RPA nopeuttaa asioiden käsittelyä Tampereen kaupungilla

Kun Tampereen kaupunki teki päätöksen RPA:n eli Robotic Process Automation kilpailutuksesta, ei ohjelmistorobotiikan käyttö vielä ollut yleistynyt yhtä laajasti kuin tänä päivänä. ”Täällä on aina lähdetty rohkeasti kokeilemaan uutta. Tämäkin projekti lähti aluksi parista yksittäisestä pilotista liikkeelle”, summaa Pertti Vartola, Tampereen kaupungin tietohallinnon suunnittelija ja käyttöönottoprojektin projektipäällikkö. ”Ajatus alkoi siitä, että asioita voi automatisoida ja ihmiset voivat tehdä jotain merkityksellisempää työtä”, jatkaa projektissa Vartolan kollegana toiminut suunnittelija Pasi Paananen.

Toisin kuin usein pelätään, ohjelmistorobotiikka ei tullut Tampereelle viemään ihmisten työpaikkoja. Tampereen kaupunki lähti innovoimaan uusia tapoja paikata resurssipulaa ja hyödyntää ihmisten työaikaa tehokkaammin entistä mielekkäämpiin tehtäviin. Esimerkiksi lastensuojelussa kiireettömien tehtävien eteenpäin vientiä yritetään nopeuttaa automaation kautta, jotta kiireellisten tapausten käsittelyyn jäisi enemmän aikaa. ”Mietitään jo suunnitteluvaiheessa, mihin automaatiolla säästyvä työaika käytetään. Ketään ei ole tarkoitus irtisanoa automaation takia”, Paananen summaa.

Gofore valikoitui Tampereen kaupungin yhteistyökumppaniksi kilpailutuksen kautta. Projektin alkua jouduttiin kuitenkin lykkäämään puolella toista vuodella, kun kilpailutus kävi läpi valitusprosessin. Päädyttiin silti tulokseen, että Gofore voitti kilpailutuksen oikeutetusti. Kaiken jälkeen yhteistyö Goforen kanssa päästiin aloittamaan marraskuussa 2018. Valitettavasti viivästyksen vuoksi alkuperäiset RPA:n kohteeksi kaavaillut projektit eivät olleet enää ajankohtaisia, joten suunnittelutyö jouduttiin aloittamaan kokonaan alusta.

Seuraavassa vaiheessa työpajoilla kartoitettiin ideoita ja pohdittiin, mihin kaikkialle automaatiota olisi kaikista akuuteinta ja ennen kaikkea järkevää käyttää. ”Lähdettiin oikeastaan aika nollasta liikkeelle. Ei ollut olemassa esimerkiksi valmiita työvaihedokumentteja, jotta oltaisi päästy nopeammin alkuun”, Vartola pohtii projektin kankeita ensimetrejä. Ensimmäiset kuukaudet käyttöönottoprojektin alusta menivät käyttötapausten tarkemmassa tarkastelussa priorisoinnissa, toisin kuin oli alun perin suunniteltu. ”Tilanne oli haasteellinen, mutta myöskin hyvin opettavainen”, Vartola toteaa.

Uusien automatisoitavien prosessien löytäminen ei kuitenkaan ollut ongelma, sillä ehdotuksia mahdollisista käyttökohteista tuli satelemalla. Niiden joukosta jouduttiin seulomaan tarkoin kriteerein, mitä on oikeasti järkevää ja tehokasta automatisoida ja mihin käyttöönottoprojektin puitteissa riittää aika. Lopulta alkuperäistä seitsemän robotin tilausta päätettiin yhteistuumin supistaa viiteen, sillä kuuden kuukauden määräaika ei yksinkertaisesti riittänyt kaikkiin eri järjestelmiin tutustumiseen ja ihmisten kouluttamiseen.

”Meillä ei ollut tuotannon tasolla ajatusta, millaista dokumentaatiota RPA:sta pitäisi tuottaa ja Goforen puolesta oli paljon oppimista kaikkiin uusiin järjestelmiin tutustumisesta”, Vartola tiivistää yhteistyön alkutilannetta. Oppiminen oli molemminpuoleista ja dokumentaatio arvokasta. ”Qentinel Pacesta saa hyvää dataa ja dashboardit mahdollistavat prosessien seuraamisen. Sieltä näkee helposti volyymit ja voi jatkuvasti peilata paitsi nykytilaan myös projektille asetettuihin arvioihin.”

Ennen projektin alkua tuotantolinjoilla ei ollut käsitystä tai täydellistä ymmärrystä ohjelmistorobotiikasta, joten automatisoitavien prosessien valinta oli haastavaa. ”Tämän projektin puitteissa ollaan luotu mallia, miten arvioidaan niitä aihioita, että miten ja missä prosesseissa ohjelmistorobotiikkaa voidaan ottaa käyttöön.” Paananen sanoo. Haasteet ovat tulleet teknisistä asioista ja kolmannen osapuolen toimijoista. ”Mitä useampi toimija on pelissä, sitä enemmän saattaa tulla haasteita.”

Vastaan tuli myös ennalta arvaamattomia ongelmia, kuten ohjelmistorobotin valtuudet Testiympäristössä tiedonsiirto toimi normaalisti, huomattiin tuotannossa, ettei robotti pysty toimimaan ilman terveydenhuollon ammattilaisen toimikorttia. Toistaiseksi THL:n mukaan ohjelmistorobotti ei voi saada sellaista. Robotin tarkoitus oli helpottaa sairaanhoitajien työtaakkaa automatisoimalla manuaalista tiedonsiirtoa järjestelmistä suoraan lääkäreille. Robotti on tällä hetkellä hyllyllä odottamassa THL:n päätöstä.

Lopulta käyttöönottoprojektin tuloksena saatiin aikaan kuusi robottia:

1. Jäähallin varausjärjestelmän tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen.
2. Lastensuojelussa ei-kiireellisten ilmoitusten aktivointi käsittelyyn. Järjestelmän ei itse mahdollista automaattista ohjausta eteenpäin.
3. Oppilasjärjestelmässä tukilomakkeiden sähköinen arkistointi. Noin 40 000 arkistoitavaa tiedostoa, jotka täytyy myös nimetä oikein.
4. Varhaiskasvatuksen päivähoitopäätös. Robotti ei tee itse päätöstä, mutta koostaa päätökseen tarvittavat tiedot.
5. Varhaiskasvatuksen asiakasmaksut. Päätöksen koostaminen, kun asiakkaalta saadaan suostumus korkeimpaan maksuun.
6. Reseptien kohdistaminen. Potilastietojärjestelmään tulee reseptinuusintapyyntöjä, josta hoitaja ohjaa pyynnön lääkärille. Pyyntöjä tulee vuodessa noin 20 000 per terveysasema. Robotti on testivaiheessa ja odottaa THL:n hyväksyntää.

Tulevaisuus Goforen kanssa näyttää haasteista huolimatta, tai ehkäpä jopa niiden ja niistä opittujen kokemuksien ansiosta, valoisalta. Käyttöönottoprojektin jälkeen robottiperheeseen on saatu jo uusi tulokas Unto-robotti, jolla automatisoidaan kuntouttavan työtoiminnan asiakkaiden bussilippujen lataus. ”Robottien määrä on jo tuplaantunut käyttöönoton jälkeen”, Vartola toteaa.

Paananen summaa yhteistyötä Goforen kanssa joustavaksi ja luotettavaksi. Vartola vaikuttaa myös tyytyväiseltä Goforen osaamiseen: ”On luotto, että asioita seurataan, eikä vaan tehdä ja jätetä oman onnen nojaan. Hyvää ja luontevaa yhteistyötä.”