Reagointi muutoksiin on yksi keskeisistä periaatteista, jonka usein yhdistämme ketterään kehittämiseen. Meidän tulisi tarkkailla ympäristöämme huolellisesti ja reagoida nopeasti, jos huomaamme, että nykyinen toimintamme ei enää sovi ympäristön vaatimuksiin.
Tämä on suhteellisen helppoa, kun kehitämme ohjelmistoa pienessä tiimissä. Voimme yhdessä päättää, mitä muuttaa, päivittää tai poistaa ratkaisusta. Tämän jälkeen toteutamme päätöksemme käytännössä. Mutta miten tämä ketterä kehittämistapa toimii, kun kehitämme uutta kulttuuria, ajattelutapaa, toimintatapoja tai muuta, joka vaatii muutoksia ihmisten käyttäytymisessä?
Kun kehitämme IT-ratkaisua, on melko yksinkertaista toteuttaa viimeisin muutos tai päivitys ratkaisuun. Valmiin uuden ominaisuuden ja sen toteutuksen välillä ei ole viivettä. Voisimme jopa yksinkertaistaa ja sanoa, että toteutus tapahtuu napin painalluksella (muistakaa, että jos olemme todella ketteriä, meillä ei pitäisi olla kuuden kuukauden testausjaksoja tai muita jonoja ennen julkaisua).
Jos kuitenkin kehitämme toimintatapoja, se vaatii ihmisiä tekemään asioita eri tavalla. Tällöin meillä on viive valmiin idean eli uuden toimintatavan sekä sen toteutuksen eli ihmisten toimimisen uuden toimintatavan mukaisesti joka päivä. Tämä viive tulee matkasta läpi muutoksen omaksumisen portaiden.
Ihmisiin liittyvä muutos kulkee läpi muutoksen omaksumisen portaiden
Kuten muutoksen omaksumisen portaiden kuva osoittaa, ihmisillä muutoksen omaksuminen ei tapahdu sekunnissa, kuten uuden ominaisuuden julkaisu. Ihmiset käyvät läpi eri vaiheita ennen kuin he ovat valmiita toimimaan uudella tavalla ja sisällyttämään muutoksen jokapäiväisiin tapoihinsa. Tämä vaatii aikaa.
On useita vaiheita, jotka ihmiset käyvät läpi ennen kuin he todella alkavat toimia uudella tavalla. Alussa on tärkeää saada tietoisuus siitä, että jotain on meneillään, ja sitten ymmärtää, mitä tulee tapahtumaan, erityisesti juuri henkilön itsensä näkökulmasta. Vasta näiden askelten jälkeen on mahdollista alkaa muuttamaan toimintaansa käytännön tasolla.
Ihmiset tarvitsevat aikaa muutokseen – liikaa liian usein on sekasotku
Oppi on, että kun kyse on ihmisistä, meidän tulisi ottaa huomioon muutoksen portaat, jos haluamme onnistua uusien asioiden jalkauttamisessa. Ketterässä maailmassa tavoitteena on toteuttaa uusia asioita usein. Kun käsittelemme ihmisiä, jokaisen uuden idean myötä aloitamme aina muutoksen portaat ensimmäisestä askeleesta, josta kipuamme pikkuhiljaa ylöspäin.
Meidän tulisi siis olla varovaisia, kuinka usein muokkaamme toimintatapojamme ja tuomme uusia pieniä parannuksia/muutoksia toimintaan. Heti, kun päätämme tehdä jotain hieman eri tavalla, meidän on muistettava, että toteutus vaatii ensin viestintää ja sen jälkeen alkavat muutoksen portaat jokaisen henkilön kohdalla. Tämä tapahtuu joka kerta, kun tuomme pöydälle jotain uutta. Jos suunta muuttuu liian usein, organisaatio ei pysty seuraamaan, ja syntyy sekasotku. Tuloksena on, että lopulta emme muuta mitään. On hyvä pitää mielessä, että mitä suurempi organisaatio on, sitä enemmän aikaa toteutus vaatii, koska jopa perusviestintä vie yllättävän paljon aikaa suuressa organisaatiossa.
Toisaalta voimme nähdä uuden ideamme tulokset vasta jonkin ajan kuluttua. Vasta silloin voimme sanoa, toimiko idea vai ei. Vaikka ketterä kehittäminen kannustaa epäonnistumaan nopeasti, meidän tulisi varmistaa ennen johtopäätösten tekemistä epäonnistumisesta tai menestyksestä, että olemme todella onnistuneet toteutuksessa. On tärkeää löytää sopiva nopeus uusien ideoiden käytäntöön viemisessä ja toisaalta katsoa, ettei tehdä liian nopeasti päätöstä idean epäonnistumisesta ja sitä kautta jälleen suunnanmuutosta tekemiseen.
Mitä tehdä muutoksen toteutuksen nopeuttamiseksi?
Tapa lyhentää viivettä tai jopa poistaa se kokonaan on tehdä muutosta yhdessä ihmisten kanssa. Kun tehdään yhteistyötä niiden ihmisten kanssa, joita muutos koskee, muutoksen portailla eteneminen alkaa jo ideointi-/kehitystyön aikana. Jos ideat muutokseen tulevat ihmisiltä itseltään, ehkä muutoksen portaiden ensimmäiset vaiheet voivat jopa kadota.
Suurissa organisaatioissa ei todennäköisesti koskaan kuitenkaan saavuteta pistettä, jossa voisi tehdä muutoksen läheisesti 2 000 tai jopa 10 000 ihmisen kanssa samanaikaisesti. Siksi on aina ihmisiä, jotka aloittavat muutoksen portailla etenemisen vasta ensimmäisen viestinnän jälkeen.
Ota siis ihmiset huomioon ja varmista viestintä, sitoutuminen, valmennus, koulutus ja muu tuki muutoksen kohteena oleville ihmisille ollessasi ketterä. Näin varmistat asioiden jalkautumisen ja lyhennät myös viivettä idean ja sen jalkautumisen välillä, jonka tietysti haluaisimme olevan mahdollisimman lyhyt ketterässä kehittämisessä. Tätä kutsumme ihmislähtöiseksi muutokseksi.
Tässä on yksi esimerkki, jossa olemme ottaneet muutoksen omaksumisen portaat huomioon ketterässä maailmassa: SOK ITD – Toimintamallin muutos – Gofore
Kiinnostaako sinua kuulla lisää agilesta?
