Ihmisten ajattelu- ja toimintatapoja koskevien muutosten onnistunut läpivienti isossa organisaatiossa on haastava prosessi, joka edellyttää paljon ja monipuolista viestintää ja tukea. Muutoksesta tulee kertoa ja muistuttaa kullekin sidosryhmälle relevantilla tavalla. Saatetaan tarvita koulutuksia ja tietoiskuja eri sisällöillä, näkökulmilla ja kielillä.
Uudet toimintaohjeet voivat herättää jatkuvasti kysymyksiä eri tiimeissä, toiminnoissa ja toimipisteissä. Muutosta vetävän projektitiimin rajalliset resurssit ja vaikutuskanavat eivät useinkaan mahdollista riittävää läsnäoloa ja nopeaa tukea ison organisaation kaikissa kolkissa. Tällöin voidaan valjastaa lisää muutoksentekijöitä ydintiimin apuvoimaksi rakentamalla organisaation laajuinen muutosagenttiverkosto.
Muutosagentit
- Jakavat muutoksen omistajuutta
- Tukevat muutoksen edistymistä ja varmistavat sen onnistumisen
- Kuuntelevat organisaation signaaleja
- Tuovat strategiset viestit osaksi jokapäiväistä työtä
- Ottavat aktiivisen roolin muutoksen läpiviennissä
Muutosagentit auttavat muutoksen ja sen hyötyjen konkretisoimisessa
Muutosagentti tuntee oman tiiminsä ja yksikkönsä tarpeet ja haasteet muutoksessa ja osaa suodattaa tarjolla olevista tiedoista juuri niille relevantit sisällöt. Hän myös osaa nostaa esille verkostoissaan toimivien ihmisten näkökulmasta suurimpia muutoksella saavutettavia hyötyjä. Yksinkertaisimmillaan agentin tehtävä on muutokseen liittyvien tietojen ja muistutusten jakamista keskustelukanavilla ja palavereissa sekä kysymyksiin vastaamista. Se voi kuitenkin myös sisältää esimerkiksi koulutusten, työpajojen ja tukiklinikoiden organisointia ja vetämistä.
Kun työntekijät arjen tiimellyksessä kokevat, etteivät ehdi, halua tai osaa paneutua taas yhteen muutokseen, on muutosagentti heidän apunaan. Muutosagentti on ikään kuin paikallinen opas, mentori tai mestari muutoksessa – hänen tukensa ansiosta tietoa ja vastauksia saa nopeasti, jolloin uusien ajattelu- ja toimintatapojen sopeuttaminen omaan työhön helpottuu.
Muutosagenttiverkosto on hyvä reflektointituki
Kun halutaan työntekijöiden muuttavan aktiivisesti omaa toimintaansa, on erityisen tärkeää tunnustella jatkuvasti, miten muutokseen ja muutostukeen reagoidaan. Muutosagentti toimii korvana omissa verkostoissaan sekä välittää havaitsemansa palautteet, toiveet ja puutteet muutosta vetävälle tiimille. Näin tiimi saa arvokasta tietoa siitä, miten muutoksella menee organisaation eri osissa, ja kannattaisiko ehkä joitain toimenpiteitä tehdä enemmän, vähemmän tai toisin.
Eri yksiköissä tai toiminnoissa työskentelevillä muutosagenteilla on oiva mahdollisuus oppia toistensa näkemyksistä ja kokemuksista. Lisäksi muutosagentit ja muutosta vetävä tiimi voivat ideoida ja sparrailla yhdessä, miten muutoksen edistämistä jatketaan ja miten esille nousseisiin toiveisiin ja haasteisiin vastataan.
Verkostoa on johdettava
Muutosagenttiverkoston rakentaminen, ylläpitäminen ja hyödyntäminen edellyttävät aktiivista työtä. Verkostolla kannattaa olla säännöllisiä kokoontumisia, minkä lisäksi voidaan tarpeen mukaan järjestää esimerkiksi koulutuksia ja kampanjoita. Verkoston vetäjän tavoite on varmistaa, että muutosagentit ymmärtävät mitä heiltä odotetaan, ja että he saavat riittävästi tukea rooliinsa.
Muutosagentit ovat usein vapaaehtoisesti roolissaan eikä heille ole välttämättä allokoitu siihen varsinaista työaikaa, joten agenttina toimimisen tulee olla mielekästä ja motivoivaa. Toimijoiden kuormitusta tulee hallita ja heidän työnsä kannattaa tehdä mahdollisimman helpoksi. Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että kysymyksiin otetaan nopeasti kantaa, ja että agentit saavat eteenpäin välitettävät materiaalit ja viestit mahdollisimman valmiissa muodossa.
Muutosagenttiverkoston luotsaaminen vaatii siis kohtuullista panostusta muutosta vetävältä tiimiltä. Hyvin toimiva verkosto kykenee kuitenkin monistamaan tehokkaasti muutostyön vaikutukset ja on näin ollen vaivan arvoinen.
Kaipaatko tukea muutokseen?
