Kokonaisarkkitehtuurityön haasteita on kartoitettu melko niukasti kansainvälisessä kirjallisuudessa, eikä suomalaistutkimuksiakaan ole liiemmälti tehty. Myöskään haasteiden systemaattisia ratkaisukeinoja ei ole koottu aiemmissa tutkimuksissa kuin löyhästi yhteen. Tietohallintolain velvoittamana julkisen sektorin organisaatiot ovat aloittaneet kokonaisarkkitehtuurityön tekemisen. Arkkitehtuurityön alkumetreillä on Suomessa siis runsaasti organisaatioita, jotka kohtaavat lukuisia haasteita. Näistä syistä päätin Gofore Oy:lle tekemässäni diplomityössä selvittää, millaista Suomen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityö on aloitusvaiheessa, mitä haasteita siihen liittyy ja miten niitä voidaan ratkaista.
Kirjallisuustutkimusta ja haastatteluja
Tutkimus jakautui menetelmien osalta kahteen kokonaisuuteen. Kirjallisuustutkimus pohjautui kansainvälisten konferenssiartikkelien analysoinnille, mitä täydensin muulla kansainvälisellä kirjallisuudella ja suomalaistutkimuksilla. Suomen julkisen sektorin kokonaisarkkitehtuurityön haasteiden selvittämiseksi haastattelin kymmentä, erittäin kokenutta asiantuntijaa, joista osa on työskennellyt konsulttina yksityisellä ja julkisella sektorilla, tietohallinnossa tai substanssitoiminnan johtajana.
Kirjallisuudessa haasteet kulminoituvat hallintaan ja johtamiseen
Keskeisimmät haasteet olivat kirjallisuustutkimuksen perusteella muutoksen hallinta ja johtaminen, sidosryhmien hallinta, arkkitehtuurin hallinta ja koordinointi. Kirjallisuustutkimuksen tulokset painottavat arkkitehtuurityön hallinnan monimutkaisuutta ja siitä johtuvia johtamiseen liittyviä haasteita. Nämä havainnot ovat pääsääntöisesti muualta kuin Suomesta. Kansainvälisen kirjallisuuden havaintojen pohjalta pystytään tekemään vertailua Suomen kokonaisarkkitehtuurityön tilasta.
Kirjallisuustutkimuksessa todettujen haasteiden ratkaisuja tunnistettiin lukuisia, joista keskeisimpiä ovat hankkeiden hallinnointi ja ohjeistusten yhtenäistäminen, sidosryhmien huomiointi ja tarpeiden täyttäminen, arkkitehtuurityön systemaattinen jakaminen, suunnitelmallisuus ja tavoitteiden selkeä määrittely sekä yhtenäiset ohjeistukset ja kognitiivinen koordinointi.
Haastattelut osoittivat tietoarkkitehtuurin haasteellisimmaksi
Kirjallisuuden havaintojen perusteella oli kiinnostavaa nähdä, miten Suomen julkisen sektorin tilanne vastaa kansainvälistä viitekehystä. Haastattelututkimuksen tulokset erosivatkin yllättävän paljon, koska keskeisimmiksi haasteiksi havaittiin sanasto, kokonaiskuva, arkkitehtuurityön kohdentaminen ja käsitteet.
Haastattelututkimuksen perusteella keskeisten haasteiden ratkaisuiksi havaittiin terminologian selkeyttäminen, kokonaiskuvan hahmottaminen ja monimutkaisuuden välttäminen, arkkitehtuurityön myyminen, toimintojen eriyttäminen ja yhteismitalliset arkkitehtuurimenetelmät sekä käsitemallien tekeminen.
Haastattelujen perusteella Suomen julkisen hallinnon tulee keskittyä kokonaisarkkitehtuurityön aloitusvaiheessa ensisijaisesti tietoarkkitehtuuriin kuuluvaan sanasto- ja käsitetyöhön. Samalla kokonaisarkkitehtuurityön kohdentamiseen ja kokonaiskuvan hahmottamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kirjallisuudessa korostettiin enemmän muutoksen, sidosryhmien ja arkkitehtuurin hallintaa, sekä koordinointia ja johtamista.
Arkkitehtuurityön tukemisella tehokkuutta kokonaisarkkitehtuuriin
Tutkimustulokset osoittavat, että julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityö kohtaa aloitusvaiheessa lukuisia haasteita. Näihin on mahdollista vastata tukemalla kokonaisvaltaisesti arkkitehtuurityötä:
- Hankkeiden hallinnointiin ja ohjeistusten yhtenäistämiseen panostetaan aiempaa enemmän.
- Kokonaisarkkitehtuurityö jaetaan systemaattisesti mielekkäisiin kokonaisuuksiin ja suunnitellaan yhtenäisten ohjeistusten avulla niin, että se täyttää sille määritellyt tavoitteet.
- Kokonaisarkkitehtuurityö myydään koko organisaatiolle, jotta sen hyödyt ymmärretään laajasti.
- Kokonaiskuvan hahmottaminen priorisoidaan korkealle ja vältetään monimutkaisuutta.
- Kriittiset toiminnot eriytetään omiksi kokonaisuuksiksi hyödyntäen yhteismitallisia arkkitehtuurimenetelmiä.
- Projektit koordinoidaan siten, että niissä voidaan oppia virheistä ja parhaita käytäntöjä jaetaan projektien välillä.
- Sidosryhmien huomiointi ja tarpeiden täyttäminen priorisoidaan korkealle.
- Tietoarkkitehtuurin haastavuutta vähennetään selkeyttämällä käytettävää terminologiaa ja tuottamalla varhaisessa vaiheessa laadukkaita käsitemalleja.
Sujuva ja toimiva kokonaisarkkitehtuurityö edellyttää koko organisaation sitoutumista ja tavoitteiden kirkastamista. Haasteiden tunnistaminen on keskeinen osa nykytilaa kartoitettaessa. Tunnistettuihin ongelmiin on mahdollista vastata, ei pelkästään arkkitehtuuriryhmän vaan koko organisaation ponnisteluilla.
