Sote-uudistusta ennakoiva palvelukarttatyö ja prosessien mallintaminen tukee muutosjohtamista ja mahdollistaa toiminnan kehittämisen

Palvelukartan ja siihen liittyvien prosessien kuvaaminen loi Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle realistisen kuvan kuntayhtymän tarjoamien palveluiden nykytilasta. Tehty työ antaa hyvät lähtökohdat tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluiden suunnittelemiseen.

Tulevaisuutta on mahdoton suunnitella, jos riittävän laajaa ymmärrystä nykytilasta ei ole. Tämän haasteen edessä Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote) asetti itselleen kunnianhimoisen tavoitteen. Kuntayhtymä päätti mallintaa nykyisiin palveluihinsa liittyvät prosessit ja koota ne kattavaksi palvelukartaksi.

Päämääränä oli tehdä organisaatiossa piilevä hiljainen tieto näkyväksi ja luoda hyvä pohja sote-uudistukselle sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmä Asterin käyttöönotolle.

Kun sana prosessien kuvaamisesta kiiri ja Gofore oli lunastanut asiantuntijoiden luottamuksen, yhä useampi halusi osallistua prosessien kuvaamiseen ja tehdä oman työnsä näkyväksi. Kaiken kaikkiaan projektin aikana tunnistettiin yli 800 prosessia, joista 600 kuvattiin kaikille ymmärrettävään muotoon. Työn tuloksena syntyi moniulotteinen palvelukartta, jossa yksittäiset prosessit on esitetty uimaratamallilla. Nyt yhdellä vilkaisulla on nähtävissä, mitä prosessin eri vaiheissa tapahtuu, ketä toimijoita ja mitä järjestelmiä prosessiin liittyy ja mikä on asiakkaan rooli.

– Yhdenmukaiset ja ajantasaiset prosessikuvaukset mahdollistavat prosessien systemaattisen kehittämisen, paremman perehdyttämisen ja yhtenäisemmät toimintatavat sekä nykyisen Essoten että koko tulevan hyvinvointialueen alueella, Essoten hankejohtaja Antti Mäkelä avaa projektin hyötyjä.

Vaikka prosessikartalle on paljon käyttöä tulevaisuudessa, ahaa-elämyksiä ja oivalluksia on syntynyt jo matkan varrella. Arjen työssä prosesseihin ja toimintamalleihin liittyviä heikkouksia ja puutteita ei välttämättä huomaa. Kun prosessin näkee kokonaisuutena, on kehittämiskohdat helppo tunnistaa.

– Yhteistyö Goforen kanssa oli erittäin mutkatonta, ja he olivat helposti lähestyttäviä. Saimme apua aina kun tarvitsimme, ja prosesseja pystyttiin työstämään hyvinkin lyhyessä ajassa.