Case Opetushallitus

Opetushallitus kehittää tietojärjestelmiään asiakaslähtöisesti

Case Opetushallitus

Opetushallitus kehittää tietojärjestelmiään asiakaslähtöisesti

Goforen ja Cybercom Finland Oy:n muodostama ryhmittymä on tukenut Opetushallitusta muutoksessa jo vuodesta 2011 asti.

Digitalisaatio on yksi nykyisen hallitusohjelman läpileikkaavista kärkihankkeista, ja moni julkinen toimija pohtii, miten voi parhaalla mahdollisella tavalla vastata kansalaisten ja muuttuvan yhteiskunnan tarpeisiin. Vaikuttavimmat ratkaisut eivät kuitenkaan synny yksittäisten toimintojen sähköistämisellä tai teknologioita päivittämällä. Kehitystä on tehtävä pintaa syvemmältä.

Yksi edelläkävijöistä on Opetushallitus, joka on kehittänyt toimintaansa palvelulähtöisesti jo 2010-luvun alkupuolelta asti.

– Arkkitehtuurilähtöisen kehittämisen tehtävä on yhdistää organisaation toiminta ja siihen liittyvät tiedot, tietojärjestelmät ja teknologiat kokonaisuudeksi. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että keskiössä on toiminnan kehittäminen vaikuttavasti – ei tietojärjestelmä, kertoo Opetushallituksen digitalisaatioyksikön päällikkö Erja Nokkanen.

Tiivis aikataulu edellytti uudenlaisia toimintamalleja

Opetushallituksessa uudenlainen tekemisen tapa sai alkunsa vuonna 2009 käynnistyneestä Valtiovarainministeriön rahoittamasta SADe-ohjelmasta, jonka tavoitteena oli vauhdittaa sähköistä asiointia ja demokratiaa. Samassa yhteydessä Opetushallitus teki strategisen linjauksen siitä, että organisaation järjestelmäarkkitehtuuria ryhdytään rakentamaan palvelukeskeisesti. Arkkitehtuurilähtöinen kehittäminen mahdollisti ketterän kehittämisen monitoimijaympäristössä.

– Tavoitteena oli yhdistää ja kehittää monia Opetushallituksen järjestelmiä siten, että asiakas on keskiössä. Hankkeen aikataulu oli kuitenkin tiukka ja lainsäädäntö oli kesken. Onnistuminen ei olisi ollut mahdollista, jos olisimme jääneet määrättömästi määrittelemään ja toteuttamaan vesiputousmallia, Erja Nokkanen taustoittaa.

Kehitystyötä lähdettiin tekemään tiiviissä yhteistyössä ICT-ohjelmistotoimijoiden kanssa, jolloin alkoi myös näihin päiviin kestänyt kehittäjäyhteistyö Goforen kanssa.

– Gofore rohkaisi meitä liikkeellelähdössä. He ovat myös alusta asti olleet vahvoja siinä, että jokainen hanke mietitään toiminnan ja sen kehittämisen näkökulmasta – ei teknologia tai järjestelmä edellä, Nokkanen sanoo.

Tietojärjestelmät vastaavat organisaation toimintaa ja mukautuvat muuttuvan maailman tarpeisiin

Kun organisaatio pitää kehittämisen ja arkkitehtuurin omissa käsissään, lopputuloksena syntyy kokonaisuus, joka vastaa organisaation toimintaa sataprosenttisesti.

– Valmiita ratkaisuja ei ole, mutta arvo tulee siitä, että voimme aidosti kehittää ja miettiä toimintaamme asiakkaidemme kanssa, Nokkanen sanoo.

– Hyvä suunnittelu ja määrittely mahdollistavat eheän kokonaisuuden, jota on helppo muokata ja ylläpitää. It-ala etenee nopeasti, ja nykyaikaisin menetelmin suunniteltu järjestelmä mahdollistaa jatkuvan kehittämisen, toteaa Goforen UX-suunnittelija Arto Seppänen.

Opintopolku on rakentunut pitkäjänteisen yhteistyön tuloksena

Konkreettinen esimerkki palvelulähtöisestä arkkitehtuurista ja yksi SADe-ohjelmasta alkunsa saaneista palveluista on Opintopolku.fi-kokonaisuus, joka syntyi Opetushallituksen, Goforen, Cybercom Finlandin ja useiden muiden ict-toimittajien yhteistyönä.

Opintopolku yhdistää samaan paikkaan useita eri palveluita, ja sitä käyttävät niin koulutustoimijat kuin oppijatkin useilla eri koulutusasteilla. Palvelukeskeisellä lähestymisellä on tärkeä rooli siinä, että asiakkaan näkökulmasta polku koulutusasteelta toiselle on saumaton ja käyttäjäkokemus ensiluokkainen. Se ei kuitenkaan tarkoita kasvavia kustannuksia – päinvastoin.

– Sade-hankkeessa tavoittelimme taloudellisia hyötyjä, ja ne ovat toteutuneet hyvin. Vaikka palvelu laajenee, kustannukset eivät kasva samassa suhteessa. Jo tehtyä työtä voidaan hyödyntää uusissa kehittämiskohteissa ja tietosisällöissä, Nokkanen toteaa.

Opintopolkuun liittyvät palvelut on otettu käyttöön vaiheittain vuosien 2013–2019 aikana ja tällä hetkellä Gofore ja Cybercom vastaavat kokonaisuuden ylläpidosta ja jatkokehitystyöstä.

­– Tämän kaltainen kehittämistyö edellyttää pitkäjänteisyyttä myös kumppaneilta. Goforen kanssa se on toteutunut. Mielestäni he toimivat vastuullisesti ja pitävät huolta henkilöstöstään, mikä näkyy myös meille. Projekteihimme on aina löytynyt tekijöitä, ja ketteryys sekä joustavuus on säilynyt, vaikka Gofore on yhteistyömme aikana kasvanut, Nokkanen jatkaa.

– Pitkä asiakkuus perustuu siihen, että olemme olleet tyytyväisiä Goforen työhön ja tekemisen tapoihin. Arvostan heidän asiakaslähtöisyyttään ja monipuolisia palveluita sekä sitä, että goforelaiset ovat mutkattomia, innovatiivisia ja ratkaisukeskeisiä. Heillä on kyky löytää ratkaisu, joka yhdistää tavoitteemme ja arvomme, summaa Opetushallituksen yksikön päällikkö Pekka Matikainen.

Projektin kohokohdat

Check icon

Tavoite

Kehittää Opetushallituksen tietojärjestelmäkokonaisuutta organisaation toiminnan tarpeista ja palveluista käsin – asiakas keskiössä.
Check icon

Lähestymistapa ja työ

Arkkitehtuurilähtöisessä kehittämisessä kehitetään ensin toimintaa ja vasta sen jälkeen tietojärjestelmiä, jotka vastaavat muuttuneita toimintatapoja.
Check icon

Lopputulema

Uudenlainen lähestymistapa mahdollistaa jatkuvan kehittämisen monitoimittajaympäristössä ja pitkäkestoiset kumppanuudet. Samalla saadaan myös kustannussäästöjä, kun jo tehtyä voidaan hyödyntää uudestaan.

"Arkkitehtuurilähtöisen kehittämisen tehtävä on yhdistää organisaation toiminta ja siihen liittyvät tiedot, tietojärjestelmät ja teknologiat kokonaisuudeksi. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että keskiössä on toiminnan kehittäminen vaikuttavasti – ei tietojärjestelmä"

Erja Nokkanen

Digitalisaatioyksikön päällikkö

Opetushallitus

Vakuutuitko? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Riikka Vilminko-Heikkinen

Myynti ja asiakasarvo