Vantaan virkamiesjohto visioi itselleen ja kuntalaisille kojelaudan, jonka mittaristo kertoo keskeiset kaupungin johtamisen ja siihen liittyvän ennakoinnin tunnusluvut. Näitä mittareita synnytetään nyt kaupungin tietohallinto-ohjelmassa. Sen keskeisenä osana kehitetään tiedolla johtamista.
− Työ on alussa, ja edessä on 3−4 vuoden rupeama. Ensin kartoitamme mittarit, joilla toimintaa johdetaan, ja sparraamme niiden konkretisointia. Samaan aikaan otamme ensi askeleita tiedolla johtamisen arkkitehtuurin luomiseksi, Vantaan tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko kertoo.
Toimintaa kuvaavien tunnuslukujen määrittely on osoittautunut organisaatiolle odotettua mutkikkaammaksi. Tämä on yllättänyt Ylä-Jarkonkin.
− Tunnusluvut tarvitaan, sillä toimintalähtöisyys on meillä koko projektin perusta. Lähestymme tiedolla johtamista siten, ettemme aluksi ollenkaan puhu ICT:stä tai tietojärjestelmistä, vaan tarkastelemme arjen toimintoja ja miten niitä johdetaan, millaisin tunnusluvuin ja mihin ilmiöihin perustuen.
Tiedolla johtamisen tarpeita mietittäessä virkamiesjohto on nostanut samaan kokonaisuuteen monenlaisia kehityskohteita.
− Tiedolla johtamisen rinnalla on tullut esiin esimerkiksi uudenlaisia tilastointitarpeita, operatiivisen järjestelmän raportointipuutteita ja halua kehittää ad hoc -raportointia. Olemme palastelleet eri tarpeet konkreettiseen ja ymmärrettävään muotoon neljäksi eri road mapiksi, joilla nyt lähestymme toimialoja.
Ensin tarvitaan uusi kulttuuri
Antti Ylä-Jarkon mukaan alkuvaiheessa Vantaalla kyse on tiedolla johtamisen kulttuurin rakentamisesta. Pitää kartoittaa organisaation valmiudet edistää asiaa.
− Silloin mietitään, olemmeko ylipäätänsä vaiheessa, jossa mittareita tarvitaan. Paljastuuko, että mittarit ovat puhtaasti talouden lukuja, jotka saadaan suoraan SAPista? Millaisia muita mittareita löydetään ja millaista muuta tulevaisuustietoa on mahdollisesti käytettävissä ja saatavissa näkyviin?
Mitä jatkosta päätetäänkin, etenemisen on Ylä-Jarkon mukaan oltava iteratiivista. Lähdetään liikkeelle pienesti ja kokonaisuutta kehitetään eteenpäin iteraatioiden kautta.
Kuntalaisille näkyviin, millä tiedolla johdetaan
Onko tiedolla johtaminen kuntaorganisaatioissa erityisen monimutkaista? Antti Ylä-Jarkko katsoo tosiasioita: missä tahansa konsernissa, jossa tuotetaan paljon erilaisia palveluja erilaisille asiakasryhmille, toiminnan johtaminen on haasteellista.
− Meillä on hyvä toimintakulttuuri ja tekemisen meininki. Niin tietohallinnossa kuin muillakin toimialoilla organisaatiot ovat ohuita, ja nyt niiden on löydettävä aikaa tähän ja uskallusta investoida henkilöstöpääomaan. Siksi tietohallinnossa on konkretisoitava tiedolla johtamisen hyödyt niin toimialoille kuin kuntalaisille, Ylä-Jarkko perustelee.
Hän muistuttaa, että hyödyt kuntalaisille – entistä tehokkaammin johdettu kaupunki ja paremmat palvelut − on se ohjuri, joka viime kädessä linjaa ratkaisuja.
Ylä-Jarkon mukaan tiedolla johtaminen on demokratisoiva johtamismalli, joka tuo päätöksentekoon tasalaatuisuutta, läpinäkyvyyttä ja päättäjille mahdollisuuden oikeasti keskustella samasta asiasta. Päästään arvioimaan, ovatko ratkaisut tunnuslukujen valossa oikeita, mitä vaihtoehtoja on ja mitä vaikutuksia vaihtoehdoilla on eri ryhmille.
− Jos tunnuslukuja ei saada, ollaan mutu-impulssien varassa. Luvut ovat jonkun päässä ja niiden perusteella tuntuu, että organisaatiota on vietävä tiettyyn suuntaan.
− Johtamisen perusteet on saatava paremmin esiin, ja ne voitaisiin tuoda myös kuntalaisille näkyviin. Myös ennustetietoja ja tulevaisuuden simulointimahdollisuus olisi saatava päätöksentekoon. Nyt simulointimahdollisuus puuttuu lähes täysin.
− Itse kaipaan esimerkiksi nykyistä paremmin talouden ja HR-puolen ennusteita.
Gofore toimii Vantaan kokonaisarkkitehtuurin asiantuntijapalvelujen toimittajana ja kumppanina tiedolla johtamisen ja sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurien kehittämisessä.
Teksti: Aila Välikoski, Effet.
