketterän mindsetin’ ja sen mukaisen etenemisen.
– Ketterä toimintamalli alentaa liikkeellelähdön kynnystä, kun voidaan edetä kokeilun kautta ja pystytään reagoimaan palautteeseen ja toimintatapojen muutoksiin.
Lukkarista liikkeelle
Äikäs toteaa, että vaikka yliopistoilla on paljon omaa osaamista ja hanke on edennyt hyvin, kaikkea ei voi eikä kannata tehdä omin voimin.
– Yritysten ammattilaisten myötä hankkeeseen tulee ryhtiä ja myös tilaajan puolella fokus pysyy koko ajan selvänä, Äikäs sanoo.
Toteutus etenee nyt vaiheittain. Lomakauden jälkeen valmistuu lukujärjestystyökalu, joka annetaan rajatun opiskelijaryhmän käyttöön.
– Opiskelijoiden saaminen käyttäjiksi on järjestelmän hyödyllisyyden kannalta aivan ydinasia. Siksi lähdemme liikkeelle heille tärkeästä työkalusta.
Entä jatkossa – millaista uutta on tulossa? Äikäs antaa esimerkkejä:
– Nykyisin opiskelijan valmistuessa virkailijat kokoavat paljolti käsityönä eri lähteistä tiedot opiskelijan suorituksista. Tulevaisuudessa monia vaiheita pystytään automatisoimaan, jolloin hallintoa kuormittava paperityö vähenee ja työaikaa saadaan esimerkiksi kehittämiseen ja suunnitteluun.
– Myös yliopiston resurssien suunnittelu järkevöityy, kun kurssien toteuttamista ja tilojen käyttöä ei tarvitse enää suunnitella historiadatan perusteella vaan sen mukaan miten opiskelijat ovat suunnitelleet.
Opiskelijan näkökulmasta uutta järjestelmää voi luonnehtia opintojen suunnittelun itsepalvelutyökaluksi. He voivat suunnitella vuoden tai jopa koko viiden vuoden opiskelujensa etenemisen ja ovat muun muassa koko ajan selvillä suorituksistaan suhteessa tutkintovaatimuksiin.
Teksti: Marketta Tammisto, Effet.
