Turun kaupunki

Kohti ketterämpää digikehittämistä askel kerrallaan

Keskiössä arvontuotto, jatkuva oppiminen ja työn ilon lisääminen.

Tavoite vaihtui, kun aito haaste tunnistettiin

Aluksi parin kuukauden miniprojektin tavoitteena oli tuottaa pelikirja kehityksen tueksi. Kokonaiskäsitys digikehityksen nykytilasta oli kuitenkin vielä epäselvä ja toisaalta ohjeistuksien päivityksetn työn alla, joten lisäohjeiden sijaan päätettiin keskittyä kokoamaan yhteistä ymmärrystä digikehityksen nykytilan käytännöistä.

Ennakkoon tunnistettuja haasteita olivat mm.

  • Digikehitykseen on olemassa ohjeita, mutta käytännön tekeminen on kuvattu tarkasti vain IT:n prosessien osalta.
  • Palvelukehitystä tehdään eri puolilla organisaatiota ja kokonaisymmärryksen kerryttämiselle nähtiin tarve.
  • Monen digipalvelun käyttö jää odotettua vähäisemmäksi ja syitä tähän on hyvä ymmärtää.

Digikehityksen selkeyttäminen -projektia vetänyt Arto Karilahti Turun kaupungilta kuvailee projektia näin:

– Kuntaorganisaatiossa on tyypillistä, että lopputulema määritellään etukäteen valmiiksi. Nyt lähdettiin liikkeelle siitä, että meillä on olemassa visio, ja tarkempaa ymmärrystä kerättiin ketterien kokeilujen avulla. Opimme, että kaikkea voi selkeyttää, ja jo pienellä työmäärällä saadaan paljon aikaiseksi. Liikkeelle kannattaa lähteä konkreettisesta tekemisestä, visualisoinnista ja yhteisen ymmärryksen luomisesta.”

Paras käsitys nykytilasta on mahdollista saada käytännön tekemisen kautta. Projektissa keskityttiinkin kuvaamaan nykyprosesseja samalla, kun autettiin ratkomaan niihin liittyviä ajankohtaisia haasteita.

Pääosissa arvontuotto ja jatkuva oppiminen

Projekti toteutettiin ketterää ajattelutapaa hyödyntäen. Projektissa pyrittiin etenemään niin, että jokainen askel tuottaisi jo lisäarvoa osallistujille ja edistäisi ratkaisua. Työskentelyn aikana pysähdyttiin säännöllisesti arvioimaan tekemistä ja opitun perusteella tehtiin päätökset seuraavista toimenpiteistä. Näin toimimalla nopeita korjaavia liikkeitä pystyttiin tekemään tilanteessa, jossa jokin ei toiminut. Nopea oppiminen mahdollisti sujuvan etenemisen ja nopeasti selkeitä tuloksia.

– Etenimme tasaisesti koko ajan ja pystyimme tuottamaan arvoa toimijoille. Tekeminen oli läpinäkyvää ja visualisoinnit nopeuttivat yhteisen ymmärryksen muodostamista. Viikottaiset reflektiot mahdollistivat nopeat muutokset etenemisessä. Käytännön kokemukset osoittivat, että mikään ei estä, ettei kuntapuolella voitaisi laajemminkin toimia näin”, Karilahti kuvaa työskentelyä.

Käytännön työ eteni pienin, mutta konkreettisin askelin

Projektiin sopivia haasteita löydettiin, kun Turun kaupungin projektipäällikkö Arto Karilahti kävi keskustelua kollegojensa kanssa ja he pyrkivät tunnistamaan haastavia tilanteita, joihin kaivattaisiin uutta lähestymistapaa.

– Kehittämishankkeet koetaan helposti ylimääräisenä työnä, joka ei johda mihinkään konkreettiseen. Tässä projektissa autettiin ratkaisemaan ajankohtaisia ongelmia”, kuvaa Karilahti etenemistä.

Liikkelle lähdettiin kuvaamaalla käytännön prosesseja ja ensin tavoitteena oli muodostaa yhteinen ymmärrys ongelmasta ja siitä, mitä tavoitellaan. Tämän jälkeen eteneminen sovittiin askel kerrallaan, välillä arvioiden.

Jokainen osaprojekti sisälsi lyhyitä (yleensä 30-60 min) tapaamisia, joiden aikana

  1. Käsiteltiin jotain asiaa keskustellen ja dokumentoitiin sitä samalla ylös
  2. Haastateltiin joko sisäistä tai ulkoista asiakasta (yrittäjä tai kuntalainen) ja dokumentoitiin asiakkaan kokemusta ja asiakaspolkua yhdessä visuaaliseen muotoon
  3. Reflektoitiin tekemistä ja sovittiin jatkotoimenpiteistä opitun pohjalta

Varsinaisen projektityön rinnalla Gofore järjesti ketterän kehittämisen koulutuksen Turun kaupungin työntekijöille. Koulutus tarjosi mahdollisuuden tutustua ketterän kehittämisen ajattelutapaan ja harjoitella ketterää toimintatapaa käytännössä oman työn haasteiden ratkaisemiseen.

Kuntaorganisaatiossa on tyypillistä, että lopputulema määritellään etukäteen valmiiksi. Nyt lähdettiin liikkeelle siitä, että meillä on olemassa visio, ja tarkempaa ymmärrystä kerättiin ketterien kokeilujen avulla. Opimme, että kaikkea voi selkeyttää, ja jo pienellä työmäärällä saadaan paljon aikaiseksi.

Arto Karilahti

Johdon sitouttaminen

Digitalisaatioon liittyen Turun kaupunkistrategiassa on kuvattu tavoite sujuvasta arjesta 2030-luvulla: ”Asiakkaat kokevat, että palvelut ovat Suomen parhaiten saavutettavia ja oikeaan aikaan saatavilla.  Palvelut ovat moderneja, älykkäitä ja suurin osa digitaalisesti saatavilla.

Organisaation johdolla on luonnollisesti merkittävä rooli digikehityksen johtamisessa ja siksi kaupungin johtoryhmän kanssa tehtiin digitransformaation kypsyystasoanalyysi keskustelevana työpajatyöskentelynä. Analyysi tarjoaa viitekehyksen organisaation uudistumisen ja digitalisaation nykytilan arvioimiseen sekä kehittämiskohteiden suunnitteluun. Analyysi mahdollistaa myös vertailun muiden kuntien tilanteisiin.

Aktiivisesti työpajoihin osallistuneille johtoryhmäläisille syntyi yhteinen ymmärrys digitalisaation roolista eri toimialoilla. Keskustelussa oltiin välillä yksimielisiä ja välillä rohkeasti täysin eri mieltä. Rakentava tapa huomioida kaikkien näkemykset ja muodostaa niiden pohjalta yhteinen ymmärrys viesti sisäisestä kunnioituksesta ja luo vahvan pohjan tuleville kehitystoimenpiteille.

 

TUTUSTU DIGIKYPSYYDEN MITTAAMISEEN

Projektin kohokohdat

Tavoite

Turun kaupunki halusi kokonaiskuvan digitaalisten palveluiden kehittämisestä ja selkeyttää digikehitystä.

Toteutus

Gofore toteutti projektin ketteriä toimintamalleja hyödyntäen. Niissä pureuduttiin kehitysprojektien käytännön haasteisiin ja ratkottiin niitä samalla, kun luotiin ymmärrystä digikehityksen nykytilan käytännöistä.

Lopputulema

Turun kaupungin johtoryhmäläisille syntyi yhteinen ymmärrys digitalisaation roolista eri toimialoilla ja digipalveluiden kehittäjille käytännön työkaluja kehitystyön sujuvoittamiseen ja tulosten parantamiseen.

Kohti älykkäämpää kaupunkia

Autamme kaupunkeja ottamaan olemassa olevan infrastruktuurin täyden potentiaalin käyttöön ilman massiivisia investointeja.

KLIKKAA TÄSTÄ KOHTI ÄLYKKÄÄMPIÄ PALVELUITA

Kyvykkyydet

Näillä taidoilla ja osaamisella työ toteutettiin

  • Ketterä kehittäminen
  • Digikypsyysanalyysi

Ota yhteyttä!

Ville Suvanto

Digitaalinen yhteiskunta

ville.suvanto@gofore.com

040 765 6158

Takaisin ylös