Oulussa ja Turussa haluttiin kehittää varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmää. Koska kyse oli palvelun tuottamisen kannalta kriittisestä järjestelmästä, sen kehittämisellä arvioitiin olevan monia positiivisia vaikutuksia ammattilaisten arkeen, johtamiseen, kustannuksiin ja kuntalaisten asiointiin.
Tavoitteena oli korvata vanhentuneet järjestelmät modernilla ratkaisulla, joka kokoaisi useat eri toiminnot ja palvelut yhden kirjautumisen alle. Oulu ja Turku päättivät hyödyntää avoimeen lähdekoodiin perustuvaa eVaka-tietojärjestelmää, jonka käyttöönotosta oli jo positiivisia kokemuksia Espoossa ja Tampereella. Gofore valikoitui kilpailutuksen jälkeen järjestelmän käyttöönoton ja jatkuvan kehittämisen kumppaniksi.
Oulun kaupunki & Turun kaupunki
Varhaiskasvatuksen järjestelmäuudistus toi enemmän aikaa lapsille
Kaksi Suomen suurimpiin kuuluvaa kaupunkia uudisti varhaiskasvatukselle kriittisen järjestelmän ja nyt varhaiskasvatuksen ammattilaisilla on enemmän aikaa lapsille. Samalla vanhempien asiointi helpottui, tiedolla johtamisen edellytykset paranivat ja jatkokehittämisestä tuli ketterämpää.
TAVOITE
Modernit työkalut varhaiskasvatukseen
RATKAISU
Ketterä käyttöönotto ja jatkokehitys MVP-mallilla
Varhaiskasvatuksen eVaka-järjestelmä otettiin käyttöön ensin Oulussa ja sen jälkeen Turussa. Käyttöönottojen jälkeen järjestelmää on kehitetty yhteistyössä Tampereen ja Espoon kanssa. Työssä on hyödynnetty ketterän kehityksen periaatteita.
”Yhteistyö sekä Goforen että muiden eVaka-kaupunkien kanssa on ollut helppoa ja avointa. Goforen vetämien Scrum-käytäntöjen ja säännöllisten tapaamisten ansiosta olemme tienneet koko ajan missä mennään”, toteaa toimialakoordinaattori Anne Jokiniemi Oulusta.
Käyttöönotossa Gofore ja kaupungit kiinnittivät erityistä huomiota vanhojen tietojen sujuvaan migraatioon sekä useisiin järjestelmäintegraatioihin. Toiminnallisuuksia on kehitetty MVP-mallin (Minimum Viable Product) mukaisesti. Siinä järjestelmästä rakennetaan ensin yksinkertainen versio, jota kehitetään vaiheittain palautteen pohjalta. Näin käyttäjien toiveisiin on voitu reagoida nopeasti.
”Meille tämä ei ole ollut pelkkä IT-projekti, vaan koko toiminnan muutoksen projekti. Organisaatiomme on saanut Goforelta paljon hyödyllistä oppia ketteristä menetelmistä ja MVP-ajattelusta. Itsekin pystyn ammentamaan näitä oppeja kaikessa kehitystoiminnassa”, Turun vastaava palvelusuunnittelija Olli-Matti Orpana sanoo.
Meille tämä ei ole ollut pelkkä IT-projekti, vaan koko toiminnan muutoksen projekti.
Olli-Matti Orpana / Turun kaupunki
LOPPUTULEMA
Lisää aikaa lasten kanssa työskentelyyn
Oululla ja Turulla on nyt käytössään sujuvasti toimiva varhaiskasvatuksen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmä, jota jatkokehitetään käyttäjiltä saadun palautteen pohjalta. Onnistuminen aikataulussa ja tavoitteiden mukaisesti on useita eri kaupunkeja, tarpeita ja integraatioita sisältävässä julkishallinnon hankkeessa erityisen hieno saavutus.
”Olemme tosi tyytyväisiä siihen, miten hyvin pääsimme tavoitteisiimme. Kaikista tärkeintä on, että henkilökunnan työaikaa on nyt enemmän käytettävissä lapsiryhmien kanssa työskentelyyn”, Jokiniemi sanoo.
Helppokäyttöinen eVaka pyörii tuhansien varhaiskasvatuksen ammattilaisten ja kymmenientuhansien vanhempien puhelimilla päivittäin. Sen avulla muun muassa pidetään kirjaa varhaiskasvatuksessa paikalla olevista lapsista, viestitään vanhempien ja varhaiskasvatuksen ammattilaisten välillä, haetaan varhaiskasvatuspaikkaa lapselle ja hoidetaan laskutuksia. Useamman järjestelmän korvaaminen yhdellä säästää niin aikaa kuin kustannuksia.
”Järjestelmäintegraatioiden avulla eVakasta saadaan laadukasta ja ajantasaista dataa päätöksenteoksen tueksi, mikä auttaa kehittämään kaupunkiorganisaation tiedolla johtamista”, Orpana kertoo.
Olemme tosi tyytyväisiä siihen, miten hyvin pääsimme tavoitteisiimme. Kaikista tärkeintä on, että henkilökunnan työaikaa on nyt enemmän käytettävissä lapsiryhmien kanssa työskentelyyn
Anne Jokiniemi / Oulun kaupunki
Projektin kohokohdat
Tavoite
Vanhentuneet järjestelmät vaikuttivat Oulun ja Turun varhaiskasvatuksen ammattilaisten arkeen. Tarvittiin moderni, helppokäyttöinen ja yhtenäinen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmä, joka vapauttaisi ammattilaisten työaikaa järjestelmien käytöstä lasten kanssa työskentelyyn.
Ratkaisu
Gofore toteutti avoimeen lähdekoodiin perustuvan eVaka-järjestelmän käyttöönoton ensin Oulussa ja sitten Turussa. Kaupunkiorganisaatiot kiittelivät yhteistyön sujuvuutta sekä opettavaisia Scrum- ja MVP-prosesseja. Käyttöönottojen jälkeen järjestelmää on kehitetty ketterän kehityksen periaatteiden mukaisesti muiden eVaka-kaupunkien kanssa.
Lopputulos
Tuhannet varhaiskasvatuksen ammattilaiset ja kymmenettuhannet vanhemmat hyödyntävät päivittäin uutta järjestelmää Oulussa ja Turussa. Usean järjestelmän korvaaminen yhdellä säästää niin aikaa kuin kustannuksia. Varhaiskasvatuksen arki on nyt sujuvampaa ja vanhempien asiointi on helpompaa, minkä lisäksi ajantasainen data tukee kaupunkien tiedolla johtamista.
Tärkeät luvut
- 33000+ eVakan käyttäjää Oulussa ja Turussa
- ~20000 lasta Oulun ja Turun varhaiskasvatuksessa
- 8–10 toteutettua järjestelmäintegraatiota per kaupunki
- 4 Suomen suurta kaupunkia mukana kehitysvaiheessa
OSAAMINEN
Projektissa käytetyt kyvyt
- Ohjelmistokehitys
- Järjestelmäkehitys ja integraatio
- Scrum
- Agile
- AWS
- Projektijohtaminen
- Monitoimittajaprojekti
Ota yhteyttä!
Iris Alanen
Head of Business, Strategic Offering, Digital Government
