Kohti ketterämpää digikehittämistä askel kerrallaan

Aluksi parin kuukauden miniprojektin tavoitteena oli tuottaa pelikirja kehityksen tueksi. Kokonaiskäsitys digikehityksen nykytilasta oli kuitenkin vielä epäselvä ja toisaalta ohjeistuksien päivitykset työn alla, joten lisäohjeiden sijaan päätettiin keskittyä kokoamaan yhteistä ymmärrystä digikehityksen nykytilan käytännöistä.

Ennakkoon tunnistettuja haasteita olivat mm.

• Digikehitykseen on olemassa ohjeita, mutta käytännön tekeminen on kuvattu tarkasti vain IT:n prosessien osalta.
• Palvelukehitystä tehdään eri puolilla organisaatiota ja kokonaisymmärryksen kerryttämiselle nähtiin tarve.
• Monen digipalvelun käyttö jää odotettua vähäisemmäksi ja syitä tähän on hyvä ymmärtää.

Digikehityksen selkeyttäminen -projektia vetänyt Arto Karilahti Turun kaupungilta kuvailee projektia näin:

– Kuntaorganisaatiossa on tyypillistä, että lopputulema määritellään etukäteen valmiiksi. Nyt lähdettiin liikkeelle siitä, että meillä on olemassa visio, ja tarkempaa ymmärrystä kerättiin ketterien kokeilujen avulla. Opimme, että kaikkea voi selkeyttää, ja jo pienellä työmäärällä saadaan paljon aikaiseksi. Liikkeelle kannattaa lähteä konkreettisesta tekemisestä, visualisoinnista ja yhteisen ymmärryksen luomisesta.”

Paras käsitys nykytilasta on mahdollista saada käytännön tekemisen kautta. Projektissa keskityttiinkin kuvaamaan nykyprosesseja samalla, kun autettiin ratkomaan niihin liittyviä ajankohtaisia haasteita.

Projektiin sopivia haasteita löydettiin, kun Turun kaupungin projektipäällikkö Arto Karilahti kävi keskustelua kollegojensa kanssa ja he pyrkivät tunnistamaan haastavia tilanteita, joihin kaivattaisiin uutta lähestymistapaa.

– Kehittämishankkeet koetaan helposti ylimääräisenä työnä, joka ei johda mihinkään konkreettiseen. Tässä projektissa autettiin ratkaisemaan ajankohtaisia ongelmia”, kuvaa Karilahti etenemistä.

Liikkelle lähdettiin kuvaamaalla käytännön prosesseja ja ensin tavoitteena oli muodostaa yhteinen ymmärrys ongelmasta ja siitä, mitä tavoitellaan. Tämän jälkeen eteneminen sovittiin askel kerrallaan, välillä arvioiden.

Jokainen osaprojekti sisälsi lyhyitä (yleensä 30-60 min) tapaamisia, joiden aikana

1. Käsiteltiin jotain asiaa keskustellen ja dokumentoitiin sitä samalla ylös
2. Haastateltiin joko sisäistä tai ulkoista asiakasta (yrittäjä tai kuntalainen) ja dokumentoitiin asiakkaan kokemusta ja asiakaspolkua yhdessä visuaaliseen muotoon
3. Reflektoitiin tekemistä ja sovittiin jatkotoimenpiteistä opitun pohjalta

Varsinaisen projektityön rinnalla Gofore järjesti ketterän kehittämisen koulutuksen Turun kaupungin työntekijöille. Koulutus tarjosi mahdollisuuden tutustua ketterän kehittämisen ajattelutapaan ja harjoitella ketterää toimintatapaa käytännössä oman työn haasteiden ratkaisemiseen.

Digitalisaatioon liittyen Turun kaupunkistrategiassa on kuvattu tavoite sujuvasta arjesta 2030-luvulla: ”Asiakkaat kokevat, että palvelut ovat Suomen parhaiten saavutettavia ja oikeaan aikaan saatavilla.  Palvelut ovat moderneja, älykkäitä ja suurin osa digitaalisesti saatavilla.”

Organisaation johdolla on luonnollisesti merkittävä rooli digikehityksen johtamisessa ja siksi kaupungin johtoryhmän kanssa tehtiin digitransformaation kypsyystasoanalyysi keskustelevana työpajatyöskentelynä. Analyysi tarjoaa viitekehyksen organisaation uudistumisen ja digitalisaation nykytilan arvioimiseen sekä kehittämiskohteiden suunnitteluun. Analyysi mahdollistaa myös vertailun muiden kuntien tilanteisiin.

Aktiivisesti työpajoihin osallistuneille johtoryhmäläisille syntyi yhteinen ymmärrys digitalisaation roolista eri toimialoilla. Keskustelussa oltiin välillä yksimielisiä ja välillä rohkeasti täysin eri mieltä. Rakentava tapa huomioida kaikkien näkemykset ja muodostaa niiden pohjalta yhteinen ymmärrys viesti sisäisestä kunnioituksesta ja luo vahvan pohjan tuleville kehitystoimenpiteille.

TUTUSTU DIGIKYPSYYDEN MITTAAMISEEN