Hankintakonsulttina työskentelevä Jan auttaa asiakkaitamme hankintaprojektien läpiviennissä.
Kurkistus hankintakonsultin arkeen
Hankintakonsultit toimivat neuvonantajina asiakkaiden hankintaprojektien läpiviennissä sekä vastaavat hankinnoista valmistelusta kilpailutukseen ja edelleen sopimusneuvotteluihin asti. IT-hankintakonsulttimme Jan kertoo, miten hankinnat etenevät ja miltä arki konsulttina näyttää.
Vastuu miljoonien eurojen hankinnoista
Goforella keskitytään erityisesti digitalisaatioon ja lähes kaikilla projekteillani on yhteys digitaalisiin palveluihin. Olen erikoistunut valmisjärjestelmien sekä IT-asiantuntijapalveluiden hankintaan, mutta teemme paljon myös esimerkiksi perustietotekniikkaan ja kapasiteettipalveluihin liittyviä kilpailutuksia.
Olen ollut mukana alle 100 000 euron arvoisista SaaS-palveluhankinnoista aina yli 20 miljoonan euron kehitys- ja ylläpitopalveluiden hankintoihin yhteensä yli 40 järjestelmälle kerralla. Riippuen hankinnan kohteen laajuudesta ja monimutkaisuudesta voi pelkkä hankinnan valmistelu kestää viikoista useisiin kuukausiin.
Konsultin rooli hankintojen edetessä
Projekteihin kuuluvien vaiheiden määrä vaihtelee, mutta yli puolesta hankinnoista olen mukana alusta loppuun. Aloitan hankinnan tarkemmalla määrittelyllä, jonka tulosten pohjalta työstän yhdessä asiakkaan kanssa hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset ja sopimusluonnoksen. Näiden pohjalta autan asiakasta valitsemaan oikeat soveltuvuusvaatimukset, määrittelemään halutun tarjouksen muodon sekä asettamaan hankinnan tavoitteita tukevat vertailuperusteet. Valmistelun aikana järjestän usein teknisiä vuoropuheluita ja/tai markkinakartoituksia, joiden avulla pyritään luomaan käsitys markkinoilta saatavissa olevista ratkaisuista ja niiden vastaavuudesta asiakkaan tarpeisiin.
Kilpailutuksessa tuen asiakasta laatimalla luonnosvastaukset tarjoajien esittämiin kysymyksiin sekä vastaan tarjousten tarkistamisesta ja vertailusta. Osana tarkastusta ja vertailua vastaan myös tyypillisesti lisäselvityspyyntöjen laatimisesta, niiden vastausten tulkinnasta sekä vertailun perusteluiden dokumentoinniksi osaksi tilaajan tekemää hankintapäätöstä.
Asiakkaan ymmärtäminen on projektien keskiössä
”Onneksi myös Goforen satojen asiantuntijoiden joukosta löytyy tukea niin kysymykseen kuin kysymykseen.”
Hankintakonsulttina voi toimia hyvin erilaisilla osaamisprofiileilla. Hankinnat vaihtelevat laidasta laitaan, mutta tilaajan ja hankinnan kohteen erityispiirteiden ymmärtäminen on aina eduksi. Kaikista keskeisin taito, jota hankintakonsultti tarvitsee, on oikea asenne konsultoivaan työhön. Roolissa tulee osata kuunnella ja tunnistaa asiakkaan tarpeita sekä yrittää ohjata heitä oikeisiin päätöksiin.
Vuorovaikutus asiakkaan kanssa on tärkeää koko projektin läpi. Vaikka saattaisi tuntua helpolta kirjoittaa koko tarjouspyyntö toimistolla ja vain esitellä se, asiakkaalle ei näin synny tarvittavaa ymmärrystä tai yhteyttä hankinnan tuloksiin. Ymmärryksen puute tekee vastuun ottamisesta vaikeaa siinä vaiheessa, kun hankintoja pitäisi ruveta ottamaan käyttöön ja sopimusta soveltamaan.
Konsultoivan asenteen lisäksi projektit edellyttävät usein perustason ymmärrystä hankintalaista ja sen asettamista rajoitteista, sillä suurin osa asiakkaistamme kuuluu Suomen julkishallintoon. Hankintajuristi ei kuitenkaan tarvitse olla.
Työssä auttavat fasilitointitaidot asiakkaan vaatimusten keräämiseksi sekä perustason ymmärrys tietotekniikasta. Tietotekniikkaosaamista tarvitaan vaatimuksia ja sopimuksia kirjoittaessa, ja onneksi myös Goforen satojen asiantuntijoiden joukosta löytyy tukea niin kysymykseen kuin kysymykseen.
Asiantuntijat tukevat toisiaan
Olen aina ollut kiinnostunut tietotekniikasta ja ajauduin vasta myöhemmin melkein puolivahingossa hankintojen pariin. Niinpä työskentely ympäristössä, jossa ympärilläni on paljon erilaisia IT-alan ammattilaisia, on minulle mieluisaa. Siitä on myös hyötyä ammatillisessa mielessä, sillä saan sisäisten keskustelujen kautta näkemystä erilaisiin digitalisaation trendeihin.
Goforella saan toteuttaa omia projektejani hyvin itsenäisesti. Tukea on toki tarjolla kollegoiden, aikaisempien tarjouspyyntöjen sekä mallipohjien muodossa, mutta ei ole olemassa etukäteen saneltua kaavaa, jota kaikissa projekteissa tulisi noudattaa. Usein vaikuttaminen oman työn sisältöön alkaa jo projektia koskevan tarjouksen laatimisesta.
Pidän työskentelystä konsultoinnin parissa, sillä se antaa mahdollisuuden tutustua moniin erilaisiin organisaatioihin ja heidän liiketoimintaansa. Jokainen projekti tarjoaa mahdollisuuden oppia jotain uutta.
