Lean EA – ketterää arkkitehtuuria käytännössä

Kuntien tietohallinnot ovat nykyään äärettömän mielenkiintoisia työpaikkoja työskennellä, jos haluaa olla siellä missä tapahtuu. Digitalisaatio ja tarve kehittää uuden ajan palveluja kuntalaisille on suurempi kuin koskaan, samaan aikaan kun orastavasta kasvusta huolimatta palvelujen tuottamisen tehokkuusvaatimukset ovat korkealla tasolla. Ja kuin tässä ei olisi tarpeeksi, samaan kehittämissoppaan tulee myös Suomen historian suurin kuntasektorin uudistus maakuntauudistuksen muodossa.

Valtionhallinto toki myös tukee tätä kokonaiskehitystä tuomalla mm. KaPA:n (Kansallinen palveluarkkitehtuuri) sähköistä asiointia vauhdittamaan, mutta sekin tulisi pystyä integroimaan osaksi kunnan omaa digitaalisten palvelujen kehittämisstrategiaa. Kunta on kuitenkin se ihmistä lähinnä oleva toimija, joka on luontevin taho tarjoamaan kuntalaisten arjessaan tarvitsemat palvelut.

Lean EA – Virtaustehokkaampia kehitysmalleja ja asiakaslähtöistä suunnittelua 

Tämä kaikki asettaa suuria haasteita kuntien tietohallintojohtajille ICT-kehittämisen kärjessä, kun haastavissa olosuhteissa usein rajallisilla resursseilla pitäisi saada aikaiseksi aikaisempaa enemmän, samaan aikaan kun organisaation suurta muutosprosessiakin tulisi hallinnoida onnistuneesti. Juuri siksi uusi aika edellyttää entistä virtaustehokkaampia kehitysmalleja, samaan aikaan kun suunnittelun tulisi olla aikaisempaa asiakaslähtöisempää. Myös rakenteelliselle arkkitehtuurinäkemykselle on tarvetta enemmän kuin koskaan. Yksi vastaus tähän on Lean EA, ketterä tapa toteuttaa kokonaisarkkitehtuuria.

Kirjoittajalla on ollut mahdollisuus olla rakentamassa Vantaan tietohallinnon arkkitehtuuritoiminnan kokonaiskehittämistä Lean Managerin roolissa, jossa olemme kehittämisestä vastaavan tiimin kanssa luoneet Ratkaisutoimisto-nimisen konseptin. Itse malli perustuu vahvasti Leanin filosofiaan, jonka mukaisesti teemme kehittämisestä mahdollisimman läpinäkyvää koko organisaatiolle, ja siten keskitämme varsinkin arkkitehtuuriin liittyvää tekemistä vain sellaisten kuvausten ja mallintamisien tekemiseen, joilla on oikeasti merkitystä ratkaisuja haettaessa – unohtamatta kuitenkaan tarvetta kokonaisarkkitehtuurin hallinnalle. Leanin hengen mukaisesti myös kanban-tauluilla on iso rooli tekemisessä, niin fyysisenä kuin sähköisenäkin versiona. Kehittämisen viitemalleina toimivat SAFe 4.0, IT4IT ja toki myös JHS 179 – kaikkia sopivasti soveltaen.

Kuva: Vantaan Tietohallinnon Ratkaisutoimisto

Asiakkaan ääni kuuluville kehittämisprosessin alusta alkaen 

Kokonaisuudessaan projekti on ollut todella kiehtova ja osallistujiaan innostava. Käytännössä olemme onnistuneet muuttamaan aikaisemmin kenties vähän jäykkää kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä asiakastarpeista lähteväksi, ja itse suunnittelumallia mahdollisimman ketteräksi. Itse toimintaa pyörittää tietohallinnon sisäinen virtuaalinen tiimi, joka koostuu muun muassa palvelukoordinaattoreista, ratkaisuasiantuntijoista, sähköisen asioinnin asiantuntijoista, arkkitehdeistä ja SmartLab-asiantuntijoista.

Tiimin toimintamalli on avoin, ja pyrimme madaltamaan kehitystyöhön mukaan tulemista muun muassa brändäämällä sen olennaisia osia helposti lähestyttävillä nimillä. Esimerkiksi, Ratkaisutoimiston lisäksi Tietohallinto on nimennyt asiakkaidensa kanssa toteutettavan innovointi- ja suunnitteluprosessin ’IdeaDialogiksi’, joka koostuu uusien ideoiden ja tarpeiden tunnistamisesta, niiden jalostamisesta ja edelleen tarkemmasta mallintamisesta. IdeaDialogissa Ratkaisutoimiston tiimi työstää yhdessä asiakkaan kanssa parhaan ratkaisuehdotuksen, ja joka asiakkaan hyväksyntävaiheen jälkeen siirretään edelleen tuotantoputkelle – jos asiakas on saavutettuun ratkaisuun tyytyväinen. IdeaDialogin myötä projekteille tulevat tuotantoehdotukset ovat entistä paremmin selvitettyjä ja niiden ratkaisumallit paremmin kuvattuja, jolloin myös itse toteutusprojektin käynnistäminen on helpompaa. Näin toimien ratkaisujen mallintaminen itseasiassa siirtyy lähemmäs asiakasta, jolloin asiakkaan ääni kuuluu entistä paremmin kehittämisprosessissa alusta lähtien. Avoin toimintamalli on mahdollistanut myös sen, että kunnan IT-asiantuntijapalveluiden tuottajat ovat integroituneet avoimesti ja yhteistä asiakasarvoa tuottavalla tavalla yhteiseen prosessiin ja toimintamalleihin. Myös kehitystyötä on tehty yhdessä: Gofore Oy:n kehittämään Ratkaisutoimiston toimintamallin käyttöönottoon ja jatkokehitykseen on osallistunut Sofigate Oy.

Ketterä toimintamalli etenee organisaatiossa arkkitehtuurin ulkopuolelle

Ratkaisutoimiston yhtenä tavoitteena on myös kokonaiskuvan muodostaminen Vantaan digitaalisten palveluiden kehittämisestä, ja varmistaa että kaupungin hyödyntämä kokonaisarkkitehtuuri tukee ja ohjaa tätä kehittämistyötä. Kuitenkin tarkkaavaisimmat lukijat ovat jo huomanneet, että koskeehan tämä kehittäminen varmaan muitakin osa-alueita kuin pelkästään arkkitehtuuria? Näin itseasiassa näyttää olevankin, sillä ketterä toimintamalli etenee organisaatiossa, ja osin voimme jo puhua Lean Enterprise – tasoisesta tekemisestä, jossa kaikki organisaation tekeminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman ketterästi ja läpinäkyvästi, tekijöitä innostaen ja osallistaen.

Vantaan tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko määrittikin tämän alkuperäisessä toimeksiannossa varsin ytimekkäällä tavalla: ”Leanatkaa kehitysprosessi, integroikaa siihen kokonaisarkkitehtuuri, asiakas ja avoimuus. Muodostakaa kokonaisvaltainen, tehokas, integroitu toimintamalli ideasta tuotantoon.” Matka on ollut kokonaisuudessaan erittäin mielenkiintoinen tähän mennessä, ja olemme varmoja, että se tulee jatkumaan innostavana myös jatkossa.