Tekniikasta toimintaan

Olemme vuosien varrella kuulleet kymmenistä eri tavoin epäonnistuneista kuntien ja valtion it-projekteista. Budjettien ja aikataulujen venyminen vaikuttaa julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeiden arjelta.
Pahimmissa tapauksissa tuloksena on ollut miljoonien arvosta tyhjää kuten tullin Rita-järjestelmä. Sen piti valmistua noin vuodessa, mutta kun tulli neljä vuotta ja 2,7 miljoonaa euroa myöhemmin irtisanoi sopimuksen, järjestelmä oli edelleen kesken, eikä sitä otettu koskaan käyttöön.
Kunnat ja valtio eivät ole it-ongelmiensa kanssa yksin, mutta yksityisten yritysten epäonnistuneita hankintoja ei riepotella samalla tavalla julkisuudessa.
Julkishallinnon epäonnistuessa on kuitenkin kyse meidän yhteisistä varoistamme. Epäonnistua saa, jos siitä ottaa opiksi, mutta samojen ongelmien toistumista hankkeesta toiseen on mahdotonta hyväksyä.
Muutaman miljoonan kustannusylitykset ovat vain pieni osa it-hankkeiden epäonnistumisen taloudellisista vaikutuksista.
Tietojärjestelmäinvestoinnin tavoitteena on toiminnan kehittäminen. Investointi on tuhlausta, jos se ei paranna toiminnan tuottavuutta ja laatua. Jos tietojärjestelmä ei valmistu ajoissa tai ei toimi suunnitellulla tavalla, näitä toiminnallisia tavoitteita ei saavuteta.
Esimerkiksi Apotti-potilastietojärjestelmän puolen miljardin euron hintalappua on kauhisteltu, mutta jos Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri saa sen avulla potilastietonsa nykyistä paremmin hallintaan, järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin säästämällä hoitohenkilöstön aikaa, vähentämällä hoitovirheitä ja nopeuttamalla hoitoon pääsyä. Ei enää väärää lääkitystä, koska mapissa on väärä paperi päällimmäisenä.
Epäonnistuneet it-hankkeet ovat jopa yksi tekijä Suomen heikon tuottavuuskehityksen taustalla. Suomalaisen työn tuottavuus on laskenut vuodesta 2007, vaikka uusiin it-järjestelmiin on investoitu miljardeja euroja.
Tietojärjestelmien tilaajat ja toimittajat syyttävät ongelmista sekä toisiaan että lainsäädäntöä.  Etenkin hankintalain nähdään pakottavan kunnat ja valtiot tilauskäytäntöihin, jotka eivät voi kuin epäonnistua. Perinteinen kilpailutus edellyttää, että tiedetään etukäteen, mitä ollaan tilaamassa. Nopeasti muuttuvassa maailmassa tietojärjestelmän tarkka ennakkomäärittely on kuitenkin mahdotonta. Maali liikkuu!
Periaatteessa hankintalaki ei estä ketterästi kehitettävän tietojärjestelmän hankintaa, mutta tilaajat pelkäävät totutusta poikkeavan hankinnan päätyvän markkinaoikeuteen. Oikeuskäsittely voi kestää yli vuoden, ja sen aikana sekä tietojärjestelmän että sitä hyödyntävän toiminnan kehitys seisoo. Siksi pitäydytään tuttuihin ja koeteltuihin hankintakäytäntöihin, joista on valmiita ennakkotapauksia.
Toinen vaihtoehto olisi korvata tietojärjestelmähankinta palveluhankinnalla. Käytännössähän tietojärjestelmät ovat palveluita, sillä niitä joudutaan ylläpitämään ja muuttamaan jatkuvasti.
Tietojärjestelmä ei ole koskaan valmis! Aina kun esimerkiksi lainsäädäntö, organisaatio tai toimintaprosessit muuttuvat, myös tietojärjestelmää on muutettava. Järjestelmän elinkaaren aikana ylläpito ja päivitykset voivat maksaa monta kertaa enemmän kuin sen hankinta.
Tietojärjestelmiä hankittaessa keskitytään tekniikkaan, vaikka todellisuudessa tietojärjestelmä on vain toiminnan kehittämisen väline. Jos tietojärjestelmän avulla vain automatisoidaan vanha manuaalinen toimintatapa, työn tuottavuus laskee, sillä tietojärjestelmä ei jousta ja sopeudu kuten ihminen.
Tilaajien tulisikin tilata toiminnan kehittämistä, jonka sivutuotteena ehkä syntyy uutta toimintatapaa palveleva tietojärjestelmä.
Toimintakeskeinen järjestelmäkehitys alleviivaa myös sitä, että tietojärjestelmin tekninen yhteentoimivuus ei riitä. Lisäksi myös toimintatapojen on oltava yhteentoimivia. Esimerkiksi lääkärin etäkonsultaatiossa ei riitä, että vain videoneuvottelujärjestelmät ymmärtävät toisiaan.
Valitettavasti on pakko myöntää, että sekä tietojärjestelmien tilaajien että toimittajien osaamisessa on paljon parantamisen varaa. It-tekniikka voidaan puolin ja toisin osata, mutta lisäksi on hallittava toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen ja laajojen it-projektien johtaminen.
Usein toimittajalla on etulyöntiasema tilaajaan nähden, sillä toimittajalla on laaja kokemus tietojärjestelmähankkeista, mutta tilaaja on usein ensikertalainen. Toimittajaa edustaa kokenut projektipäällikkö, jonka vastinparina on tilaajan työryhmä, jonka jäsenet seuraavat hankkeen etenemistä oman toimen ohessa.
Miljoonien eurojen tietojärjestelmän tilaajalla on oltava joko omaa tai ostettua it-hankeosaamista. Valitettavasti asiantuntijapalveluiden ostaminen ei ole yhtään sen helpompaa kuin tietojärjestelmäkehityksen kilpailuttaminen.