Kokonaisarkkitehtuurin käsitteet vaativat määrittelyä

Yhteiset käsitteet ovat kaiken ihmisten välisen kommunikaation perusta. Tämä pätee myös kokonaisarkkitehtuurityössä ja ehkä siinä jopa aivan erityisesti, koska tavoitteena on tuottaa kuvauksia yhteisellä ja yhteensopivalla tavalla. Siksi käsitteiden määrittelyyn ja sen varmistamiseen, että kaikki jakavat nämä samat määritelmät, käytetty aika ei koskaan ole hukkaanheitettyä. Aina löytyy yllätyksiä sen suhteen, että jo pitkään viljellyt käsitteet eivät merkitsekään työhön osallistuville samaa, vaan ne saattavat vaatia paljonkin lisää keskustelua ja rajaamista ennen kuin ne ymmärretään yhteisellä tavalla. Kun käsite on kerran selkeästi määritelty, se helpottaa kommunikointia ja asioiden dokumentointia. Se myös helpottaa omaa ajattelua ja asioiden jäsentelyä.
Jokaisessa organisaatiossa on omat toimialaan liittyvät käsitteensä, joiden määrittely usein tehdään kyseisen organisaation kokonaisarkkitehtuurityössä. Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurityön viitekehyksen sisällä on myös paljon sellaisia käsitteitä, jotka ovat kaikille yhteisiä. Nämä ovat itse menetelmään liittyviä käsitteitä, sellaisia kuten palvelu tai sidosryhmä. Kokonaisarkkitehtuurityössä on pitkälti kyse yhteentoimivuuden varmistamisesta ja tästä syystä olisi olennaisen tärkeää, että nämä käsitteet ymmärretään kaikkialla julkishallinnossa samalla tavalla, jotta tuotokset olisivat yhtenäisiä.  Miten organisaatiossa voidaan määritellä sidosryhmiä, jos koko käsitettä ei ole ylipäänsä määritelty?
Tällä hetkellä kokonaisarkkitehtuurityötä käynnistettäessä onkin välttämätöntä, että myös itse menetelmään liittyvät käsitteet, ei vain toimialan käsitteet, käydään organisaation sisällä läpi ja määritellään mitä niillä tarkoitetaan kaikissa ka-tuotoksissa, jotta nämä olisivat yhteensopivia. Toivottavaa kuitenkin olisi, että tulevaisuudessa julkishallinnon käytössä olisi yhteiset määritelmät menetelmän käsitteistölle. Eri organisaatioissa tehtävää työtä helpottaisi ja tuotosten yhteensopivuutta parantaisi, jos voitasiin lukkoonlyödä, että tietty käsite tarkoittaa tiettyä asiaa kaikissa julkishallinnon ka-menetelmän määrityksissä, ohjeistuksissa ja dokumenteissa.
Julkishallinnolle yhteinen kokonaisarkkitehtuurityön peruskäsitteiden määrittely löytyy Valtiovarainministeriön dokumentista ”Kokonaisarkkitehtuurin käsitteitä ja termejä”. Tämä dokumentti on kuitenkin suppea ja osittain puutteellinen. Esimerkiksi  kokonaisarkkitehtuurityön keskeinen käsite palvelu määritellään seuraavasti: ”Palvelulla tarkoitetaan toiselle osapuolelle tarjottua toiminnallista tai teknistä palvelua.” Käsite kuvataan siis viittaamalla siihen itseensä – palveluun. Lisäksi viitataan käsitteisiin toiminnallinen ja tekninen ilman, että näiden määritelmiä on kuvattu missään. Palvelu– käsitteen yhteinen ymmärtäminen olisi kuitenkin olennaisen tärkeää, sillä ka-työ on täynnä erilaisia palveluita: tietojärjestelmäpalveluita, ylätason toiminnallisia palveluita, teknologiapalveluita, jopa SOA-palveluita. Kaikista näistä saatetaan huolettomasti puhua yleisesti palveluina asiayhteydestä riippuen. Tärkeää olisikin kuvata erityyppisten palveluiden merkitys ja erot, keskinäiset suhteet ja palvelutaksonomia, eli palveluiden luokittelu.
Mielenkiintoisen kokonaisuuden muodostavat myös käsitteet sidosryhmä, toimija, rooli ja organisaatio. JHS-179 ottaa tähän kantaa seuraavasti: ”Toimijoilla tarkoitetaan tässä sekä organisaation sisäisiä ja ulkoisia tilaajia ja tuottajia, organisaation palveluiden asiakkaita sekä muita organisaation toimintaan vaikuttavia tai siinä huomioitavia sidosryhmiä”.  Määritelmä on hyvin laaja ja jättää epäselväksi mikä on näiden käsitteiden keskinäinen suhde ja mitä itse asiassa kuvataan silloin kun kuvataan organisaation sidosryhmiä. Ovatko esimerkiksi sisäiset tuottajat sidosryhmiä vai tarkoitetaanko sidosryhmillä ainoastaan organisaation ulkopuolisia tahoja? Ja ovatko sidosryhmät todellakin aina toimijoita? Käytännössä käsitteiden määrittelyn epäselvyys johtaa tilanteeseen, jossa jokainen määrittelee ja kuvaa sidosryhmät ja toimijat hiukan eri tavalla ja näin ollen tuotetut kuvaukset eivät ole yhteensopivia.
Käsitteillä on erilaisia merkityksiä eri asiayhteydessä. Palvelu tai vaikkapa tieto voi merkitä monenlaista tilanteesta riippuen. Käytännön arkkitehtuurityön onnistumisen kannalta olisi kuitenkin olennaista tietää mitä käsitteet nimenomaan julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurimentelmässä tarkoittavat. Tarvitsemme yhteiset ajattelun ja kommunikaation välineet, joita voisimme käyttää ilman väärinymmärryksen vaaraa. Tällöin aikaa säästyisi myös varsinaiseen työhön, kun keskustelua tietyn käsitteen merkityksestä ei tarvitsisi avata joka arkkitehtuuriprojektissa aina uudelleen.