Ensimmäiset CSRD:n mukaiset raportit on määrä julkaista vuonna 2025, ja monella yrityksellä onkin tällä hetkellä käynnissä valmistelu tarvittavan datan keräämistä varten. Urakka on melkoinen, sillä raportoitavia datapisteitä on yli 1 100, joista moni vaatii uuden datan keräämistä myös yrityksen arvoketjusta. Monen yrityksen haasteena on kuitenkin vanhentuneet ESG-datan hallinnan käytännöt ja työkalut, joiden digitalisointi ja automatisointi on jäänyt muiden IT-hankkeiden jalkoihin.
Tietojärjestelmät auttavat mm. vastuullisuustietojen keräämisen automatisoinnissa, tiedon ja tunnuslukujen standardoinnissa, tietojen integroinnissa ja jäljitettävyyden parantamisessa, sekä datan analysoinnissa ja visualisoinnissa. Lisäksi uusissa ESG-ohjelmistoissa voi olla CSRD:n mukaisia raportoinnin mallipohjia, jotka nopeuttavat raportin kokoamista.
Tietojärjestelmien mahdolliset hyödyt ESG-datan hallintaan:
- Datan reaaliaikainen kerääminen liiketoimintaprosesseista
- Tietojen ja tunnuslukujen standardisointi
- Tietojen integrointi
- Tiedon parempi läpinäkyvyys ja jäljitettävyys
- Mallipohjainen raportointi
- Modernit raportoinnin ja analytiikan toiminnallisuudet
- Sidosryhmien osallistaminen (esim. ulkoisen käyttöliittymän kautta)
- Pilvipalveluiden skaalautuvuus ja globaali saavutettavuus
- Automatisoinnin ja tiedon tehokkaamman jakamisen tuomat kustannussäästöt
Lähtökohtana kokonaisarkkitehtuuri
Tietojärjestelmien tarkoitus on nimensä mukaisesti auttaa hallitsemaan tietoa. Ne auttavat keräämään, prosessoimaan ja jalostamaan dataa sellaiseen muotoon, että sitä voidaan hyödyntää tehokkaasti yrityksen toiminnan ohjauksessa, raportoinnissa ja päätöksenteossa. ESG-datan hallinta ei näiltä osin eroa olennaisesti minkään muun tiedon hallinnasta, mutta haasteena on tiedon systeeminen luonne. Kestävä kehitys ja sen osa-alueet läpileikkaavat kaiken yrityksen toiminnan aina tuotteiden ja palveluiden suunnittelusta valmistukseen ja lopputuotteiden käyttöön. Voidakseen arvioida, raportoida ja kehittää oman toimintansa vaikutuksia, yritysten tulee kerätä tietoa kaikista toiminnan osa-alueista, ml. omista liiketoimintaprosesseistaan, toimitusketjusta ja tuotteiden käytöstä.
Koska ESG-dataa tulee kerätä kaikesta toiminnasta, ei tiedon hallinnan ratkaisuja kannata lähestyä pistemäisesti. Mahdolliset uudet ratkaisut pitää integroida olemassa oleviin järjestelmiin, mm. toiminnan ja tuotannon ohjausjärjestelmiin, johtamisjärjestelmiin, toimitusketjun hallinnan järjestelmiin ja HR-järjestelmiin. Eri järjestelmistä saadaan kerättyä vastuullisuuden eri osa-alueiden kannalta olennaista tietoa, mutta tieto pitää saada keskitettyä yhteen paikkaan. Kokonaisuuden suunnittelu vaatii systemaattista lähestymistapaa, joka ottaa yrityksen koko järjestelmäarkkitehtuurin huomioon.
Vältä hutihankintoja
Vastuullisuustiedon digitalisointia ei kannata aloittaa ryntäämällä ostamaan uutta ESG-sovellusta. Uusia ESG-ratkaisuja on viime aikoina alkanut ilmaantua markkinoille kiihtyvää tahtia, joista moni on laajennuksia olemassa oleviin ohjelmistojättien tuoteperheisiin (esim. Microsoft Cloud for Sustainability, IBM Envizi, SAP Sustainability Footprint Management, Salesforce Sustainability Cloud). Toistaiseksi ainakaan kaikki ratkaisut eivät ole täysin valmiita. Osa voi sisältää pitkällekin hiottuja ominaisuuksia esimerkiksi kasvihuonekaasujen inventointiin, mutta olla muilta osin keskeneräisiä. Ilman selkeää kuvaa oman yrityksen ESG-datan hallinnan tarpeista voikin päätyä maksamaan vääristä asioista, jos nielee toimittajien myyntipuheet purematta.
Siksi ESG-datan digitalisointi kannattaa aloittaa samoin kuin CSRD:n mukainen raportointikin: nykytilan kartoituksella. Siinä missä kaksoisolennaisuuden arviointi auttaa tunnistamaan yritykselle olennaiset vastuullisuuden osa-alueet, ESG-datan hallinnan nykytilan kartoituksella tunnistetaan datan hallintaan liittyvät kipupisteet, tarpeet ja kehitysalueet. Omia asiantuntijoita haastattelemalla ja osallistamisella voidaan tunnistaa sekä keskeisimmät tiedonkeruun ja raportoinnin haasteet että avata toiveiden tynnyriä tulevaisuuteen liittyen. Toiminnallisten ja teknisten tarpeiden tunnistaminen auttaa luomaan selkeän lähtötilanteen, josta ESG-datan hallinnan kehitys aloitetaan.
Ensin tavoite, sitten toteutus
Kun nykytila on ymmärretty, määritellään tavoitetila. Tavoitetilaa varten voidaan ensin rakentaa korkean tason visio sille, miltä ESG-datan hallinta ja raportointi näyttävät tulevaisuudessa. Vielä ei kuitenkaan tarvitse ottaa kantaa, miten visio toteutetaan. Tavoitetila tulee kuvata riittävän tarkasti, jotta sen perusteella voidaan arvioida, miten nykytilaa tulee kehittää ja minkälaisilla vaihtoehdoilla se voidaan saavuttaa. Tavoitetilan tiedonkeruu- ja raportointiprosessien määritys, järjestelmäarkkitehtuurin kuvaus ja esim. keskeisten toiminnallisuuksien kuvaaminen auttavat myös käymään keskustelua mahdollisten kumppaneiden kanssa ja arvioimaan, miten markkinoilta löytyvät työkalut voivat auttaa saavuttamaan tavoitteen.
Selkeästi määritellyt nyky- ja tavoitetila yhdistettynä markkinoiden vaihtoehtojen kartoitukseen luovat hyvän lähtökohdan jatkosuunnittelulle ja päätöksenteolle. Yhdessä nämä valmistelevat vaiheet auttavat vastaamaan kysymyksiin miksi, mitä ja mitkä ovat vaihtoehtomme? Näihin vastaamalla voidaan tehdä perusteltu päätös, tarvitaanko uusia työkaluja vai voidaanko tavoitetila saavuttaa kehittämällä olemassa olevia järjestelmiä ja toimintaa. Jos päätetään hankkia uusi ESG-sovellus, voidaan hankintaprosessi aloittaa täydentämällä jo aiemmin tuotettuja nyky- ja tavoitetilan kuvauksia.
Kannattaa myös muistaa, että järjestelmät eivät itsessään tuota suurinta arvoa vaan ne mahdollistavat toiminnan muutoksen. ESG-datan hallinnan ja raportoinnin tavoitetila tulee olla ensin kirkkaana mielessä, sillä se ohjaa oikeiden työkalujen hankintaa ja toteutusta. Järjestelmät ja digitaaliset työkalut ovat keino määränpäähän, eivät tavoite itsessään.
