Kun yritys päättää lähteä uudistamaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä, edessä on tyypillisesti laaja ja pitkäkestoinen, paljon resursseja vaativa useiden vuosien projekti. ERP voi olla yritykselle jopa satojen miljoonien investointi. Mutta panostus kannattaa. Kaivosalan teknologiayhtiö Normet on paraatiesimerkki siitä, miten yli 30 maassa toimiva, 1 800 työntekijän globaali kasvuyhtiö on onnistunut toiminnanohjausjärjestelmänsä muutos- ja uudistushankkeessa.
Iisalmelaislähtöinen Normet on kasvanut viime vuosina voimakkaasti kansainvälisin yritysostoin. Sen vanavedessä yhtiön on pitänyt yhtenäistää liiketoimintaprosessejaan, toimintatapojaan ja -kulttuureitaan.
Tässä kehityksessä on ollut keskeistä, että uusi ERP-järjestelmä toimii kasvun ajurina ja viedään koko yrityksen toiminnoksi, kertoo Normetin Suvi Eväkoski. Hän johtaa yhtiön IT-projektitoimistoa ja vastaa vaativasta ERP-hankkeesta.
Projekti käynnistyi vuoden 2020 alussa. Lähes viisi vuotta myöhemmin, vuoden 2024 lopulla, yhtiö saavutti ensimmäisen merkittävän etapin, kun Microsoftin D365-ohjelmiston pohjalle rakennettu ERP otetiin käyttöön Suomessa.
”Järjestelmä otettiin käyttöön tavoiteaikataulussa lokakuun lopussa. Henkilöstön näkökulmasta onnistuimme uudistuksessa erityisen hyvin”, Suvi Eväkoski iloitsee.
”Uusi ERP tukee myös vahvasti yrityksemme kasvutavoitteita.”
ERP-muutos johdettava ihmislähtöisesti
Normet päätti huomioida muutosjohtamisen projektissa heti alusta alkaen ja otti Goforen auttamaan ihmislähtöisessä muutosjohtamisessa.
Mutta jotta voi ymmärtää, mikä merkitys ihmislähtöisellä toimintatavalla ja muutosjohtamisella on ollut Normetin ERP-järjestelmähankkeessa, pitää palata tarinassa muutama vuosi taaksepäin.
Normet teki ERP-uudistustyötä jo vuosina 2018-2019. Järjestelmää oli ehditty viedä seitsemään eri maahan, kun projekti päätettiin keskeyttää. Läpivienti ei ollut edennyt toivotusti, eikä sen onnistumiselle nähty enää edellytyksiä. Peli vihellettiin poikki.
Suvi Eväkosken mukaan päätös oli perusteltu, ja sen taustalla oli useita tekijöitä.
Monitoimittajaympäristö ei toiminut yhtenäisesti, globaali kokoava tavoite ja sisäinen tiimi puuttuivat, käyttäjäkoulutus oli riittämätöntä, järjestelmiä ei ollut määritelty”, hän mainitsee.
”Isoin sudenkuoppa oli se, että hanketta ei johdettu paikallisesti ja ihmislähtöisesti, vaan keskitetysti ylhäältä alaspäin, globaalista toiminnosta käsin. Emme ottaneet ihmisiämme eri rooleissa alusta alkaen riittävästi mukaan muutokseen. Keräsimme opit ja päätimme aloittaa puhtaalta pöydältä.”
Määrittele, linjaa, vastuuta
Muutoksen toteuttaminen ihmislähtöisesti on ERP:n kaltaisissa järeissä liiketoimintahankkeissa erittäin keskeistä, jotta ne voivat onnistua, sanoo Goforen seniorikonsultti Saara Lehmuskoski.
”Minkään järjestelmän käyttöönotto ei onnistu pelkästään toimivaan teknologiaan keskittymällä. Tulevien käyttäjien täytyy ajoissa saada ymmärtää mistä muutoksessa on kyse, miten se hyödyttää yhtiötä ja miten se vaikuttaa heidän arkipäiväiseen työskentelyynsä. Lisäksi heidän täytyy saada riittävä koulutus ennen käyttöönottoa ja tukea sen jälkeen. Tämä edellyttää muutoksen sanoittamista ja konkretisointia, viestintää, dialogia, osallistumista ja kouluttamista.”
Kyse on liiketoiminnan, IT:n ja ennen kaikkea työn tekemisen tapojen uudistamisesta. Lehmuskosken mukaan tekninen järjestelmä luo pohjan, mutta hanke kannattaa ehdottomasti nähdä liiketoiminnan projektina, ja pitää fokuksessa uudet liiketoimintaprosessit, roolit ja toimintatavat, ja viime kädessä myös yrityksen asiakkaat.
”Kun työntekijät ymmärtävät muutoksen hyödyt ja saavat osallistua muutosmatkan aikana tekemiseen oikea-aikaisesti, omistajuus ja motivaatio uusien asioiden omaksumiselle kasvaa merkittävästi. Johdolla ja esihenkilöillä on tässä olennainen rooli muutoksen johtajina, sitä ei voi ulkoistaa projektille tai konsulteille. Työntekijät haluavat kuulla muutoksesta, sen hyödyistä ja yksityiskohdista omalta johdoltaan ja omilta esihenkilöiltään.”
Normet on nyt määritellyt esimerkiksi uudet prosessiroolit ja -omistajuudet, linjannut prosessimanagerien vastuut sekä sen, miten prosessirooli ja työrooli eroavat toisistaan. On kuvattu ja sanoitettu eri roolien vastuuta ja avattu sitä, mitä Normetilla tekee esimerkiksi tuotannonsuunnittelija, varastotyöntekijä tai varastopäällikkö. Lisäksi on perustettu avainkäyttäjäverkosto, jolle on luotu vakiintunut toimintatapa. Johtoa ja esihenkilöitä on autettu sanoittamaan muutosta tiimeissään.
”Kaikki organisaation tasot ja roolit on otettu muutoksen määrittelyyn ja sitoutettu toteuttamiseen mukaan. Koska näin iso muutos vaatii yritykseltä aikaa ja resursseja, olemme roolitasolle viedyn koulutussuunnitelman avulla avanneet konkreettisesti sitä, mitä ja kuinka paljon tietyn roolin tai loppukäyttäjän koulutus edellyttää. Olemme konkretisoineet ja sanoittaneet muutosta viestimällä, mikä muuttuu, missä kohtaa muutos tulee, mitä se tarkoittaa, ketä se koskee tai mitä tietyn roolin pitää tehdä jatkossa toisin”, Saara Lehmuskoski kertoo.
Muutos konkretisoituu usein siihen, että työntekijät alkavat toimia uusissa rooleissa suunnitellulla tavalla. Suvi Eväkosken mukaan keskeinen uusi rooli Normetin muutoksessamme on ollut avainkäyttäjän rooli.
”Nämä muutosagenttimme kouluttavat loppukäyttäjät uusiin toimintamalleihin, prosesseihin ja IT-järjestelmiin. Lisäksi liiketoiminnoissa on nimetty erilliset prosessialuekohtaiset omistajat, jotka vastaavat tiimeissään liiketoiminnan ja IT:n välisestä yhteistyöstä, viestinnästä ja tiedonkulusta. Kaikkiaan olemme kouluttaneet Suomessa noin 500 loppukäyttäjää. Koulutustapahtumia on ollut reilu sata”, Suvi Eväkoski kertoo.
Normet on erityisen tyytyväinen siihen, että liiketoiminta jatkui keskeytyksettä ERP:n käyttöönoton ajan. Tehdas oli poikkeuksellisen lyhyen ajan kiinni – vain neljä päivää, torstaista sunnuntaihin. Ensimmäinen laite saatiin jo matkaan maailmalle käyttöönotosta seuraavana päivänä.
Investointi on Normetille laaja ja merkittävä, ja siihen panostetaan huomattavasti. Hankkeesta myös raportoidaan esimerkiksi yhtiön hallitukselle säännöllisesti.
Muutosväsymys väistämätöntä
Vuosia kestävät ERP-projektit vaativat sitkeyttä ja pitkäjänteisyyttä. Goforen Saara Lehmuskoski on pitkän linjan muutoskonsultti, joka on ollut mukana johtamassa muutoksia eri toimialoilla
Hän tietää kokemuksesta, että muutosväsymys, turhautuminen ja epäusko iskevät väistämättä jossain vaiheessa – mikä on erittäin ymmärrettävää.
”Kun tämä huomataan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, pystymme löytämään nopeasti keinoja ihmisten tukemiseen ja auttamiseen. On tärkeää, että johto ja linjaesihenkilöt käyvät jatkuvaa dialogia työntekijöiden kanssa. Kun mitataan ihmisten muutoskokemusta, pysytään paremmin pulssilla. Silloin muutosjohtamisen tukitoimet voidaan kohdentaa sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Datalla johtaminen on tärkeää myös muutoksissa.”
Normetin ERP-uudistuksen toteutus on nyt onnistunut Suomessa ja ensi vaiheen tavoitteet toteutuneet. Pitkäjänteisyyttä tarvitaan edelleen, kun työ etenee seuraavaksi globaalisti. Vuoden 2025 aikana ERP viedään Intiaan, Itävaltaan, Sveitsiin ja Iso-Britanniaan. Australian ja Afrikan maiden aloitus on vuorossa 2025 lopulla.
Tällä tahdilla Normet on Suvi Eväkosken mukaan loppuvuodesta 2026 tilanteessa, jossa jopa 90 % sen liiketoiminnasta on uudessa järjestelmässä.
Maali siintää vuodessa 2027. Silloin ERP on Normetilla globaalisti liiketoimintojen käytössä.
”Parempaa ja tarkempaa asiakkuudenhallintaa, jossa data antaa meille selkeän kokonaisnäkymän asiakaskokemukseen sekä siihen, miten teemme siitä mahdollisimman hyvän”, Suvi Eväkoski visioi.
Fakta: Normet
- Johtava teknologiayhtiö, joka kehittää innovatiivisia ratkaisuja kaivos-, tunnelointi- ja rakennusteollisuuteen.
- Toimii globaalisti yli 30 maassa ja 50 toimipisteessä.
- Työntekijöitä yli 1800.
- Liikevaihto vuonna 2023 oli 484 miljoonaa euroa.
- Toimitusjohtaja Ed Santamaria.
Vinkit: ERP-hankkeen onnistumisen kulmakivet
- Keskity dataan: Uudista toiminnanohjausjärjestelmäsi datalähtöisesti, jotta varmistat liiketoimintakriittisen datan eheyden sekä datan hyödynnettävyyden ihmisille, prosesseille, ja esimerkiksi tekoälylle, kun uusi järjestelmä on käytössä.
- Ole ihmisten tukena: Auta ihmisiä omaksumaan uudet käyttäytymismallit jo alusta alkaen.
- Varmista laatu alusta alkaen: Suunnittele testaus ja laadunvarmistus alusta alkaen varaamalla niille riittävästi aikaa ja budjettia.
- Saavuta tavoitellut hyödyt: Johda hyötyjen toteutumista koko hankkeen ajan yhdistämällä hankkeen aikainen päätöksenteko tavoiteltaviin liiketoimintahyötyihin.
Kuvat: Normet