Traficom

Yhteinen kehittämisen malli lisää viranomaispalvelujen laatua

Liikenne‑ ja viestintävirasto Traficomin ketterän kehittämisen malli tuo organisaation eri toimialat yhteen ja auttaa rakentamaan entistä vahvempia digitaalisia viranomaispalveluja. Agile-coachauksen avulla muutosmatkaa voidaan tehdä läpinäkyvämmin, sujuvammin ja ennen kaikkea yhdessä.

TAVOITE

Yhtenäisyyden kautta kohti vahvempia viranomaispalveluja

Miten tuottaa kansalaisille entistä parempia viranomaispalveluita, kun yhteiskunta muuttuu yhä nopeammin ja valtion budjettisäästötavoitteet kasvavat? Traficomilla ketteryysvalmennus auttaa yhtenäistämään toimintamalleja ja ohjaamaan resursseja yhdessä määriteltyihin tavoitteisiin.

”Halusimme rakentaa yhteisen kehittämisen mallin, joka tukee koko talon tuottavuutta. Tavoitteenamme on koota isossa organisaatiossa hajallaan tapahtuva kehittäminen yhteen ja tehdä siitä johdettavaa, suunnitelmallista ja vaikuttavaa”, Traficomin Tietohallinnon osastopäällikkö Sari Örn sanoo.

Vahvasti asiantuntijuuteen ja autonomiaan nojaavassa organisaatiossa kaikille yhteisen tekemisen tavan löytäminen on ennen kaikkea muutosmatka. Ketteryysvalmennuksen tarkoitus on parantaa työn sujuvuutta läpi organisaation ja auttaa tiimejä huippuasiantuntijuudessa.

RATKAISU

Kehittämisen kulttuuri rakentuu jatkuvassa vuoropuhelussa

Goforen agile‑coachaus rakentuu avoimen kuuntelun, jatkuvan vuoropuhelun ja ketterän osallistamisen varaan. Alussa tavoitteena on tehdä näkyväksi, mitä organisaation eri tasoilla on meneillään, mitä valmistuu ja miten riippuvuuksia hallitaan. Vasta sitten tekemistä voidaan muuttaa ja tehostaa.

”Vaikka yhteistyön pääpainona on ollut uudistaminen ja muutostyö, ei valmennus ole ikinä valmiin mallin jalkauttamista, vaan yhteiset toimintatavat löydetään ja rakennetaan yhdessä. Tavoitteena on auttaa organisaatiota oivaltamaan ja oppimaan yhdessä sekä sen kautta muuttumaan”, sanoo Goforen Agile Coach Katja Luumi.

Työn ytimessä ovat supersprintit, kolme kertaa vuodessa järjestettävät laajat yhteiskehittämisen jaksot, joissa eri toimialojen tiimit tarkastelevat riippuvuuksia, poistavat päällekkäisyyksiä ja suuntaavat voimavaroja yhteisiin tavoitteisiin. Niiden rinnalla fasilitointi, koulutukset ja sparraukset tukevat muutosta.

”Meillä on todella hyvät ja kokeneet Agile Coachit, jotka pystyvät toimimaan monipuolisesti organisaatiomme kaikilla tasoilla. Erityisen onnistunutta on ollut ketteryysvalmentajiemme kyky valmistella ja pohjustaa asioita tuoteomistaja- ja tiimitasolla niin, että strategisia kokonaisuuksia voidaan viedä yhdessä eteenpäin”, sanoo Örn.

Coachauksen rinnalla on syntynyt pelikirja, joka määrittää kehittämisen roolit, vastuut ja periaatteet. Työ on pitkäjänteistä ja monitasoista, tuoteomistajuuden ja tiimien vahvistamisesta ja fasilitoinnista aina strategisen johtamisen tukeen saakka.

Tavoitteenamme on koota isossa organisaatiossa hajallaan tapahtuva kehittäminen yhteen ja tehdä siitä johdettavaa, suunnitelmallista ja vaikuttavaa.

Sari Örn, Tietohallinnon osastopäällikkö, Traficom

LOPPUTULEMA

Ketterä kehittäminen kasvattaa strategista kyvykkyyttä

Agile‑coachaus vahvistaa Traficomin kykyä johtaa kehittämistä kokonaisuutena oikeaan suuntaan. Yhteistyön ansiosta eri toimialojen ja osastojen välinen tekeminen on tiivistynyt ja päätöksenteko perustuu aiempaa parempaan yhteiseen tilannekuvaan.

”Olemme saaneet tekemiseen läpinäkyvyyttä ja oppineet tunnistamaan riippuvuuksia paremmin. Samalla ymmärrämme entistä selkeämmin, mitä eri puolilla organisaatiota tapahtuu ja miten voimme tukea toistemme työtä. Yhteinen tapa toimia on juurtumassa arkeen askel askeleelta”, sanoo Örn.

Agile-coachauksen tuottamat havainnot ovat Örnin mukaan avanneet Traficomille tärkeitä strategisia kehityssuuntia, jotka vahvistavat viraston kykyä vastata muutokseen, ohjata resursseja oikein ja tuottaa entistä parempia digitaalisia palveluja suomalaisille.

”Kehittämisen kokonaiskuva on tuonut meille näkyvyyden siihen, mihin voimavarat kannattaa ensin suunnata ja mikä puolestaan vaatii isompaa strategista työtä tuekseen. Ketterän kehittämisen matka jatkuu, ja strateginen suunnittelu esimerkiksi tiimien eri toimintamallien osalta on jo käynnistetty”, sanoo Örn.

Ilman tätä työtä moni merkittävä muutos olisi viivästynyt. Olemme pystyneet käynnistämään strategisesti tärkeitä keskusteluja oikeaan aikaan.

Sari Örn, Tietohallinnon osastopäällikkö, Traficom

Projektin kohokohdat

Tavoite

Traficom halusi ketteryysvalmennuksella tukea koko viraston tuottavuutta ja entistä vahvempien digitaalisten viranomaispalvelujen kehitystä. Tarkoitus oli koota hajallaan tapahtuva kehittäminen yhteen ja yhtenäistää toimintamalleja johdettavaksi kokonaisuudeksi.

Ratkaisu

Goforen Agile Coachit rakensivat yhdessä Traficomin kanssa yhteisen kehittämisen mallin, joka perustuu jatkuvaan vuoropuheluun, avoimuuteen ja tiedolla johtamiseen. Supersprintit, koulutukset ja fasilitoinnit kirkastivat kehittämisen kokonaiskuvan, poistivat päällekkäisyyksiä ja auttoivat ohjaamaan resursseja yhteisiin tavoitteisiin.

Lopputulos

Kehittämisen kokonaiskuva on kirkastunut, yhteistyö tiivistynyt ja päätöksenteko perustuu aiempaa parempaan yhteiseen tilannekuvaan. Yhteinen kehittämisen malli vahvistaa Traficomin strategista kyvykkyyttä ja auttaa johtamaan kehittämistä suunnitelmallisesti kohti entistä vaikuttavampia digitaalisia palveluja.

Tärkeät luvut

  • +1000 työntekijää, joista 2/3 osallistuu kehittämiseen
  • ≈120 rekisterijärjestelmää ja kymmeniä sähköisiä palveluja
  • <10 miljoonaa asiointitapahtumaa vuodessa
  • 2 Agile Coach -valmentajaa
  • 3 supersprinttia vuodessa

OSAAMINEN

Projektissa käytetyt kyvyt

Ota yhteyttä!

Iris Alanen

Head of Business, Strategic Offering, Digital Government

iris.alanen@gofore.com

040 163 6485

Takaisin ylös