Kaupunki­lähtöinen suunnittelu parantaa varhais­kasvatuksen asiakas­kokemusta

EVaka Tampere tuo varhaiskasvatuksen asioinnin yhteen paikkaan. Avoimeen lähdekoodiin perustuva järjestelmä poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja elää kaupungin ja kaupunkilaisten muuttuvien tarpeiden mukaan.

Kuluttajien odotukset digitaalisia palveluita kohtaan kasvavat jatkuvasti, mikä asettaa paineita myös kunnille ja kaupungeille. Kaupunkilaiset edellyttävät julkisten toimijoiden järjestelmiltä samaa, mihin he ovat tottuneita suoratoistopalveluiden ja sosiaalisen median kaltaisia sovelluksia käyttäessään. Samalla kun rima nousee korkeammalle, kaupunkien budjeteissa ei kuitenkaan ole kasvuvaraa.

Tampereen kaupunki päätti tarttua haasteeseen ja kehittää varhaiskasvatuksen käytössä olevia järjestelmiä uudella tavalla. Pohjana toimii Espoon kaupungin kiitosta kerryttänyt eVaka. Avoimeen lähdekoodiin perustuva eVaka keskittää varhaiskasvatuksen asioinnin yhteen paikkaan, jolloin samassa järjestelmässä onnistuu niin hoitopaikan hakeminen kuin kodin ja varhaiskasvatuksen välinen vuoropuhelukin.

”Espoon eVaka on alusta asti perustunut avoimuuteen ja kaupunkien väliseen yhteistyöhön. Tampere on ensimmäinen kaupunki, joka sovittaa sen omaan käyttöönsä”, kertoo eVaka Tampereen projektipäällikkö Heli Ketola.

Avoin ja ketterä yhteiskehittäminen tuo synergiaetuja kehitystyöhön, sillä samaa työtä ei tarvitse tehdä monta kertaa. Samalla näkökulma siirtyy yksittäisistä tuotteista kohti suurempia kokonaisuuksia, kun kehittäminen tapahtuu kaupunki- ei tuotelähtöisesti. Taloudellisia säästöjä tuovat poistuvat palvelu- ja lisenssimaksut.

”Perinteisesti käytössä on ollut useita järjestelmiä, joista jokainen on tarkoitettu pääsääntöisesti yhteen toimintoon. Tämä edellyttää sekä kaupunkilaisilta että kaupungin henkilöstöltä lukuisten erilaisten työkalujen opettelua ja hallintaa. Kun kaikki on yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä, säästyy aikaa ja vaivaa. Myös asiakaskokemus säilyy eheänä ja jatkuu kitkatta palvelupolun vaiheesta toiseen”, taustoittaa Goforen kaupunkiasiakkuuksien toimialavastaava Simo Turunen.

Kun pohja on kunnossa ja kehittäminen kaupungin omissa käsissä, järjestelmä ei ole vain tämän ajan kuva. Avoimen lisenssin ansiosta sitä voidaan laajentaa ja jatkokehittää sitä mukaa kuin asiakkaiden ja henkilöstön tarpeet muuttuvat.

”Kehitys on jatkuvaa. Uusia tarpeita voi tulla varhaiskasvatukseen liittyvästä lainsäädännöstä tai kaupungin strategiasta. Näihin on pystyttävä reagoimaan”, toteaa Heli Ketola.

Samaa pohjaa voidaan hyödyntää myös muissa kaupungeissa ja toimialoilla, eikä jo tehtyä työtä tarvitse tehdä uudestaan. Simo Turunen näkee mahdollisuuksia esimerkiksi kaavoituksessa ja vanhuspalveluissa: ”Kun data virtaa ja yhdistyy eri toimialojen välillä, voidaan kaupunkilaisia palvella kokonaisvaltaisesti. Se mahdollistaa palveluiden tarjoamisen ennakoiden ja kohdennetusti.”