Sähköinen arkistointi tarvitsee kokonaisarkkitehtuuria

Nykyajan tietoyhteiskunta perustuu sähköisille palveluille, ja yhä suurempi osa hyödynnettävästä tiedosta on sähköisessä muodossa. Jotta organisaatiot pystyvät tehokkaasti kehittämään tietojärjestelmiään ja liiketoimintaansa, tarvitaan avuksi kokonaisarkkitehtuuria. Sen avulla mahdollistetaan sähköisten palveluiden kehittyminen. Samalla pystytään myös hallitsemaan aiempaa paremmin sähköisiä asiakirjatietoja ja sähköistä arkistointia.
Ennen vanhaan arkistointi oli helppoa, paperit täytyi ainoastaan lajitella ja siirtää sopivasti jaoteltuihin kansioihin. Tämän jälkeen kansiot siirrettiin arkistotiloihin. Entäpä nykyään? Sähköisessä muodossa olevan tiedon arkistointi edellyttää uusia toimintatapoja, jotta tietopääoma ei katoa, vaan säilyy käytettävänä ja ylläpidettävänä myös tulevaisuudessa. Sähköisen tiedon arkistointi tulisikin toteuttaa kiinteänä osana muuta toiminnan kehittämistä ja samalla tehtävää kokonaisarkkitehtuurityötä.
Kokonaisarkkitehtuurin osa-alueista tietoarkkitehtuurin tavoitteena on jäsentää, määrittää ja kuvata kriittisimmät tietotarpeet, jotka liittyvät organisaation keskeisimpiin prosesseihin. Tietoarkkitehtuurityössä luodaan yhteinen näkemys organisaation keskeisestä tietopääomasta ja helpotetaan tiedon ja informaation käyttöä, hyödyntämistä ja löytämistä.
Organisaation tiedonhallinnan perusedellytyksenä on puolestaan ajantasainen ja sähköisiä toimintatapoja tukeva arkistonmuodostussuunnitelma, AMS. Tietoyhteiskunnan tarpeisiin vastaa eAMS, joka tarkoittaa sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Se on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan organisaation hoitamien tehtävien käsittelyvaiheet, niissä kertyvät asiakirjatyypit ja tarkenteet sekä niiden oletusmetatietoarvot. eAMS toimii myös organisaation tiedonohjaussuunnitelmana.
eAMS perustuu arkistolaitoksen SÄHKE2-normille, ja sen tarkoituksena on olla asiakirjatietojen oletusmetatietoarvojen lähteenä sekä ohjata tietojärjestelmässä asiakirjatiedon käsittelyä ja hallintaa. eAMS:n on tarkoitus integroitua kiinteäksi osaksi tietojärjestelmiä niin, että käyttäjä ei edes tiedä sen olemassaolosta. Jos julkisen hallinnon organisaatio haluaa siirtyä vain sähköiseen arkistointiin pysyvästi säilytettävän materiaalin osalta, sen täytyy laatia eAMS, jonka on kytkeydyttävä samalla tehtävään kokonaisarkkitehtuurityöhön. eAMS:n muodostamisessa on paljon samaa sisältöä mitä on tietoarkkitehtuurityössä. Se on tärkeä tiedonhallinnan työkalu, kertoo organisaation toiminnasta ja toiminnan rakenteesta. Tästä syystä aiempi AMS tulee huomioida kokonaisarkkitehtuurityön aloitusvaiheessa – ja erityisesti tietoarkkitehtuurityötä tehtäessä.
Organisaatioiden toiminnan sujuvuuden voidaan olettaa perustuvan tiedonhallintaan varsinkin aloilla, joilla tehdään tietotyötä. Mikäli toiminnan perustana on tiedonhallinta, olisi suotavaa, että se olisi mahdollisimman jäsentynyttä, hallittua ja koottuna loogisiin kokonaisuuksiin. Organisaatiot muuttuvat ajan kuluessa ja samoin käy liiketoimintaprosesseille ja niitä varten kehitetyille tietojärjestelmille. Sen sijaan tieto on pysyvämpää ja tietoarkkitehtuuri nimenomaisesti pyrkii huolehtimaan, että tieto on jäsentynyttä ja yhdenmukaisesti käsiteltävissä riippumatta tietojärjestelmistä tai teknisistä rajapinnoista. Eli tietoarkkitehtuurilla vaikutetaan siihen, miten tietoa voidaan välittää eri järjestelmien välillä noudattamalla vaikkapa SÄHKE2-normin vaatimuksia.
Tietoarkkitehtuuria työstettäessä täytyy huomioida, että hyödynnettävä tieto määritelty jonkin yleisesti hyväksytyn standardin mukaisesti ja että se on siirrettävissä eri osapuolten välillä esimerkiksi XML-formaatissa. Myös arkistolaitoksen SÄHKE2-normin tehtäväluokituksen metatietomäärittelyssä edellytetään siirrettävän tietosisällön luokittelua. Tietoarkkitehtuurityö ja sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma linkittyvät siis tiiviisti yhteen, joten organisaation tulee huomioida eAMS:ia laatiessaan nykyiset arkistointikäytännöt ja toisaalta tulevaisuuden tarpeet, joiden kehittäminen onnistuu parhaiten systemaattisella kokonaisarkkitehtuurityöllä.