Case Helsingin kaupunki - Asti-hanke

Digitaaliset palvelut lapsiperheiden tukena

Case Helsingin kaupunki - Asti-hanke

Digitaaliset palvelut lapsiperheiden tukena

Tulevaisuuden perustuksia luomassa

Kaupunkien tehtävänä on tarjota asukkailleen mahdollisimman laadukkaita ja sujuvia palveluita. Laadun ja sujuvuuden varmistamiseksi on kyettävä tarjoamaan palveluita oikein mitoitettuna, oikeaan aikaan, muutoksiin nopeasti reagoiden. Lisäksi on tärkeää ennakoida asukkaiden tarpeita. Digitalisaatiolla on suuri rooli, jotta palveluiden laatutaso vastaa asukkaiden tarpeisiin.

Yksi suurimmista palveluiden käyttäjäryhmistä ovat lapsiperheet. Helsingin kaupunki halusi kehittää lapsiperhepalveluiden suunnittelua ja asiointia tasolle, joka ei pelkästään vastaa tämän hetken tarpeisiin, vaan mukautuu myös tulevaisuuden muutospaineisiin ketterästi. Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ASTI-hanke kehittää sekä lapsiperheiden asiointia että palveluiden suunnittelua digitaalisen työkalun avulla. Työkalu varmistaa, että jatkossa kasvatuksen ja koulutuksen asioinnissa digitaalisuus toimii vain taustalla ja ihmisten välinen kommunikointi on pääosassa.

Ratkaisun luominen: ASTI-hanke

Varhaiskasvatuspalveluiden ja koulupalveluiden käyttäjämäärä on valtava, ja tarpeet sekä toiveet palveluille sen mukaisia. Kaupunki katsoi, että parhaaseen lopputulokseen päästään, jos kehittämistyö toteutetaan ketterästi monitoimittajaympäristössä luotettavien kumppanien kanssa. Tärkeää oli, että kaupungin suunnittelijat ja palveluiden käyttäjät pääsevät vahvasti mukaan suunnitteluun ja muovaamaan palvelusta juuri heidän tarpeisiinsa sopivan. Tarpeiden ollessa suuria ei kaikkea voi määritellä heti ja uusia mahdollisuuksia syntyy matkan varrella. Parhaaksi tavaksi etenemisen osalta ja haasteita ratkaisemaan katsottiin ketterät ohjelmistokehitystiimit, jota kaupungin tuoteomistajat ohjaavat.

Monien järjestelmien ja manuaalisten paperitoimintojen monimutkaisesta ja resursseja vaativasta alkutilanteesta syntyi uusi konsepti. Se sisältää yhteneväisen ratkaisun, joka integroi käyttöliittymään sekä kaupungin hallinto- että kotikäyttäjälle allokoidut järjestelmät. Ratkaisu yhdistää useita aiempia järjestelmiä yhdeksi kokonaisuudeksi, jolloin kaupungin virkailija voi tehdä kaikki hallinnolliset tehtävät yhdellä alustalla ja tarjoaa samalla sujuvan digitaalisen kokemuksen kotikäyttäjälle. Tavoitteena on tarjota asukkaille arjen sujuvuutta ja parempaa palvelukokemusta. ASTI-hankkeella ei ainoastaan korvata nykyistä järjestelmää, vaan mahdollistetaan pohja ennakoiville palveluille tekoälyä ja dataa hyödyntäen.

Gofore on ollut kaupungin kumppanina hankkeen alusta asti. Alkumäärittelytyön ja parhaiden menetelmien löytämisen jälkeen Goforen moniosaajatiimit ovat käyttäjätarpeita kuunnelleen rakentaneet järjestelmää tavoitteisiin vastaavaksi. Gofore osallistuu sekä varhaiskasvatuspalveluiden ja opetuspalveluiden että ennakoivien lapsiperhepalveluiden digitaalisten toiminallisuuksien kehittämiseen kymmenien asiantuntijoiden voimin, jotka tarjoavat kokonaisvaltaisen kyvykkyyden, monimutkaisen ja haastavan kokonaisuuden ratkaisemiseksi.

”On ollut ilo työskennellä Goforen kanssa ASTI-hankkeen merkeissä! Asiantuntijat ovat varsin lahjakkaita, ja he työskentelevät hyvällä energialla. Kommunikaatio on ollut selkeää, avointa ja rehellistä. Jos ongelmia on tunnistettu, on niistä puhuttu avoimesti, mikä on mielestäni tärkeää. Projektitiimissä valitsee vahva ratkaisukeskeinen henki” kertoo hankepäällikkö Teemu Toivakka, Helsingin Kaupunki

Älykkäiden digitaalisten kaupunkipalveluiden hyödyt

Kaupunkien ei tarvitse olla sivustaseuraajia digitaalisten palveluiden kehittämisessä. Suurin tieto palvelun vaatimuksista on käyttäjillä, ja heidän osallistamisensa kehitystyöhön varmistaa mahdollisimman hyvän toiminnallisuuden. Kehitystyöhön osallistumalla osataan myös digitaalisilta palveluita vaatia enemmän, jolloin jatkuva kehitys ja parantaminen on sujuvampaa. Digitaalisten työkalujen käyttö kaupungin palveluissa on jo nyt hyvin yleistä ja niiden käyttö kasvaa. Tämä vaatii myös henkilöstöltä uudenlaista asennoitumista suunnitella kaupunkipalveluita. Tietoa halutaan nopeasti, läpinäkyvästi ja ennakoivasti.

“Vastatakseen jatkuvasti muuttuviin tarpeisiin palveluiden kehittäjien on hyväksyttävä, että tulevaisuutta ei voi ennustaa kovin pitkälle ja siksi ketterä kehitys on tuotava vahvemmin osaksi kaupunkisuunnittelua, kertoo kaupunkiasiakkuuksien toimialavastaava Simo Turunen Goforelta.

Kaupunkipalveluita verrataan asukkaiden osalta usein kaupallisiin palveluihin, mikä aiheuttaa kovia odotuksia kaupungeille. Kaupunkien digitaalinen kypsyys on hyvin eri tasoilla, jopa kaupunkien eri toimialojen sisällä. ASTI-hankkeessa on otettu rohkea askel kohti tulevaisuuden kaupunkisuunnittelua, jossa digitaalisten palveluiden ja työkalujen suunnittelu on osa kaupunkisuunnittelun työarkea. Työkalut muovataan sellaisiksi, että ne tukevat tekemistä eikä työtä tehdä liikaa niiden toiminnallisuuksien ehdoilla. Tämä vaatii työkalun kehittämisvaiheessa uusien roolien ja tehtävien omaksumista myös kaupungin työntekijöiden osalta, ja myöhemmässä vaiheessa muutoskyvykkyyttä palveluiden tuottamiseen uudella, enemmän dataan pohjautuvalla tavalla. Tämä muutos kaupunkisuunnittelussa on merkittävä ja konkreettinen askel kohti tietojohtamista.

“ASTI-projekti on edustanut aitoa kumppanuutta Helsingin kaupungin ja Goforen välillä. Tavoitetasot ovat olleet erittäin korkeat molemmilla osapuolilla, sillä kaupungin palvelut vaikuttavat kaikkien meidän elämiimme. Näen tämän projektin mahtavana esimerkkinä siitä, miten kaupunkisuunnittelua tehdään jatkossa: digitaalisesti, ketterästi ja jatkuvasti muuntuvaan ympäristöön sopeutuen”, kertoo Simo Turunen. 

Vuonna 2019 käynnistynyt hanke on edennyt aikataulussa, ja se valmistuu vuonna 2024.

Projektin kohokohdat

Check icon

Haaste

Helsingin kaupunki haluaa varmistaa palvelujen laadun ja helppouden, tarjota niitä oikeaan aikaan, mitata niitä ja reagoida nopeasti muutoksiin ennakoiden asukkaiden tarpeita.
Check icon

Ratkaisu

Muodostettiin ketterät kehitysyksiköt, joissa palveluntarjoajat toimivat tiimeissä kaupungin omien asiantuntijoiden sekä loppukäyttäjien kanssa.
Check icon

Lopputulos

Monien järjestelmien ja manuaalisten paperitoimintojen monimutkaisesta ja resursseja vaativasta alkutilanteesta syntyi uusi konsepti. Se sisältää yhteneväisen ratkaisun, joka integroi yhteen käyttöliittymään sekä kaupungin hallinto- että kotikäyttäjälle allokoidut järjestelmät.

"On ollut ilo työskennellä Goforen kanssa ASTI-hankkeen merkeissä! Asiantuntijat ovat varsin lahjakkaita, ja he työskentelevät hyvällä energialla. Kommunikaatio on ollut selkeää, avointa ja rehellistä. Jos ongelmia on tunnistettu, on niistä puhuttu avoimesti, mikä on mielestäni tärkeää. Projektitiimissä valitsee vahva ratkaisukeskeinen henki."

Teemu Toivakka

Hankepäällikkö

Helsingin kaupunki

Vakuutuitko? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Simo Turunen

Toimialavastaava, kaupungit