Verohallinto

Intranetista tietotyön keskipiste

Verohallinnon uudistunut intranet palvelee lähes 6000 käyttäjän päivittäistä työtä. Se menestyi myös kansainvälisessä viestintäkilpailussa syksyllä 2021. Kumppaneina uudistumisessa olivat Gofore ja Cloudriven.

Intranetista tietotyön keskipiste

Verohallinnon uudistunut intranet palvelee lähes 6000 käyttäjän päivittäistä työtä. Se menestyi myös kansainvälisessä viestintäkilpailussa syksyllä 2021. Kumppaneina uudistumisessa olivat Gofore ja Cloudriven.

Vuorovaikutuksen ja tietotyön tekemisen tapojen uudistuminen on osa Verohallinnon laajamittaista organisatorista ja kulttuurista muutosta, kertovat ICT-asiantuntija Päivi Annala ja viestintäpäällikkö Katri Riekkinen.

– Tarvitsimme uusia keinoja ja työkaluja siirtyäksemme paikallisesta tiedonhallinnasta ja osin siiloutuneesta, vaikkakin avoimesta ja aktiivisesta vuorovaikutuksesta, strategiamme mukaisesti verkostomaiseen, itseohjautuvaan ja ketterään työn tekoon.

Intranet taklaa tärkeimmät tarpeet

Uudenlaisten kohtaamisten ja työskentelyn tapojen erääksi mahdollistajaksi lähdettiin rakentamaan intranetia, joka tarjoaisi mahdollisimman sujuvan käyttökokemuksen. Parasta ratkaisua haettiin Goforen vetämässä intranetin konseptointityössä keväällä 2021.

– Uudet työkalut omaksutaan käyttöön vain, jos ne palvelevat käyttäjiä arjessa. Etsimme olennaisimpia tarpeita haastatteluin, kyselyin ja työpajoissa huomioiden kattavasti eri käyttäjäroolit loppukäyttäjistä sisällöntuottajiin, kertoo konseptin suunnittelusta vastannut palvelumuotoilija Katja Vaahtera Goforelta.

Lopputuloksena uudistunut intranet tarjoaa helpon pääsyn työn tekemisen kannalta tärkeimmiksi koettuihin tietoihin ja työkaluihin sekä uudet välineet tiimien sisäiseen ja väliseen vuorovaikutukseen. Teknisesti taustalla toimivat Sharepoint Online, Teams ja Yammer. Vierailukertoja on liki miljoona kuukausittain.

– Intranet ilmentää ja tukee strategista uudistumistamme. Luomme sen avulla yhteisöjä ja puramme siiloja, Riekkinen sanoo.

Uusi intranet ilmentää ja tukee strategista uudistumistamme. Luomme sen avulla yhteisöjä ja puramme siiloja.

Katri Riekkinen, viestintäpäällikkö, Verohallinto

Automatiikka mahdollistaa sekä kokonaishallinnan että sujuvan käytön

Toinen puoli käytön sujuvuudesta piilee konepellin alla. Tuhansien ihmisten kokoontumispaikka tarvitsee säännöt esimerkiksi siihen, miten työtiloja perustetaan ja hallitaan. Pilvisiirtymän teknologisista ratkaisuista ja niiden käyttöönotosta vastaavan Cloudrivenin M365-konsultti Antti Jokisen mukaan hallinnointi ei saa aiheuttaa kankeutta tai hitautta.

– Tässä automatiikka tulee avuksi. Sen avulla varmistetaan ylläpidon näkökulmasta elintärkeä kokonaishallinta ja turvallisuus. Käyttäjille tämä tuo joustavuutta arkeen.

Loistavan konseptin ja teknisen toteutuksen lisäksi nopeaan ja onnistumiseen tarvittiin myös muutosmyönteinen ilmapiiri ja hyvin resursoitu tuki.

– Käyttöönoton kiivaimpina aikoina järjestettiin viikoittain useita koulutuksia ja tietoiskuja. Ilmapiiri oli koko ajan positiivinen ja kannustava, vaikka muutokset olivat todella massiivisia, kertoo koulutuksista ja käytön tuesta vastaava Anu Kontiainen Cloudriveniltä.

Nopeasti ja onnistuneesti maaliin

Intranet uudistettiin vajaassa vuodessa. Kaikki yhteistyössä mukana olleet ovat samaa mieltä siitä, ettei vastaavan kokoluokan muutoshankkeen läpivienti näin tiukalla aikataululla sovi heikkohermoiselle. Riekkinen ja Annala kuitenkin iloitsevat siitä, että tähän uskallettiin ryhtyä.

– Teimme melkoisen kehitysloikan siirtyessämme paikallisesta mallista suoraan jatkuvan kehityksen ja pilviteknologian pariin. Tällä hetkellä liki 90 prosenttia henkilöstöstä hyödyntää intraa päivittäin.

Työ sai myös hienon tunnustuksen, kun intranet voitti pronssia kansainvälisessä Digital Communication Awards 2021 -viestintäkilpailussa kategoriassa sisäiset kanavat.

– Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman saumatonta yhteistyötä kumppaneidemme kanssa, joten iso kiitos sekä Goforelle että Cloudrivenille! Aloitettua matkaa on hyvä jatkaa yhdessä, Riekkinen ja Annala päättävät.

Projektin kohokohdat

Haaste

Verohallinnon digitaalisen työn välineet eivät vastanneet strategisiin tavoitteisiin parantaa työn ketteryyttä, yhteisöllisyyttä ja itseohjautuvuutta.

Ratkaisu

Digitaalisen työn keskipisteeksi konseptoitiin käyttäjälähtöisin palvelumuotoilun menetelmin uusi intranet, joka tarjoaa pääsyn olennaisimpiin tietoihin, keskusteluihin ja työkaluihin. Paikallisista työkaluista siirryttiin kertarysäyksellä pilviteknologioihin.