Hankintayksiköissä tehdään yhä manuaalisesti työtä, jonka tekoäly hoitaisi murto-osassa ajasta. Este tekoälyn käytölle ei ole teknologia eikä haluttomuus. Haaste on se, että turvallisen käytön pelisäännöt puuttuvat. Kun yhteiset toimintamallit ovat kunnossa, tekoäly voidaan ottaa laajasti käyttöön ja sen hyödyt alkavat näkyä hankintojen laadussa, läpimenoajassa sekä kustannuksissa.
Yhtä kilpailutusta varten julkishallinnossa tuotetaan 10–20 määrämuotoista dokumenttia. Toistuva rutiinityö syö hankinta-asiantuntijalta aikaa, ja juuri tällaiseen työhön tekoäly sopisi hyvin. Silti harvassa hankintayksikössä tiedetään, saako sitä edes käyttää.
Miksi tekoäly ei vielä näy julkisten hankintojen arjessa?
”Keskustelu ja toiminta ovat tällä hetkellä eri tasolla. Puhetta on paljon, mutta arjen tasolla se ei ole konkretisoitunut”, Goforen Samuli Soini sanoo. Hän tekee vuosittain kymmenittäin tarjouksia julkisiin kilpailutuksiin.
Istekin hankintajohtaja Laura Ylitalo ei pidä tilannetta mysteerinä.
”Julkisorganisaatiot ovat aika turvallisuushakuisia. Kulttuuri nojaa enemmän turvallisuuteen kuin revittelyyn”, Ylitalo sanoo.
Turvallisuushakuisuus hidastaa tekoälyn käyttöä hankintaprosessissa
Turvallisuushakuisuudelle on syynsä. Kun taustalla on kriittinen palvelu, hankintayksikön täytyy varmistaa toimivuus kaikin keinoin. Sama varovaisuus näkyy tarjoajien liikevaihtorajoissa: niilläkin turvataan viime kädessä toiminnan jatkuvuutta.
Viime vuosien geopoliittinen tilanne on vain ruokkinut varovaisuutta. Soinin mukaan keskustelu pilvipalveluiden sijainnista ja datan hallinnasta osui tekoälyn kannalta huonoon saumaan.
”Tekoäly jäi turvallisuuden alle tosi pahasti. Vaikka turvallisia käyttötapoja on osoitettu, kestää aikansa ennen kuin ne menevät organisaatioiden rattaiden läpi”, Soini sanoo.
Tekoäly tuo hankinnoissa rutiinitehtävät automaation piiriin
Hankintaprosessissa on paljon vaiheita, joihin tekoäly sopii hyvin. Ylitalo listaa niistä muutamia:
- markkinakartoituksen tuki
- hankinnan kohteen kuvaaminen ja vaatimusmäärittely
- markkinavuoropuhelujen tiivistäminen
- asiakirjojen oikoluku
- liitteiden välisten ristiriitojen tarkistaminen
- tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden todentaminen sekä
- hankintapäätöksen ja hankintakertomuksen laatiminen.
Kaikkia näitä yhdistää määrämuotoisuus. Dokumenteissa pitää olla tietyt asiat tietyssä muodossa ja tehtävän voi selittää toiselle ihmiselle muutamalla lauseella.
”Sellaisissa työvaiheissa, jotka pystyt ohjeistamaan vieruskaverille, tekoäly on parhaimmillaan”, Soini sanoo.
Istekki on lähdössä pilotoimaan valmista markkinaratkaisua pienhankintoihin. Tavoitteena on paitsi prosessin ja lopputuloksen laatu myös resurssipulan helpottaminen.
Kustannussäästö ei synny tekoälystä vaan siitä, mitä sillä tehdään
Ylitalo muistuttaa, ettei kustannussäästö synny tekoälystä itsestään. Tekoäly on kuitenkin vain työkalu.
”Tekoäly ei itsessään ole arvo, vaan jokin, mitä sillä tavoitellaan. Tavoite voi olla aikataulun kiristäminen, edullisempi hinta tai laatu”, Ylitalo sanoo.
”Jos tehtävään menee ihmiseltä kolme työpäivää ja tekoälyn kanssa kolme tuntia, tehokkuus syntyy siitä. Tämän täytyy näkyä myös hinnassa”, Ylitalo sanoo.
Tässä tilanteessa nykyinen hankintamalli ei enää toimi. Kun kilpailutetaan asiantuntijan tuntihintaa, hinnoittelun perusta on käytetty aika eikä se, mitä saadaan oikeasti aikaan. Soinin mukaan malli ei jousta tekoälyn suuntaan.
”Jos tuntihinta on ainoa kriteeri, se ei mahdollista tekoälyn käyttöönottoa”, Soini sanoo.
Miten tekoälyä voidaan hyödyntää julkisissa hankinnoissa kilpailutuksen uudistamisessa?
Vaihtoehtoinen tapa hankintaan on kilpailuttaa lopputulos. Silloin ongelma kuvataan perusteellisesti ja asetetaan reunaehdot ja aikataulu, mutta jätetään tarjoajalle vapaus ehdottaa ratkaisua. Soinin mukaan tämä ei vaadi hankkijalta syvää ICT-osaamista vaan kuvata ongelma ja ympäristö, johon ratkaisua ollaan hakemassa
Toinen tekoälyn vaikutus kustannuksiin liittyy tarjousten määrään. Nykyään isoihinkin ICT-kilpailutuksiin tulee tyypillisesti vain kaksi tai kolme tarjousta, vaikka Suomessa toimii tuhansia ICT-yrityksiä.
Soini kertoo, että tutkimusten mukaan jokainen lisätarjous laskee hintaakin. Kun puhutaan yli miljardin vuosivolyymista, prosenttiyksiköilläkin on merkitystä.
Ylitalo muistuttaa, ettei kaikkia ICT-hankintoja voi niputtaa yhteen. Asiantuntijapalveluihin tarjouksia tulee runsaasti, valmisjärjestelmiin luonnostaan vähemmän. Mitä spesifimpi tarve, sitä ohuempi toimittajakenttä.
”Kun halutaan uutta ja räätälöityä ratkaisua, kannattaisi käyttää sitä innovaatiovoimaa, mikä isossa joukossa on. Myös pienemmissä ja uudemmissa yrityksissä”, Ylitalo sanoo.
Agentit tulevat, mutta ei ensimmäisenä
Agenttinen tekoäly hoitaa tehtäväketjuja itsenäisesti ja tulevaisuudessa se muuttaa myös hankintaprosesseja. Julkisen sektorin hankinnoissa agenttisen tekoälyn käyttö on kuitenkin vielä kaukana.
”Tekoälyjunassa ei voi hypätä kahta vaunua eteenpäin. Koko polku on pakko kulkea ja huomata, missä tekoäly voi auttaa ja missä ei”, Soini sanoo.
Järjestys on Soinin mukaan seuraava: ensin turvallisen käytön säännöt, sitten turvallinen tapa tuottaa ratkaisuja ja lopuksi joku, joka ylläpitää ympäristöä. Vasta sen päälle rakennetaan agentteja.
Kun perusta on kunnossa, agenteille löytyy hankintaprosessista luontevia paikkoja kuten aineiston kokoaminen, asiakirjojen ristiintarkistus ja tarjousten vertailu suhteessa organisaation omiin reunaehtoihin.
Vastuu ei siirry koneelle
Ylitalo puhuu tekoälyn sijaan mieluummin tukiälystä.
”Vastuu on aina ihmisellä siitä, mitä tehdään ja mitä papereissa lukee”, Ylitalo sanoo.
Hän toivoo, ettei hankintaprosesseista tulevaisuudessakaan tule tekoälyjen keskustelua, jossa ostaja tekee tarjouspyynnön tekoälyllä, tarjoaja tekee tarjouksen tekoälyllä ja ostaja tekee päätöksen tekoälyllä.
”Hankintaa tehdään ihmisiltä ihmisille. Emme voi ulkoistaa itseämme tästä hommasta.”
Innostuksen puutteesta ei hankinta-ammattilaisten tekoälyn käyttöönotossa ole kyse. Ylitalon mukaan he ottavat mielellään vastaan kaiken, mikä sujuvoittaa prosessia ja parantaa laatua. Tekoälyn käyttö vaatii vain oppimista, tukea ja luvan kokeilla sekä johtamista, joka asettaa tavoitteet. Eli ei pelkkää pistemäistä käyttöönottoa vaan ymmärrystä siitä, mitä tekoälytyökalulla tavoitellaan.
Mistä liikkeelle: Tekoälyn käyttö hankintaprosessissa
Yksittäisen hankinta-asiantuntijan ensimmäinen askel tekoälyn käyttöönotossa voi olla jotain aivan arkista. Soini kehottaa kokeilemaan tekoälyä ensin arjessa: valitse vähäriskinen ja toistuva työvaihe ja anna tekoälyn hoitaa vaikka ensimmäinen vaihe. Arjessa oppii nopeasti, että tekoälyn onnistumisen ratkaisee nimenomaan kysymyksen muotoilu, promptaus.
Organisaatiotasolla lähtökohta on toinen. Ilman yhteistä toimintamallia tekoälykokeilut jäävät pistemäisiksi eivätkä skaalaudu. Ylitalo korostaa, että organisaatiolla pitäisi olla laajempi ymmärrys ja malli siitä, mihin tekoälyllä pyritään sekä millaiset reunaehdot sen käytölle asetetaan.
Kotimaisena kumppanina Gofore rakentaa julkisen sektorin organisaatioille tekoälyn hallintamalleja, joissa sovitaan turvallisen käytön pelisäännöistä ennen kuin työkaluja otetaan laajaan käyttöön. Yrityksen palveluksessa on lisäksi oma hankintajuristien yksikkö, joten malli asiakkaalle voidaan rakentaa nimenomaan hankintatoimen näkökulmasta eikä vain yleisenä käyttöohjeena.
Muutosjohtaminen kulkee mukana hallintamallien rakentamisessa, koska uudet työkalut eivät muuta mitään ilman ihmisiä, jotka ottavat ne käyttöön.
Soini muistuttaa vielä, että pyörää ei kannata keksiä joka virastossa uudelleen.
”Se ajattelu pitäisi unohtaa, että kaikkien pitäisi tehdä tämä yksin omalla rahalla.”
