Projektinhallinnan tulisi olla proaktiivista

Usean eri organisaation projektiprosesseja ja -malleja tutkineena ja käytännön toteutusta seuranneena voisin todeta niissä valitettavan yleisen piirteen: projektinhallinta on vielä kovin usein jo lähtökohtaisestikin reaktiivista. Suunnitellaan prosessit ja mallit niin, että reagoidaan niihin asioihin joita tapahtuu. Opponointia syntyy tässä vaiheessa: onhan meillä riskienhallinta, projektisuunnitelma jne. Ja aivan totta, useimmiten tällaiset todella löytyvät. Mutta mitä ne pitävät sisällään? Riskienhallinnassa käytetään tosiasiallisesti aina samaa pohjaa kuin edellisessäkin projektissa. ”Vakioriskit” taklataan vakioratkaisuilla. Avainhenkilöt sairastuvat tai lähtevät organisaatiosta. Aikataulu pettää. Yleisimmät toimenpiteet: tehdään säännöllistä tiedonvaihtoa, suunnitellaan työmääräarvio huolellisesti. Tämänkaltaisiin yleisluontoisiin riskiarvioihin ja -suunnitelmiin keskityttäessä todelliset riskit ja näihin varautuminen sekä ennakoivien toimenpiteiden tekeminen jäävät helposti huomioitta.
Lisäksi reaktiivinen toiminta kohdistaa usein resursseja ja huomiota niihin projekteihin ja tilanteisiin, joissa on jo iso ongelma käsillä. Viedään esimerkiksi hyvin aikataulussa olevasta projektista resursseja ongelmallisempiin. Väitänkin, että reaktiivisten toimintojen tuotosten laatu on heikompaa kuin hyvin suunnitteltujen ja proaktiivisten toimintojen.
Mitä proaktiviisuus on? Sille ei ole valmista sertifiointikoulutusta, mallia tai prosessia, jolla toiminta muutetaan reaktiivisesta proaktiiviseksi. Proaktiivisuus lähtee organisaation kulttuurista, arvoista ja toimintafilosofiasta. Proaktiivisuudella pyritään ohjaamaan väistämättä projekteissa syntyviä muutoksia helpommin hallittavampaan ja riskittömämpään suuntaan. Ketterät projektinhallintamenetelmät tukevat proaktiivisuutta, mutta niistäkin löytyy vielä kehitettävää proaktiivisuuden suuntaan.
Miten proaktiiviset toimintatavat saadaan käynnistettyä? Yksinkertaisten, käytännönläheisten asioiden parantamisella.
Priorisointi. Tyypillinen reaktiivisen projektipäällikön ongelma: kalenteri täyttyy palavereilla ja ”pienillä tehtävillä”. Mitä tiettyyn projektirooliin kuuluu? Keskity oleelliseen. Vaadi jokaiseen palaveriin agenda ja lyhennä palaverien pituutta. Useimmat jonkin tietyn asian käsittelyyn liittyvät palaverit voi viedä tehokkaasti läpi puolessa tunnissa. Asioiden tehokkaampi käsittely tulee luonnostaan, kun aikatauluista myös pidetään kiinni. Priorisointiin voit saada projektitiimin jäsenenä apua projektipäälliköltäsi, projektipäällikkönä ohjausryhmältä tai projektin omistajalta.
Miten sitten esimerkiksi riskejä tulisi tunnistaa ja miten niihin tulisi varautua? Älä tyydy edellisen projektin pohjiin. Vaikka muutama eri sidosryhmien kanssa tehty riskityöpaja vie aikaa muilta tehtäviltä, ne yleensä kyllä maksavat itsensä takaisin myöhemmässä vaiheessa projektia. Lisäksi riskeihin tulee valmistella huolelliset varautumissuunnitelmat sekä vakavimpien riskien osalta tulee tehdä ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä kokonaisvaikuttavuuden alentamiseksi. Kun riskejä seurataan säännöllisesti ja myös esitystavallisesti havainnollisemmin (esim. riskimatriisi, jossa seurataan riskien liikkeen suuntaa), toimenpiteiden tarve ja vaikutus nähdään huomattavasti paremmin.
Myös kulttuurilliset tekijät vaikuttavat proaktiiviseen toimintaympäristöön. Hyvin tehdystä työstä voi ja pitää kiittää sekä antaa tunnustusta. Luo myös alhaisen kynnyksen taso pyytää apua. Oikean ilmapiirin luonti lähtee aina johdosta. Toimi niin kuin haluat muiden toimivan. Osallista tiimiäsi projektin suunnitteluvaiheesta tuotosten käyttöönottoon ja loppupalavereihin asti. Pyri jatkuvaan parantamiseen.
Pikkuhiljaa asioita tulee kuitenkin ulottaa myös laajempiin kokonaisuuksiin kuten prosesseihin, malleihin ja näiden muutosten toimeenpanoihin. Tuo myös projekteista oppiminen aidosti osaksi yrityksesi projektikulttuuria. Ei riitä, että loppuraportin kirjoittaminen mainitaan toimenpiteenä projektinhallintaprosessin listassa. Painota loppuraportin teossa oppimisnäkökulmaa ja yhä edelleen tiimisi osallistamista kirjoitusprosessiin.
Projektipäällikön vaikeimmat proaktiviisuuden tavat: opi delegoimaan, opi sanomaan ei, älä käytä kaikkea työaikaasi palavereihin. Liian isolla työkuormalla proaktiivisuus ja optimistisuus muuttuvat väkisinkin pitkällä aikavälillä reaktiivisuudeksi ja kyynisyydeksi.
Yleensä käsillä oleva tilanne vaatii sekä lyhyen että pitkän tähtäimen suunnitelman tekoa. Toiminta ei kuitenkaan saisi keskittyä pelkästään lyhyen tähtäimen suunnitelmiin kiireen, tulospaineiden tai muidenkaan syiden vuoksi. Sopivalla tasapainolla ja omalla esimerkilläsi saat koko tiimin toimimaan proaktiivisesti!