Tulisiko tiedolla johtaa vai ohjata?

Tiedolla johtamisen pitäisi olla päämäärätietoista toimintaa, jossa johtaja reagoi eri tavoin tietoon, joka kuvastaa määritellyn päämäärän toteutumisesta. Tiedolla johtaminen voi kohdistua pitkälle tulevaisuuteen, lähitulevaisuuteen tai nykyhetkeen. Johtamista on näin ollen monella tasolla, strategiasta yhteen yksilöön. Itsensä nykyhetkessä tapahtuvaa johtamista kutsutaan itseohjautuvuudeksi. Raja johtamisen ja yleisemminkin ohjaamisen välillä on epäselvä, ja rajan vetäminen on luultavasti turhaa. Tässä johtamisen ja ohjaamisen eroa kuitenkin analysoidaan siksi, että niiden erojen ja yhtäläisyyksien havaitseminen voisi edistää tiedolla johtamisen kulttuuria.
Johtajan mahdollisia tapoja reagoida saatuun tietoon ovat olleet puhuminen, oman käytöksen muuttaminen oikean esimerkin näyttämiseksi ja kirjallisten ohjeiden laatiminen. Ohjaaminen on käyttänyt samoja välineitä. Onko johtamisen ja ohjaamisen ero lähinnä pakollisuus? Johtamisviesti on ”toimi näin”, ohjaamisen viesti ”toimi näin, jos tiedossasi ei ole hyvää syytä toimia toisin”.
Edellä oleva kuulostaa viisastelulta, mutta muuttuu tärkeäksi huomioksi, kun mietitään, miten tiedolla johtamisen vaikuttavuutta voisi lisätä. Johtaminen puhumalla ja erityisesti kirjallisilla ohjeilla ei onnistu ainakaan runsaasti erilaisia prosesseja ja projekteja sisältävässä ekosysteemeissä kuten terveydenhuolto. Tiedolla johtamisen tulisikin vaikuttaa työntekijän käytökseen ilman, että pitää muistaa jotain. Yksi tapa vaikuttaa käytökseen on vaikuttaa työntekijän sähköisen työpöydän käyttäytymiseen ja muotoilla tiedonkäsittelyprosesseja. Ero ohjaamiseen tulee ilmeiseksi nimenomaan tiedon käsittelyn välineissä. Ohjaussääntö tuottaa käyttäjälle ehdotuksen, varoituksen tai ehdotuksen seuraavasta toiminnosta. Johtamissääntö pakottaa käyttäjän toimimaan tietyllä tavalla.
Tiedolla johtaminen vanhoilla tavoilla on itse asiassa ohjaamista, koska johtamisen kohteella on aina mahdollisuus olla tottelematta. Kun työntekijä voi valita muun kuin johtajan esittämän vaihtoehdon, ’johtamisohjaamisen’ ohjeen ei tarvitse olla totta joka hetki ja joka tilanteessa. Valtavirtojen tunnistaminen riittää. Kuinka paljon aikaa olemmekaan uhranneet aikaa sen varmistamiseen, että johtajalla on käytössään ehdottoman oikeat ja tarkat tiedot johtamisohjaamisen perustaksi. Liian laadun vaatimisen tekosyyllä johtajat on jätetty vaille mitään tietoja. Vaihtoehtoisesti olemme pilanneet tuottamamme tiedon maineen korostamalla aineistoa vääristäviä tekijöitä. Tiedolla johtamisen kulttuuri ei kukoista epäluottamuksen ilmapiirissä. Hyvää tiedolla johtamista ei estä datan epätarkkuus, vaan tottumattomuus käyttää tietoa johtamisessa.
Päinvastoin kuin tiedolla johtamisen perinteisessä maailmassa, vaatimus lähdetiedon oikeellisuudesta on hyvin keskeistä, kun tiedolla johtamista toteutetaan digitaalista ympäristöä, esim. työpöytää säätämällä. Jos työprosessia, toimintoja tai tiedon saatavuutta rajoitetaan tai muutetaan, muotoilusääntöjen tulee perustua yksityiskohtaiseen tietoon. Ympäristön muotoilun sääntöjen luomisessa tarvitaan myös tiedot poikkeamista.
Tiedolla johtaminen digitaalisen ympäristön muotoilun avulla kuulostaa nyt sosiaali- ja terveydenhuollossa jopa vaaralliselta. Vasta, kun ”totuus” perustuu riittävään big data -tyyppisen aineistosta löytyneisiin säännönmukaisuuksiin, voisi olla järkevää esim. haluta syrjäyttää ammattihenkilön oikeus ja vastuu viimekädessä päättää hoitoratkaisuista ja potilaan hoitoprosessista
Vaikka ylläkuvattu digitaalisen ympäristön muotoilu saattaa olla jopa mahdoton visio joillain aloilla, pitää huomata, että pienessä mitassa vastaavaa tapahtuu koko ajan. Jokainen päätös työntekijän käyttämän sovelluksen ominaisuuksista muovailee työntekijän käytöstä ja hoitoprosessia. Onkin kummallista, että pääsääntöisesti taho, joka ei tiedä, mihin johtaja työntekijää haluaa ohjata, saa päättää miten järjestettynä ja missä järjestyksessä työntekijälle tarjotaan tietoa. Tiedolla johtamisen alin, pääosin vielä saavuttamaton, kypsyystaso voisikin olla ”organisaatio huolehtii siitä, että johtamisen päämäärät ovat organisaation tietojärjestelmiä määrittelevien tiedossa ja että ne ilmenevät sovelluksissa”.
Kirjoittaja: Tietohallintoylilääkäri Pirkko Kortekangas, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri