Idealistisimmassa muodossaan ketterässä ajatellaan, että muutos tapahtuu ilman minkäänlaista muutosjohtamista, kun motivaatio tulee ihmiseltä itseltään. Ajatuksena on, että sinulla on motivaatiota saada muutos aikaiseksi, kun voit kehittää asioita, jotka ovat sinulle tärkeitä. Muutosjohtaminen nähdään tarpeelliseksi vain muutoksen vastustuksen tapauksessa, ja tässä skenaariossa vastustusta ei ole. Kun muutos lähtee sinusta itsestäsi, olet halukas ajamaan muutosta aktiivisesti eteenpäin.
Tässä yhteydessä ”ketterä muutos” tarkoittaa siirtymistä kohti ketterämpää organisaatiota. Ketterä muutos voidaan myös tulkita tapana, jolla muutos toteutetaan: ketterän lähestymistavan käyttämisenä minkä tahansa muutoksen toteuttamiseksi.
Oletko koskaan ollut tällaisessa tilanteessa? Haluaisit aloittaa juoksemisen ja olet motivoitunut siihen. Jostain syystä et kuitenkaan ole onnistunut siinä vielä, etkä tunnu löytävän juoksemiselle aikaa, kunnes ystäväsi pyytää sinua aloittamaan juoksun kanssaan. Hän on hyvin innostunut ja alkaa järjestää juoksutapaamisia kanssasi. Yhtäkkiä sinulla on aikaa juoksemiselle! Nyt tekosyiden keksiminen on vaikeampaa, koska mukana on toinen henkilö, joka investoi aikaansa juoksuhetkiinne.
Tärkeimmät syyt, miksi lopulta aloitit juoksemisen:
- Joku koordinoi ja järjesti juoksutapaamisia.
- Muita ihmisiä oli mukana juoksemassa.
- Joku veti sinua kohti tavoitettasi ja lisäsi innostustasi juoksemiseen.
Esimerkki osoittaa miksi koordinointi, fasilitointi, apu muutoksen toteuttamisessa ja läpiviemisessä sekä innostuksen nostaminen ovat tarpeellisia muutoksessa kuin muutoksessa, myös ketterässä muutoksessa. Tätä kutsun muutosjohtamiseksi.
Onnistuneeseen muutokseen päästään vain systemaattisella tekemisellä ja ihmisiä monipuolisesti tukemalla.
Kuinka organisaatiot voivat onnistua ketterässä muutoksessa?
Erityisesti suurissa organisaatioissa ketterä muutos ei tyypillisesti lähde yksilöistä itsestään, vaan pikemminkin organisaation tahdosta. Innostus muutokseen tulee luoda ihmisille, minkä vuoksi tarvitaan joku vetämään heitä kohti ketterää muutosta ja toimimaan muutoksen katalyyttinä. Siksi muutosjohtaminen on tarpeen ketterissä muutoksissa.
Tässä on lista avainperiaatteista, jotka mahdollistavat onnistuneen ketterän muutoksen oppimani perusteella. Ei ole merkitystä onko kyseessä julkisen vai yksityisen sektorin organisaatio, sillä periaatteet pätevät yhtä lailla molempien kohdalla.
- Tuo ihmiset keskiöön – Laita ne ihmiset keskiöön, jotka ovat muutoksen kohteena. Ei vain johtajat, vaan heidät, jotka tulevat toimimaan uudella tavalla ja käyttävät uutta ajattelutapaa päivittäin. Loppujen lopuksi ihmiset tekevät muutoksen ja jos he eivät ole valmiita muuttamaan päivittäisiä tapojaan, muutosta ei tapahdu. Tämä periaate toimii missä tahansa muutoksessa.
- Varaa aikaa – Ihmiset tarvitsevat aikaa sopeutuakseen muutokseen. Erityisesti ketterään muutokseen, joka on pääosin suuri ajattelutavan muutos, tarvitaan enemmän aikaa kuin yksittäisten toimintatapojen muuttamiseen. Kuten esimerkissä, jos et ota aikaa juoksemiselle, sitä ei koskaan tapahdu. Tämä on toinen periaate, joka pätee mihin tahansa muutokseen.
- Kouluta ja valmenna – Ihmiset tarvitsevat koulutusta ja valmennusta ymmärtääkseen, mitä muutosta haemme. Ketterän toimintatavan todellisen merkityksen ymmärtäminen on vuosia kestävä oppimismatka, joka vaatii koulutusta ja valmennusta matkan varrella. Kuten juoksemisessa, jos haluat parantaa tekniikkaasi ja tulla maratoonariksi, hyötyisit myös koulutuksesta ja valmennuksesta, varsinkin alussa. Jos et ole koskaan juossut aiemmin, on hyödyllistä, että joku opastaa ottamaan ensimmäiset askeleet sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä, mikä voisi johtaa väärän tekniikan käyttöön ja loukkaantumisiin.
- Rakenna muutoskoneisto – Suurissa organisaatiossa tarvitaan joukko ihmisiä, jotka työskentelevät muutoksen aikaansaamiseksi – kutsun tätä muutoskoneistoksi. Tämä koneisto vahvistaa muutosta kahvihuoneissa, viestii, toimii esimerkkinä, näyttää miten asiat tehdään, valmentaa jne.
- Rakenna muutosta yhdessä – Muutos on onnistuneempi, kun teet sen yhdessä niiden ihmisten kanssa, jotka ovat muutoksen kohteena. Joku sanoi kerran, että ”if you make it, you don’t hate it”. Muutokselle saadaan omistajuutta, kun se suunnitellaan itse. Erityisesti ketterässä muutoksessa muutoksen halutaan lähtevän ihmisistä itsestään. On erittäin tärkeää antaa ihmisten itse määritellä, mitä muutos heille merkitsee ja miten asiat toimisivat parhaiten käytännössä, sillä heillä on paras kokemus pävittäisestä tekemisestä organisaatiossa. Tämä on englanniksi “empowering people”, mikä kuuluu ketterään ajatteluun.
- Varmista johdon tuki – Varsinkin organisaatioissa, joissa on perinteisempi johtamismalli, esimiehillä on tärkeä rooli. Johtajien tulee tukea muutosta, jotta se toteutuu. Tärkein tukitaso on keskijohto, koska heillä on suurin vaikutus käytännön toimintaan. Keskijohto saattaa helposti jäädä vaille riittävää huomiota, sillä usein keskitytään lisäämään ylemmän johdon ja työntekijöiden tietoisuutta muutoksesta. Kuitenkin, jos keskijohto näiden tahojen välissä ei tue muutosta, sitä ei tapahdu.
- Johda, koordinoi ja viesti tehokkaasti – Suurissa organisaatioissa tarvitsemme ryhmän ihmisiä johtamaan, koordinoimaan ja viestimään muutoksesta. Tarvitsemme ihmisiä osallistamaan muita, järjestämään työpajoja, dokumentoimaan ideoita ja päätöksiä, johtamaan muutosta, järjestämään verkostoja jatkuvan oppimisen tukemiseksi, varmistamaan että kaikki ovat kuulleet muutoksesta jne. Se ei tapahdu itsestään, vaan meidän on laitettava tähän työhön aikaa, vaivaa ja resursseja.
